ERP Quote-to-Cash pour PME : du devis à l'encaissement avec l'IA

Le problème : outils fragmentés

Une PME typique en Espagne utilise entre 3 et 5 outils différents pour gérer son cycle de ventes. Un programme pour les devis, un autre pour la facturation, un tableur pour le suivi des encaissements et un logiciel de comptabilité indépendant. Cette fragmentation génère de vrais problèmes :

• Données dupliquées : le même client est saisi 3 fois dans 3 systèmes différents
• Erreurs de transcription : un devis accepté est ressaisi manuellement dans la facture
• Perte de contrôle fiscal : la TVA collectée ne correspond pas à la TVA déductible parce que les dépenses sont ailleurs
• Temps perdu : la clôture trimestrielle devient un exercice d'archéologie numérique

La solution : Pipeline Quote-to-Cash intégré

BionicAdri met en place un flux continu où chaque document génère automatiquement le suivant :

Comptabilité PGC : Partie double automatique

Chaque opération dans BionicAdri génère automatiquement les écritures comptables correspondantes selon le Plan comptable général espagnol. Il n'est pas nécessaire d'avoir des connaissances comptables : le système sait que lors de l'émission d'une facture, il doit débiter le compte 430 (Clients) et créditer le 705 (Ventes) et le 477 (TVA collectée).

Le résultat : un bilan, un compte de pertes et profits, et une balance des sommes et des soldes mis à jour en temps réel, sans nécessité d'intervention manuelle.

Fiscalité AEAT : Modèles 303, 347 et 390

La gestion fiscale est l'un des domaines où les PME perdent le plus de temps. BionicAdri automatise la préparation des trois principaux modèles fiscaux :

• Modèle 303 (TVA trimestrielle) : calcul automatique de la TVA collectée moins la déductible, avec ventilation par taux d'imposition. Délais : Q1 jusqu'au 20 avril, Q2 jusqu'au 20 juillet, Q3 jusqu'au 20 octobre, Q4 jusqu'au 30 janvier
• Modèle 347 (opérations avec des tiers) : identification automatique des fournisseurs et clients avec des opérations supérieures à 3.005,06 EUR annuels. Ventilation trimestrielle obligatoire
• Modèle 390 (résumé annuel TVA) : génération automatique à partir des quatre 303 trimestriels, avec vérification de cohérence. Délai jusqu'au 30 janvier

Le système inclut des alertes configurables qui avertissent 15 jours à l'avance avant chaque échéance fiscale, pour vous aider à ne pas oublier de délai.

VeriFactu : Facturation électronique obligatoire

La nouvelle réglementation de l'AEAT exige que les systèmes de facturation garantissent l'intégrité et l'inaltérabilité des factures. BionicAdri inclut en série les éléments techniques de VeriFactu :

• Chaînage par hash des factures pour garantir l'intégrité de la série
• Testé avec un envoi accepté dans l'environnement de test de l'AEAT ; l'envoi réel à l'AEAT n'est pas encore disponible
• Enregistrement des événements de facturation conformément à la spécification technique
• Prise en charge des factures rectificatives et des annulations

Gestion des dépenses avec OCR et IA

Les dépenses sont l'autre côté de l'équation fiscale, et traditionnellement le plus fastidieux. BionicAdri utilise l'agent de vision ADRI pour automatiser la capture :

• OCR intelligent : les photographies de tickets ou factures de fournisseur sont automatiquement converties en écritures comptables. L'agent de vision extrait le fournisseur, le CIF, la base imposable, la TVA et le total
• Catégorisation automatique : l'agent superviseur analyse la description et attribue la catégorie de dépense et le compte comptable PGC correspondant
• Déduction fiscale : calcul automatique du pourcentage déductible selon le régime du contribuable (indépendant ou entreprise) et la catégorie de dépense, avec 32 types de déduction configurés

Fournisseurs et bons de commande

Le module Fournisseurs permet de gérer tout le cycle d'achat : de la recherche de nouveaux fournisseurs (avec l'aide d'ADRI, qui explore le web pour trouver des alternatives compétitives) au suivi des livraisons et à la réconciliation des paiements.

Les bons de commande disposent d'un flux d'approbation configurable et génèrent automatiquement les écritures comptables lors de la confirmation de la réception de la marchandise.

Commissions de vente

Pour les équipes commerciales, BionicAdri gère les commissions automatiquement :

• Commissions ponctuelles : à l'acceptation d'un devis, la commission est générée selon le type de produit (service 15 %, abonnement 10 %, produit 5 %)
• Commissions récurrentes : pour les abonnements mensuels, commission automatique le 1er de chaque mois
• Flux d'approbation : en attente, approuvée, payée. Opérations massives pour gérer de grandes équipes

Ce que comprend l'ERP de BionicAdri

• Quote-to-Cash intégré : devis, commande, facture et encaissement dans un seul flux.
• Comptabilité PGC automatique avec écritures à chaque opération.
• Facturation avec empreinte et QR de VeriFactu (l'envoi réel à l'AEAT n'est pas encore disponible).
• OCR de dépenses avec IA (ADRI Vision) et recherche de fournisseurs avec IA.
• Modèles fiscaux : préparation des données des Modelo 303, 347 et 390.
• CRM intégré avec IA.

Analyse financière avec IA

Au-delà de l'automatisation opérationnelle, ADRI agit comme analyste financier. L'agent superviseur peut :

• Analyser l'évolution des recettes et des dépenses par période, en détectant les tendances et anomalies
• Générer des rapports de rentabilité par client, produit ou ligne de service
• Alerter sur les problèmes de liquidité avant qu'ils ne deviennent critiques
• Suggérer des optimisations fiscales basées sur le schéma de dépenses de l'entreprise
• Générer des rappels de paiement personnalisés par l'agent de messagerie

Tableau de bord en temps réel

Le tableau de bord de l'ERP affiche 5 indicateurs clés actualisés en temps réel : facturation du mois, dépenses cumulées, résultat net, factures en attente d'encaissement et factures échues. Un graphique sur 12 mois compare les recettes aux dépenses, et un flux d'activité récente montre les dernières opérations de toute l'équipe.

Les onglets Comptabilité et Fiscalité permettent de consulter le bilan, le compte de résultat et l'état des modèles fiscaux sans quitter le tableau de bord.

Conclusion

Un ERP pour PME ne devrait pas nécessiter de consultant pour la mise en œuvre ni de comptable dédié pour l'exploitation quotidienne. BionicAdri démontre qu'il est possible d'avoir un pipeline Quote-to-Cash complet, une comptabilité PGC automatique, une fiscalité AEAT intégrée et une facturation prête pour VeriFactu dans un système pensé pour que toute PME puisse commencer à l'utiliser avec peu d'adaptation.

L'IA ne remplace pas le conseiller fiscal, mais elle réduit une bonne partie du travail manuel qui lui prend du temps. Et cela se traduit par moins d'erreurs et plus de temps pour ce qui compte : faire croître l'entreprise.

Vous voulez voir comment ça fonctionne ? Demandez une démonstration ou écrivez-nous à [email protected].

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