Problema: Instrumente fragmentate
O IMM tipică din Spania utilizează între 3 și 5 instrumente diferite pentru a-și gestiona ciclul de vânzări. Un program pentru oferte, altul pentru facturare, o foaie de calcul pentru urmărirea încasărilor și un software de contabilitate independent. Această fragmentare generează probleme reale:
- Date duplicate: același client este introdus de 3 ori în 3 sisteme diferite
- Erori de transcriere: o ofertă acceptată este reintrodusă manual în factură
- Decontrol fiscal: TVA repercutat nu se potrivește cu cel suportat pentru că cheltuielile sunt în alt loc
- Timp pierdut: închiderea trimestrială devine un exercițiu de arheologie digitală
Soluția: Pipeline Quote-to-Cash integrat
BionicAdri implementează un flux continuu în care fiecare document îl generează automat pe următorul:
1. Ofertă
Crearea de oferte profesionale cu șabloane personalizabile, catalog de produse și servicii, și calcul automat al impozitelor. Clientul primește un link public pentru a accepta sau a refuza fără a avea nevoie de cont. Expirare automată configurabilă.
2. Comandă de achiziție
La acceptarea ofertei, se generează automat o comandă. Gestionarea furnizorilor integrată cu căutare de furnizori prin IA: ADRI analizează piața și sugerează alternative competitive pentru fiecare linie a comenzii.
3. Factură
Facturare pregătită pentru VeriFactu (amprentă, XML, QR și jurnal; trimiterea reală către AEAT nu este încă disponibilă). Serii de facturare, rețineri IRPF, multiple cote de TVA (21%, 10%, 4%, scutit), recargo de equivalencia și facturare recurentă pentru abonamente.
4. Încasare și reconciliere
Înregistrarea plăților parțiale sau totale, mementouri automate pentru facturile scadente generate de IA și detectarea restanțelor. Înregistrări contabile generate automat la fiecare pas.
Contabilitate PGC: Partidă dublă automată
Fiecare operațiune în BionicAdri generează automat înregistrările contabile corespunzătoare conform Planului General de Contabilitate spaniol. Nu este necesar să ai cunoștințe de contabilitate: sistemul știe că la emiterea unei facturi trebuie să debiteze contul 430 (Clienți) și să crediteze 705 (Vânzări) și 477 (TVA repercutată).
| Operațiune | Debit | Credit |
|---|---|---|
| Emitere factură vânzare | 430 Clienți | 705 Vânzări + 477 TVA |
| Înregistrare cheltuială | 6XX Cheltuială + 472 TVA suportată | 400 Furnizori |
| Încasare de la client | 572 Bancă | 430 Clienți |
| Plată către furnizor | 400 Furnizori | 572 Bancă |
| Factură furnizor | 600 Achiziții + 472 TVA | 400 Furnizori |
Rezultatul: un bilanț, cont de profit și pierdere și balanță de verificare actualizate în timp real, fără a fi nevoie de intervenție manuală.
Fiscalitate AEAT: Modelele 303, 347 și 390
Gestionarea fiscală este una dintre zonele în care IMM-urile pierd cel mai mult timp. BionicAdri automatizează pregătirea celor trei modele fiscale principale:
- Modelo 303 (TVA trimestrial): calcul automat al TVA-ului colectat minus cel suportat, cu defalcare pe cote de impozitare. Termene: T1 până la 20 aprilie, T2 până la 20 iulie, T3 până la 20 octombrie, T4 până la 30 ianuarie
- Modelo 347 (operațiuni cu terți): identificare automată a furnizorilor și clienților cu operațiuni de peste 3.005,06 EUR anual. Defalcare trimestrială obligatorie
- Modelo 390 (rezumat anual TVA): generare automată din cele patru modele 303 trimestriale, cu verificare de consistență. Termen până la 30 ianuarie
Sistemul include alerte configurabile care avertizează cu 15 zile înainte de fiecare scadență fiscală, pentru a te ajuta să nu uiți niciun termen.
