Aviso: este artigo explica como funciona o produto. Não é aconselhamento jurídico. Quanto tempo deves conservar cada documento e o que te vai pedir um inspetor no teu caso concreto é algo que deves consultar com o teu assessor laboral.
O problema: um registo que se pode alterar não prova nada
Uma marcação de ponto, um recibo de vencimento assinado ou uma licença aprovada só servem como prova se ninguém os pôde apagar ou retocar. Se qualquer pessoa com acesso pode eliminar uma linha, o registo perde valor exatamente quando mais precisas dele: numa inspeção ou num conflito com um trabalhador.
Por isso, a BionicAdri não se limita a esconder o botão de apagar. A proteção está na própria base de dados, que é onde os dados são realmente guardados. Mesmo que alguém o tentasse por outra via, a base de dados rejeita-o.
Marcações de ponto: não se apagam e guardam-se pelo menos 4 anos
O registo de jornada e o seu histórico de alterações não se podem apagar. Conservam-se pelo menos 4 anos desde a sua criação, e esse prazo não pode ser encurtado, nem ao criar a marcação de ponto nem ao editá-la.
E se alguém se enganar ao marcar o ponto? Corrige-se, mas a correção não sobrepõe o original. Cada alteração fica registada num histórico com três dados:
- Quem fez a alteração.
- Quando o fez.
- Porquê: o motivo que foi indicado.
Esse histórico é apenas de inserção: podem-se adicionar novas linhas, mas não editar nem apagar as que já existem.
Recibos de vencimento e documentos assinados: anulam-se, não se apagam
Uma vez assinado um recibo de vencimento ou um documento, não se apaga por nenhum caminho até que passem 4 anos desde a primeira assinatura. O que não está assinado apaga-se como sempre.
Se num documento assinado houver um erro, anula-se indicando um motivo. O documento não desaparece: continua visível marcado como «Anulada» ou «Anulado», com o seu PDF assinado e todo o seu histórico. Assim vê-se o que foi assinado, quando, e por que motivo foi deixado sem efeito.
| Situação | O que acontece |
|---|---|
| Recibo de vencimento ou documento não assinado | Pode-se apagar como sempre |
| Assinado, erro detetado | Anula-se com um motivo; continua visível com o seu PDF assinado e o seu histórico |
| Assinado, tentativa de apagá-lo | Não se permite até 4 anos após a primeira assinatura |
Férias e licenças: o mesmo critério
As férias e as licenças seguem a mesma regra: histórico apenas de inserção, protegidas durante 4 anos e copiadas também para o registo encadeado. O que foi aprovado, o que foi rejeitado e o que foi anulado fica registado e não pode ser reescrito depois.
A pegada encadeada: uma alteração nota-se
Cada entrada do histórico é copiada para um registo encadeado. A cada entrada é calculado um hash com SHA-256 (uma espécie de «resumo» único do conteúdo) e esse hash depende da entrada anterior. É como uma cadeia de elos: se alterar um, os seguintes deixam de encaixar e nota-se.
Detalhe importante para a privacidade: o registo guarda apenas hashes, não dados pessoais em claro.
Uma verificação automática, que é executada todos os dias, recalcula as cadeias e avisa se alguma se quebrou. Pode ver o resultado em Configurações → Segurança, no cartão «Integridade de assinaturas».
O que é e o que não é. É um registo encadeado próprio da BionicAdri. Não tem selagem externa de tempo, por isso não é uma selagem notarial nem uma cadeia de blocos pública. O seu valor é que qualquer alteração dentro do sistema deixa rasto.
As cópias de segurança também deixam rasto
Cada ação sobre uma cópia de segurança da base de dados (criar, descarregar, restaurar e outras) fica registada com quem, quando e o motivo. E se algum dia for preciso restaurar uma cópia, o processo conserva o registo encadeado e os vestígios. Assim, uma restauração não leva consigo as provas.
Chat com o ADRI: oculta-se, não se apaga
As conversas do chat com o ADRI também não se apagam à mão: são ocultadas. A limpeza só é feita por um processo de retenção programado, de modo que ninguém pode fazer desaparecer uma conversa à vontade.
Um exemplo simples
Uma trabalhadora esquece-se de registar a saída e os RH corrigem a hora no dia seguinte. O registo de ponto original continua lá. Ao lado dele fica uma nova entrada no histórico: quem o corrigiu, a que horas e o motivo («esquecimento da saída, confirmado com a colaboradora»). Meses depois, se houver uma reclamação, pode mostrar-se a sequência completa e verificar que a cadeia de hashes não foi quebrada.
Com um recibo de vencimento acontece algo semelhante. Se foi assinado com um valor errado, não se «apaga e volta a carregar»: anula-se com um motivo, e o novo fica ao lado. Quem analisar o processo vê os dois e percebe o que aconteceu.
O que lhe traz na prática
- Perante a Inspeção do Trabalho: pode mostrar um registo com histórico completo de alterações, com autor, data e motivo.
- Perante um conflito com um trabalhador: há uma cronologia que não se pode reescrever, nem por si nem por ninguém.
- Para sua tranquilidade interna: os erros corrigem-se sem perder o original e sem discussões sobre «quem alterou o quê».
- Com a privacidade cuidada: a verificação baseia-se em hashes, não em dados pessoais.
Antes de decidir, fale com o seu assessor
Cada empresa tem a sua convenção coletiva, o seu setor e as suas obrigações. Verifique com o seu assessor laboral que documentos deve conservar, durante quanto tempo e o que lhe podem pedir. A BionicAdri dá-lhe a ferramenta para conservar e demonstrar; o que a lei exige no seu caso confirma-o um profissional.
Se quiser vê-lo a funcionar com um registo de ponto e um recibo de vencimento de exemplo, peça uma demo ou escreva-nos para [email protected]. Também pode ler o guia de RH e controlo horário.
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