Hinweis: Dieser Artikel erklärt, wie das Produkt funktioniert. Er ist keine Rechtsberatung. Wie lange du jedes Dokument aufbewahren musst und was ein Prüfer in deinem konkreten Fall von dir verlangen wird, solltest du mit deinem Arbeitsrechtsberater klären.
Das Problem: Ein Register, das geändert werden kann, beweist nichts
Ein Zeiterfassungseintrag, eine unterschriebene Lohnabrechnung oder eine genehmigte Abwesenheit dienen nur dann als Beweis, wenn niemand sie löschen oder verändern konnte. Wenn jeder mit Zugriff eine Zeile entfernen kann, verliert das Register genau dann an Wert, wenn man es am meisten braucht: bei einer Inspektion oder in einem Konflikt mit einem Beschäftigten.
Deshalb beschränkt sich BionicAdri nicht darauf, den Löschen-Button zu verstecken. Der Schutz liegt in der Datenbank selbst, wo die Daten tatsächlich gespeichert werden. Selbst wenn jemand es über einen anderen Weg versuchen würde, weist die Datenbank es ab.
Zeiterfassungen: werden nicht gelöscht und mindestens 4 Jahre aufbewahrt
Das Arbeitszeitregister und sein Änderungsverlauf können nicht gelöscht werden. Sie werden mindestens 4 Jahre ab ihrer Erstellung aufbewahrt, und diese Frist kann nicht verkürzt werden – weder beim Anlegen des Zeiterfassungseintrags noch beim Bearbeiten.
Und wenn sich jemand beim Stempeln irrt? Es wird korrigiert, aber die Korrektur überschreibt nicht das Original. Jede Änderung wird in einem Verlauf mit drei Angaben festgehalten:
- Wer die Änderung vorgenommen hat.
- Wann es vorgenommen wurde.
- Warum: der angegebene Grund.
Dieser Verlauf ist nur zum Einfügen: Neue Zeilen können hinzugefügt werden, aber die bereits vorhandenen können weder bearbeitet noch gelöscht werden.
Unterschriebene Lohnabrechnungen und Dokumente: werden annulliert, nicht gelöscht
Sobald eine Lohnabrechnung oder ein Dokument unterschrieben ist, wird auf keinem Weg gelöscht, bis 4 Jahre seit der ersten Unterschrift vergangen sind. Was nicht unterschrieben ist, wird wie immer gelöscht.
Wenn in etwas Unterschriebenem ein Fehler ist, wird es annulliert und ein Grund angegeben. Das Dokument verschwindet nicht: Es bleibt sichtbar, gekennzeichnet als „Annulliert“, mit seinem signierten PDF und seinem gesamten Verlauf. So ist zu sehen, was unterschrieben wurde, wann, und warum es außer Kraft gesetzt wurde.
| Situation | Was passiert |
|---|---|
| Lohnabrechnung oder Dokument ohne Unterschrift | Kann wie immer gelöscht werden |
| Unterschrieben, Fehler erkannt | Wird mit einem Grund annulliert; bleibt mit seinem signierten PDF und seinem Verlauf sichtbar |
| Unterschrieben, Löschversuch | Nicht erlaubt bis 4 Jahre nach der ersten Unterschrift |
Urlaub und Abwesenheiten: dieselbe Regel
Urlaub und Abwesenheiten folgen derselben Regel: ein Verlauf, in den nur eingefügt werden kann, 4 Jahre lang geschützt und ebenfalls in das verkettete Register kopiert. Was genehmigt, abgelehnt oder annulliert wurde, wird festgehalten und kann danach nicht mehr umgeschrieben werden.
Die verkettete Spur: Eine Änderung fällt auf
Jeder Eintrag im Verlauf wird in ein verkettetes Register kopiert. Für jeden Eintrag wird ein Fingerabdruck mit SHA-256 berechnet (eine Art einzigartige „Zusammenfassung“ des Inhalts), und dieser Fingerabdruck hängt vom vorherigen Eintrag ab. Es ist wie eine Kette aus Gliedern: Wenn du eines änderst, passen die folgenden nicht mehr zusammen, und das fällt auf.
