Avviso: questo articolo spiega come funziona il prodotto. Non è consulenza legale. Quanto tempo devi conservare ogni documento e cosa ti chiederà un ispettore nel tuo caso specifico è qualcosa che devi verificare con il tuo consulente del lavoro.
Il problema: un registro che si può modificare non prova nulla
Una timbratura, una busta paga firmata o un permesso approvato servono come prova solo se nessuno ha potuto eliminarli o ritoccarli. Se chiunque abbia accesso può eliminare una riga, il registro perde valore proprio quando ne hai più bisogno: in un'ispezione o in un conflitto con un lavoratore.
Per questo BionicAdri non si limita a nascondere il pulsante di eliminazione. La protezione è nel database stesso, che è dove vengono salvati i dati reali. Anche se qualcuno ci provasse per un'altra via, il database lo rifiuta.
Timbrature: non si eliminano e si conservano almeno 4 anni
Il registro delle ore lavorate e il suo storico delle modifiche non si possono eliminare. Si conservano almeno 4 anni dalla loro creazione, e questo termine non può essere ridotto, né al momento della creazione della timbratura né durante la modifica.
E se qualcuno sbaglia a timbrare? Si corregge, ma la correzione non sovrascrive l'originale. Ogni modifica viene annotata in uno storico con tre dati:
- Chi ha fatto la modifica.
- Quando è stato fatto.
- Perché: il motivo indicato.
Quello storico è a sola aggiunta: si possono aggiungere nuove righe, ma non modificare né eliminare quelle già esistenti.
Buste paga e documenti firmati: si annullano, non si eliminano
Una volta firmata una busta paga o un documento, non si elimina per nessuna via finché non passano 4 anni dalla prima firma. Ciò che non è firmato si elimina come sempre.
Se in qualcosa di firmato c'è un errore, si annulla indicando un motivo. Il documento non scompare: resta visibile contrassegnato come «Annullata» o «Annullato», con il suo PDF firmato e tutto il suo storico. Così si vede cosa è stato firmato, quando, e perché è stato lasciato senza effetto.
| Situazione | Cosa succede |
|---|---|
| Busta paga o documento non firmato | Si può eliminare come sempre |
| Firmato, errore rilevato | Si annulla con un motivo; resta visibile con il suo PDF firmato e il suo storico |
| Firmato, tentativo di eliminarlo | Non è consentito fino a 4 anni dopo la prima firma |
Ferie e permessi: stesso criterio
Le ferie e i permessi seguono la stessa regola: storico a sola aggiunta, protetti per 4 anni e copiati anche nel registro concatenato. Ciò che è stato approvato, ciò che è stato respinto e ciò che è stato annullato resta annotato e non può essere riscritto in seguito.
L'impronta concatenata: un'alterazione si nota
Ogni voce dello storico viene copiata in un registro concatenato. A ogni voce viene calcolata un'impronta con SHA-256 (una specie di «riassunto» unico del contenuto) e quell'impronta dipende dalla voce precedente. È come una catena di anelli: se ne cambi uno, i successivi non combaciano più e si nota.
Dettaglio importante per la privacy: il registro conserva solo impronte, non dati personali in chiaro.
Un controllo automatico, che viene eseguito ogni giorno, ricalcola le catene e avvisa se una si è rotta. Il risultato lo puoi vedere in Impostazioni → Sicurezza, nella scheda «Integrità delle firme».
Cos'è e cosa non è. È un registro concatenato proprio di BionicAdri. Non ha una marca temporale esterna, quindi non è un sigillo notarile né una blockchain pubblica. Il suo valore è che qualsiasi alterazione all'interno del sistema lascia traccia.
Anche i backup lasciano traccia
Ogni azione su un backup del database (creare, scaricare, ripristinare e altre) viene annotata con chi, quando e il motivo. E se un giorno bisogna ripristinare un backup, il processo conserva il registro concatenato e le tracce. Così un ripristino non si porta via le prove.
Chat con ADRI: si nasconde, non si cancella
Anche le conversazioni della chat con ADRI non si cancellano a mano: si nascondono. La pulizia viene fatta solo da un processo di conservazione programmato, così nessuno può far sparire una conversazione a piacimento.
Un esempio semplice
Una lavoratrice dimentica di timbrare l'uscita e le Risorse umane correggono l'orario il giorno successivo. La timbratura originale è ancora lì. Accanto a essa resta una nuova voce nello storico: chi l'ha corretta, a che ora e il motivo («dimenticanza dell'uscita, confermata con la dipendente»). Mesi dopo, in caso di reclamo, si può mostrare la sequenza completa e verificare che la catena delle impronte non si sia rotta.
Con una busta paga succede qualcosa di simile. Se è stata firmata con un importo sbagliato, non si «cancella e si ricarica»: si annulla con una motivazione, e quella nuova resta accanto. Chi esamina il fascicolo le vede entrambe e capisce cosa è successo.
Cosa ti offre in pratica
- In caso di ispezione del lavoro: puoi mostrare un registro con lo storico completo delle modifiche, con autore, data e motivo.
- In caso di conflitto con un lavoratore: c'è una cronologia che non si può riscrivere, né da te né da nessun altro.
- Per la tua tranquillità interna: gli errori si correggono senza perdere l'originale e senza discussioni su «chi ha toccato cosa».
- Con la privacy tutelata: la verifica si basa su impronte, non su dati personali.
Prima di decidere, parla con il tuo consulente
Ogni azienda ha il proprio contratto collettivo, il proprio settore e i propri obblighi. Verifica con il tuo consulente del lavoro quali documenti devi conservare, per quanto tempo e cosa possono chiederti. BionicAdri ti dà lo strumento per conservare e dimostrare; cosa richiede la legge nel tuo caso lo conferma un professionista.
Se vuoi vederlo in funzione con una timbratura e una busta paga di esempio, richiedi una demo o scrivici a [email protected]. Puoi anche leggere la guida Risorse umane e controllo orario.
- RRHH
- Timbrature
- Buste paga
- Ispettorato del Lavoro
- Sicurezza