Atenție: acest articol explică modul în care funcționează produsul. Nu este consultanță juridică. Cât timp trebuie să păstrezi fiecare document și ce îți va cere un inspector în cazul tău concret sunt aspecte pe care trebuie să le consulți cu consilierul tău de muncă.
Problema: un registru care poate fi modificat nu dovedește nimic
Un pontaj, un stat de plată semnat sau o permisiune aprobată servesc ca dovadă doar dacă nimeni nu a putut să le șteargă sau să le modifice. Dacă oricine cu acces poate elimina o linie, registrul își pierde valoarea exact atunci când ai cea mai mare nevoie de el: într-o inspecție sau într-un conflict cu un angajat.
De aceea BionicAdri nu se limitează la a ascunde butonul de ștergere. Protecția este în însăși baza de date, care este locul unde se salvează datele cu adevărat. Chiar dacă cineva ar încerca pe altă cale, baza de date îl respinge.
Pontaje: nu se șterg și se păstrează cel puțin 4 ani
Registrul de pontaj și istoricul său de modificări nu pot fi șterse. Se păstrează cel puțin 4 ani de la creare, iar acest termen nu poate fi scurtat, nici la crearea pontajului, nici la editarea acestuia.
Și dacă cineva greșește la pontaj? Se corectează, dar corectura nu suprascrie originalul. Fiecare modificare este notată într-un istoric cu trei date:
- Cine a făcut modificarea.
- Când a făcut-o.
- De ce: motivul care a fost indicat.
Acest istoric este doar cu inserare: se pot adăuga linii noi, dar nu se pot edita sau șterge cele care există deja.
State de plată și documente semnate: se anulează, nu se șterg
Odată semnat un stat de plată sau un document, nu se șterge pe nicio cale până când trec 4 ani de la prima semnătură. Ce nu este semnat se șterge ca întotdeauna.
Dacă într-un document semnat există o eroare, se anulează indicând un motiv. Documentul nu dispare: rămâne vizibil marcat ca «Anulată» sau «Anulat», cu PDF-ul său semnat și întregul istoric. Astfel se vede ce s-a semnat, când și de ce a fost lăsat fără efect.
| Situație | Ce se întâmplă |
|---|---|
| Stat de plată sau document nesemnat | Se poate șterge ca întotdeauna |
| Semnat, eroare detectată | Se anulează cu un motiv; rămâne vizibil cu PDF-ul semnat și istoricul său |
| Semnat, încercare de a-l șterge | Nu este permis până la 4 ani după prima semnătură |
Concedii și permisii: același criteriu
Concediile și permisiile urmează aceeași regulă: istoric doar cu inserare, protejate timp de 4 ani și copiate și în registrul înlănțuit. Ce s-a aprobat, ce s-a respins și ce s-a anulat rămâne notat și nu poate fi rescris ulterior.
Urma înlănțuită: o modificare se observă
Fiecare intrare din istoric este copiată într-un registru înlănțuit. Pentru fiecare intrare se calculează o amprentă cu SHA-256 (un fel de «rezumat» unic al conținutului) și acea amprentă depinde de intrarea anterioară. Este ca un lanț de verigi: dacă schimbi una, următoarele nu mai coincid și se observă.
Detaliu important pentru confidențialitate: registrul păstrează doar amprente, nu date personale în clar.
O verificare automată, care rulează zilnic, recalculează lanțurile și avertizează dacă vreunul s-a rupt. Rezultatul îl poți vedea în Setări → Securitate, în cardul «Integritatea semnăturilor».
Ce este și ce nu este. Este un registru înlănțuit propriu BionicAdri. Nu are marcă temporală externă, așa că nu este un sigiliu notarial și nici un blockchain public. Valoarea sa este că orice modificare în cadrul sistemului lasă urme.
Copiile de rezervă lasă și ele urme
Fiecare acțiune asupra unei copii de rezervă a bazei de date (creare, descărcare, restaurare și altele) este înregistrată cu cine, când și motivul. Iar dacă într-o zi trebuie restaurată o copie, procesul păstrează registrul înlănțuit și urmele. Astfel o restaurare nu distruge dovezile.
Chat cu ADRI: se ascunde, nu se șterge
Conversațiile din chat cu ADRI nu se șterg nici manual: se ascund. Curățarea o face doar un proces de retenție programat, astfel încât nimeni nu poate face să dispară o conversație după bunul plac.
Un exemplu simplu
O angajată uită să ponteze ieșirea, iar Resursele Umane corectează ora a doua zi. Pontajul original rămâne acolo. Lângă el apare o intrare nouă în istoric: cine a corectat, la ce oră și motivul («uitare de ieșire, confirmat cu angajata»). Luni mai târziu, dacă există o reclamație, se poate arăta secvența completă și verifica dacă lanțul de amprente nu s-a rupt.
Cu un stat de plată se întâmplă ceva asemănător. Dacă a fost semnat cu o sumă greșită, nu se «șterge și se încarcă din nou»: se anulează cu un motiv, iar cea nouă rămâne alături. Cine verifică dosarul le vede pe ambele și înțelege ce s-a întâmplat.
Ce îți aduce în practică
- În fața Inspecției Muncii: poți arăta un registru cu istoricul complet al modificărilor, cu autor, dată și motiv.
- În cazul unui conflict cu un angajat: există o cronologie care nu poate fi rescrisă, nici de tine, nici de nimeni altcineva.
- Pentru liniștea ta internă: erorile se corectează fără a pierde originalul și fără discuții despre «cine a modificat ce».
- Cu atenție la confidențialitate: verificarea se bazează pe amprente, nu pe date personale.
Înainte de a decide, discută cu consilierul tău
Fiecare companie are convenția sa, sectorul său și obligațiile sale. Verifică împreună cu consilierul tău de muncă ce documente trebuie să păstrezi, cât timp și ce ți se poate cere. BionicAdri îți oferă instrumentul pentru a păstra și a demonstra; ce cere legea în cazul tău confirmă un profesionist.
Dacă vrei să-l vezi funcționând cu un pontaj și un stat de plată de exemplu, solicită o demonstrație sau scrie-ne la [email protected]. Poți citi și ghidul de resurse umane și pontaj.
- RRHH
- Pontaje
- State de plată
- Inspecția Muncii
- Securitate