Wichtiges Detail für den Datenschutz: Das Register speichert nur Fingerabdrücke, keine personenbezogenen Daten im Klartext.
Eine automatische Prüfung, die jeden Tag ausgeführt wird, berechnet die Ketten neu und meldet, wenn eine unterbrochen wurde. Das Ergebnis kannst du in Einstellungen → Sicherheit sehen, auf der Karte „Integrität der Signaturen“.
Was es ist und was es nicht ist. Es ist ein BionicAdri-eigenes verkettetes Register. Es hat keine externe Zeitstempelung, also ist es weder eine notarielle Siegelung noch eine öffentliche Blockchain. Sein Wert liegt darin, dass jede Veränderung innerhalb des Systems Spuren hinterlässt.
Auch Backups hinterlassen Spuren
Jede Aktion an einem Datenbank-Backup (erstellen, herunterladen, wiederherstellen und weitere) wird protokolliert: wer, wann und warum. Und wenn eines Tages ein Backup wiederhergestellt werden muss, bewahrt der Prozess das verkettete Register und die Spuren. So vernichtet eine Wiederherstellung nicht die Beweise.
Chat mit ADRI: wird ausgeblendet, nicht gelöscht
Chatverläufe mit ADRI werden auch nicht manuell gelöscht: Sie werden ausgeblendet. Die Bereinigung erfolgt nur durch einen programmierten Aufbewahrungsprozess, sodass niemand einen Chatverlauf nach Belieben verschwinden lassen kann.
Ein einfaches Beispiel
Eine Mitarbeiterin vergisst, sich auszustempeln, und die Personalabteilung korrigiert die Uhrzeit am nächsten Tag. Der ursprüngliche Zeiterfassungseintrag bleibt bestehen. Daneben erscheint ein neuer Eintrag im Verlauf: wer ihn korrigiert hat, zu welcher Uhrzeit und aus welchem Grund („Ausstempeln vergessen, mit der Mitarbeiterin bestätigt“). Monate später, wenn es eine Beschwerde gibt, kann die vollständige Sequenz gezeigt und geprüft werden, dass die Kette der Fingerabdrücke nicht unterbrochen wurde.
Mit einer Lohnabrechnung ist es ähnlich. Wenn sie mit einem falschen Betrag unterschrieben wurde, wird sie nicht „gelöscht und neu hochgeladen“: Sie wird mit einem Grund storniert, und die neue steht daneben. Wer die Akte prüft, sieht beide und versteht, was passiert ist.
Was es dir in der Praxis bringt
- Bei der Arbeitsinspektion: Du kannst ein Register mit vollständiger Änderungshistorie vorzeigen, mit Autor, Datum und Grund.
- Bei einem Konflikt mit einem Mitarbeiter: Es gibt eine Chronologie, die nicht neu geschrieben werden kann – weder von dir noch von irgendjemandem.
- Für deine innere Ruhe: Fehler werden korrigiert, ohne das Original zu verlieren, und ohne Diskussionen darüber, „wer was geändert hat“.
- Mit Blick auf den Datenschutz: Die Verifizierung stützt sich auf Fingerabdrücke, nicht auf personenbezogene Daten.
Bevor du dich entscheidest, sprich mit deinem Arbeitsberater.
Jedes Unternehmen hat seinen Tarifvertrag, seine Branche und seine Pflichten. Kläre mit deinem Arbeitsberater, welche Dokumente du aufbewahren musst, wie lange und was von dir verlangt werden kann. BionicAdri gibt dir das Werkzeug zum Aufbewahren und Nachweisen; was das Gesetz in deinem Fall verlangt, bestätigt ein Profi.
Wenn du es mit einem Zeiterfassungseintrag und einer Beispiel-Lohnabrechnung in Aktion sehen möchtest, fordere eine Demo an oder schreib uns an [email protected]. Du kannst auch den Leitfaden zu HR und Zeiterfassung lesen.
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