Aviso: este artículo explica cómo funciona el producto. No es asesoramiento legal. Cuánto tiempo debes conservar cada documento y qué te pedirá un inspector en tu caso concreto es algo que debes consultar con tu asesor laboral.
El problema: un registro que se puede cambiar no prueba nada
Un fichaje, una nómina firmada o un permiso aprobado sirven como prueba solo si nadie ha podido borrarlos o retocarlos. Si cualquiera con acceso puede eliminar una línea, el registro pierde valor justo cuando más lo necesitas: en una inspección o en un conflicto con un trabajador.
Por eso BionicAdri no se limita a esconder el botón de borrar. La protección está en la propia base de datos, que es donde se guardan los datos de verdad. Aunque alguien lo intentara por otra vía, la base de datos lo rechaza.
Fichajes: no se borran y se guardan al menos 4 años
El registro de jornada y su historial de cambios no se pueden borrar. Se conservan al menos 4 años desde su creación, y ese plazo no se puede acortar, ni al crear el fichaje ni al editarlo.
¿Y si alguien se equivoca al fichar? Se corrige, pero la corrección no pisa el original. Cada cambio queda anotado en un historial con tres datos:
- Quién hizo el cambio.
- Cuándo lo hizo.
- Por qué: el motivo que se indicó.
Ese historial es de solo inserción: se pueden añadir líneas nuevas, pero no editar ni borrar las que ya existen.
Nóminas y documentos firmados: se anulan, no se borran
Una vez firmada una nómina o un documento, no se borra por ningún camino hasta que pasen 4 años desde la primera firma. Lo que no está firmado se borra como siempre.
Si en algo firmado hay un error, se anula indicando un motivo. El documento no desaparece: sigue visible marcado como «Anulada» o «Anulado», con su PDF firmado y todo su historial. Así se ve qué se firmó, cuándo, y por qué se dejó sin efecto.
| Situación | Qué pasa |
|---|---|
| Nómina o documento sin firmar | Se puede borrar como siempre |
| Firmado, error detectado | Se anula con un motivo; sigue visible con su PDF firmado y su historial |
| Firmado, intento de borrarlo | No se permite hasta 4 años después de la primera firma |
Vacaciones y permisos: mismo criterio
Las vacaciones y los permisos siguen la misma regla: historial de solo inserción, protegidos durante 4 años y copiados también al registro encadenado. Lo que se aprobó, lo que se rechazó y lo que se anuló queda anotado y no se puede reescribir después.
La huella encadenada: una alteración se nota
Cada entrada del historial se copia a un registro encadenado. A cada entrada se le calcula una huella con SHA-256 (una especie de «resumen» único del contenido) y esa huella depende de la entrada anterior. Es como una cadena de eslabones: si cambias uno, los siguientes dejan de encajar y se nota.
Detalle importante para la privacidad: el registro guarda solo huellas, no datos personales en claro.
Una comprobación automática, que se ejecuta cada día, recalcula las cadenas y avisa si alguna se ha roto. El resultado lo puedes ver en Ajustes → Seguridad, en la tarjeta «Integridad de firmas».
Qué es y qué no es. Es un registro encadenado propio de BionicAdri. No lleva sellado externo de tiempo, así que no es un sellado notarial ni una cadena de bloques pública. Su valor es que cualquier alteración dentro del sistema deja rastro.
Las copias de seguridad también dejan rastro
Cada acción sobre una copia de seguridad de la base de datos (crear, descargar, restaurar y otras) queda anotada con quién, cuándo y el motivo. Y si algún día hay que restaurar una copia, el proceso conserva el registro encadenado y los rastros. Así una restauración no se lleva por delante las pruebas.
Chat con ADRI: se oculta, no se borra
Las conversaciones del chat con ADRI tampoco se borran a mano: se ocultan. La limpieza solo la hace un proceso de retención programado, de modo que nadie puede hacer desaparecer una conversación a voluntad.
Un ejemplo sencillo
Una trabajadora olvida fichar la salida y RRHH corrige la hora al día siguiente. El fichaje original sigue ahí. Junto a él queda una entrada nueva en el historial: quién lo corrigió, a qué hora y el motivo («olvido de salida, confirmado con la empleada»). Meses después, si hay una reclamación, se puede enseñar la secuencia completa y comprobar que la cadena de huellas no se ha roto.
Con una nómina pasa algo parecido. Si se firmó con un importe equivocado, no se «borra y se vuelve a subir»: se anula con un motivo, y la nueva queda al lado. Quien revise el expediente ve las dos y entiende lo que ocurrió.
Qué te aporta en la práctica
- Ante la Inspección de Trabajo: puedes enseñar un registro con historial completo de cambios, con autor, fecha y motivo.
- Ante un conflicto con un trabajador: hay una cronología que no se puede reescribir, ni por ti ni por nadie.
- Para tu tranquilidad interna: los errores se corrigen sin perder el original y sin discusiones sobre «quién tocó qué».
- Con la privacidad cuidada: la verificación se apoya en huellas, no en datos personales.
Antes de decidir, habla con tu asesor
Cada empresa tiene su convenio, su sector y sus obligaciones. Revisa con tu asesor laboral qué documentos debes conservar, cuánto tiempo y qué te pueden pedir. BionicAdri te da la herramienta para conservar y demostrar; qué exige la ley en tu caso lo confirma un profesional.
Si quieres verlo funcionando con un fichaje y una nómina de ejemplo, pide una demo o escríbenos a [email protected]. También puedes leer la guía de RRHH y control horario.
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