Avis : cet article explique comment fonctionne le produit. Il ne s'agit pas d'un conseil juridique. La durée de conservation de chaque document et ce qu'un inspecteur vous demandera dans votre cas précis sont des points à vérifier auprès de votre conseiller en droit du travail.
Le problème : un registre modifiable ne prouve rien
Un pointage, un bulletin de paie signé ou une autorisation approuvée servent de preuve uniquement si personne n'a pu les supprimer ou les retoucher. Si quiconque ayant accès peut supprimer une ligne, le registre perd sa valeur au moment même où vous en avez le plus besoin : lors d'une inspection ou d'un conflit avec un salarié.
C'est pourquoi BionicAdri ne se contente pas de masquer le bouton de suppression. La protection se trouve dans la base de données elle-même, là où les données sont réellement stockées. Même si quelqu'un essayait par un autre moyen, la base de données le rejette.
Pointages : non supprimables et conservés au moins 4 ans
Le registre du temps de travail et son historique de modifications ne peuvent pas être supprimés. Ils sont conservés au moins 4 ans à compter de leur création, et ce délai ne peut pas être raccourci, ni lors de la création du pointage ni lors de sa modification.
Et si quelqu'un se trompe en pointant ? On corrige, mais la correction n'écrase pas l'original. Chaque changement est consigné dans un historique avec trois données :
- Qui a fait la modification.
- Quand cela a été fait.
- Pourquoi : le motif indiqué.
Cet historique est en ajout seul : on peut ajouter de nouvelles lignes, mais pas modifier ni supprimer celles qui existent déjà.
Bulletins de paie et documents signés : on les annule, on ne les supprime pas
Une fois qu'un bulletin de paie ou un document est signé, il ne peut être supprimé d'aucune manière avant 4 ans après la première signature. Ce qui n'est pas signé se supprime comme d'habitude.
Si un document signé comporte une erreur, il est annulé en indiquant un motif. Le document ne disparaît pas : il reste visible, marqué « Annulée » ou « Annulé », avec son PDF signé et tout son historique. On voit ainsi ce qui a été signé, quand, et pourquoi cela a été annulé.
| Situation | Ce qui se passe |
|---|---|
| Bulletin de paie ou document non signé | Peut être supprimé comme d'habitude |
| Signé, erreur détectée | Il est annulé avec un motif ; il reste visible avec son PDF signé et son historique |
| Signé, tentative de suppression | Suppression impossible avant 4 ans après la première signature |
Congés et autorisations : même critère
Les congés et les autorisations suivent la même règle : historique en ajout seul, protégés pendant 4 ans et copiés aussi dans le registre chaîné. Ce qui a été approuvé, refusé et annulé est consigné et ne peut plus être réécrit ensuite.
L'empreinte chaînée : une altération se remarque
Chaque entrée de l'historique est copiée dans un registre chaîné. Pour chaque entrée, une empreinte est calculée avec SHA-256 (une sorte de « résumé » unique du contenu) et cette empreinte dépend de l'entrée précédente. C'est comme une chaîne de maillons : si vous en changez un, les suivants ne s'emboîtent plus et cela se voit.
Détail important pour la confidentialité : le registre ne conserve que des empreintes, pas de données personnelles en clair.
Une vérification automatique, exécutée chaque jour, recalcule les chaînes et avertit si l'une d'elles a été rompue. Vous pouvez voir le résultat dans Paramètres → Sécurité, dans la carte « Intégrité des signatures ».
Ce que c'est et ce que ce n'est pas. C'est un registre chaîné propre à BionicAdri. Il ne comporte pas d'horodatage externe, donc ce n'est ni un scellement notarial ni une chaîne de blocs publique. Sa valeur est que toute altération au sein du système laisse une trace.
Les sauvegardes laissent aussi des traces
Chaque action sur une sauvegarde de la base de données (créer, télécharger, restaurer et autres) est consignée avec qui, quand et le motif. Et si un jour il faut restaurer une sauvegarde, le processus conserve le registre chaîné et les traces. Ainsi, une restauration n'emporte pas les preuves.
Chat avec ADRI : il est masqué, pas supprimé
Les conversations du chat avec ADRI ne se suppriment pas non plus à la main : elles sont masquées. Le nettoyage est uniquement effectué par un processus de rétention programmé, de sorte que personne ne peut faire disparaître une conversation à volonté.
Un exemple simple
Une salariée oublie de pointer sa sortie et les RH corrigent l'heure le lendemain. Le pointage original est toujours là. À côté, une nouvelle entrée apparaît dans l'historique : qui l'a corrigé, à quelle heure et le motif (« oubli de sortie, confirmé avec l'employée »). Des mois plus tard, en cas de réclamation, on peut montrer la séquence complète et vérifier que la chaîne d'empreintes n'a pas été rompue.
Avec un bulletin de paie, il se passe quelque chose de similaire. S'il a été signé avec un montant erroné, on ne « l'efface pas pour le recharger » : on l'annule avec un motif, et le nouveau reste à côté. Celui qui examine le dossier voit les deux et comprend ce qui s'est passé.
Ce que cela vous apporte en pratique
- En cas d'inspection du travail : vous pouvez présenter un registre avec l'historique complet des modifications, avec auteur, date et motif.
- En cas de conflit avec un salarié : il existe une chronologie qui ne peut pas être réécrite, ni par vous ni par personne.
- Pour votre tranquillité interne : les erreurs se corrigent sans perdre l'original et sans discussions sur « qui a touché quoi ».
- Avec une confidentialité soignée : la vérification s'appuie sur des empreintes, pas sur des données personnelles.
Avant de décider, parlez à votre conseiller
Chaque entreprise a sa convention collective, son secteur et ses obligations. Vérifiez avec votre conseiller en droit du travail quels documents vous devez conserver, pendant combien de temps et ce qu'on peut vous demander. BionicAdri vous donne l'outil pour conserver et démontrer ; ce que la loi exige dans votre cas, c'est un professionnel qui le confirme.
Si vous voulez le voir fonctionner avec un pointage et un bulletin de paie d'exemple, demandez une démo ou écrivez-nous à [email protected]. Vous pouvez aussi lire le guide RH et contrôle horaire.
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