VeriFactu: Facturare electronică obligatorie
Noua reglementare a AEAT impune ca sistemele de facturare să garanteze integritatea și inalterabilitatea facturilor. BionicAdri include în mod standard elementele tehnice VeriFactu:
- Înlănțuire hash a facturilor pentru a garanta integritatea seriei
- Testat cu o trimitere acceptată în mediul de testare al AEAT; trimiterea reală către AEAT nu este încă disponibilă
- Înregistrarea evenimentelor de facturare conform specificației tehnice
- Suport pentru facturi rectificative și anulări
Gestionarea cheltuielilor cu OCR și IA
Cheltuielile sunt cealaltă parte a ecuației fiscale și, în mod tradițional, cea mai plictisitoare. BionicAdri folosește agentul de viziune ADRI pentru a automatiza captura:
- OCR inteligent: fotografiile de bonuri sau facturi de furnizor se convertesc automat în înregistrări contabile. Agentul de viziune extrage furnizor, CIF, bază impozabilă, TVA și total
- Categorizare automată: agentul supervisor analizează descrierea și atribuie categoria de cheltuială și contul contabil PGC corespunzător
- Deducere fiscală: calcul automat al procentului deductibil în funcție de regimul contribuabilului (PFA sau firmă) și categoria cheltuielii, cu 32 de tipuri de deduceri configurate
Furnizori și comenzi de achiziție
Modulul de furnizori permite gestionarea întregului ciclu de achiziții: de la căutarea de noi furnizori (cu ajutorul lui ADRI, care caută pe web pentru a găsi alternative competitive) până la urmărirea livrărilor și reconcilierea plăților.
Comenzile de achiziție au un flux de aprobare configurabil și generează automat înregistrările contabile la confirmarea recepției mărfii.
Comisioane de vânzări
Pentru echipele de vânzări, BionicAdri gestionează comisioanele în mod automat:
- Comisioane punctuale: la acceptarea unei oferte, comisionul se generează în funcție de tipul de produs (serviciu 15%, abonament 10%, produs 5%)
- Comisioane recurente: pentru abonamente lunare, comision automat în ziua 1 a fiecărei luni
- Flux de aprobare: în așteptare, aprobată, plătită. Operațiuni în masă pentru gestionarea echipelor mari
Ce include ERP-ul BionicAdri
- Quote-to-Cash integrat: ofertă, comandă, factură și încasare într-un singur flux.
- Contabilitate PGC automată cu înregistrări contabile la fiecare operațiune.
- Facturare cu amprentă și cod QR VeriFactu (trimiterea reală către AEAT nu este încă disponibilă).
- OCR de cheltuieli cu IA (ADRI Vision) și căutare de furnizori cu IA.
- Modele fiscale: pregătirea datelor pentru modelele 303, 347 și 390.
- CRM integrat cu IA.
Analiză financiară cu IA
Dincolo de automatizarea operațională, ADRI acționează ca analist financiar. Agentul supervizor poate:
- Analizarea evoluției veniturilor și cheltuielilor pe perioade, detectând tendințe și anomalii
- Generarea de rapoarte de rentabilitate pe client, produs sau linie de serviciu
- Alertarea asupra problemelor de lichiditate înainte de a deveni critice
- Sugerarea de optimizări fiscale bazate pe modelul de cheltuieli al afacerii
- Generare de memento-uri de încasare personalizate de agentul de mesagerie
Dashboard în timp real
Dashboardul ERP afișează 5 indicatori cheie actualizați în timp real: facturarea lunii, cheltuieli acumulate, rezultat net, facturi restante de încasat și facturi scadente. Un grafic de 12 luni compară veniturile cu cheltuielile, iar un feed de activitate recentă arată ultimele operațiuni ale întregii echipe.
Filele de contabilitate și fiscalitate permit consultarea bilanțului, contului de profit și pierdere și stării modelelor fiscale fără a părăsi dashboardul.
Concluzie
Un ERP pentru IMM-uri nu ar trebui să necesite un consultant pentru implementare și nici un contabil dedicat pentru operațiunile zilnice. BionicAdri demonstrează că este posibil să ai un pipeline Quote-to-Cash complet, contabilitate PGC automată, fiscalitate AEAT integrată și facturare pregătită pentru VeriFactu într-un sistem gândit astfel încât orice IMM să îl poată începe cu puțină adaptare.
IA nu înlocuiește consultantul fiscal, dar reduce o bună parte din munca manuală care îi consumă timpul. Și asta se traduce în mai puține erori și mai mult timp pentru ceea ce contează: creșterea afacerii.
Vrei să vezi cum funcționează? Solicită o demonstrație sau scrie-ne la [email protected].
- ERP
- Quote-to-Cash
- VeriFactu
- Contabilitate PGC
- Fiscalitate AEAT
- PYME