O Problema: Ferramentas Fragmentadas
Uma PME típica em Espanha utiliza entre 3 e 5 ferramentas distintas para gerir o seu ciclo de vendas. Um programa para orçamentos, outro para faturação, uma folha de cálculo para acompanhamento de cobranças e um software de contabilidade independente. Esta fragmentação gera problemas reais:
- Dados duplicados: o mesmo cliente é introduzido 3 vezes em 3 sistemas distintos
- Erros de transcrição: um orçamento aceite volta a ser introduzido manualmente na fatura
- Descontrolo fiscal: o IVA repercutido não coincide com o suportado porque as despesas estão noutro sítio
- Tempo perdido: o fecho trimestral transforma-se num exercício de arqueologia digital
A Solução: Pipeline Quote-to-Cash Integrado
A BionicAdri implementa um fluxo contínuo em que cada documento gera automaticamente o seguinte:
1. Orçamento
Criação de orçamentos profissionais com modelos personalizáveis, catálogo de produtos e serviços, e cálculo automático de impostos. O cliente recebe um link público para aceitar ou recusar sem necessidade de conta. Expiração automática configurável.
2. Pedido de Compra
Ao aceitar o orçamento, é gerado automaticamente um pedido. Gestão de fornecedores integrada com pesquisa de fornecedores por IA: a ADRI analisa o mercado e sugere alternativas competitivas para cada linha do pedido.
3. Fatura
Faturação preparada para VeriFactu (hash, XML, QR e registo; o envio real para a AEAT ainda não está disponível). Séries de faturação, retenções de IRPF, múltiplas taxas de IVA (21%, 10%, 4%, isento), recargo de equivalencia e faturação recorrente para subscrições.
4. Recebimento e Conciliação
Registo de pagamentos parciais ou totais, lembretes automáticos de faturas vencidas gerados por IA, e deteção de morosidade. Lançamentos contabilísticos gerados automaticamente em cada passo.
Contabilidade PGC: Partida Dobrada Automática
Cada operação na BionicAdri gera automaticamente os lançamentos contabilísticos correspondentes segundo o Plano Geral de Contabilidade espanhol. Não é necessário ter conhecimentos de contabilidade: o sistema sabe que, ao emitir uma fatura, deve debitar a conta 430 (Clientes) e creditar a 705 (Vendas) e a 477 (IVA liquidado).
| Operação | Deve | Haver |
|---|---|---|
| Emissão de fatura de venda | 430 Clientes | 705 Vendas + 477 IVA |
| Registo de gasto | 6XX Gasto + 472 IVA suportado | 400 Fornecedores |
| Recebimento de cliente | 572 Banco | 430 Clientes |
| Pagamento a fornecedor | 400 Fornecedores | 572 Banco |
| Fatura de fornecedor | 600 Compras + 472 IVA | 400 Fornecedores |
O resultado: um balanço, uma demonstração de resultados e um balanço de somas e saldos atualizados em tempo real, sem necessidade de intervenção manual.
Fiscalidade AEAT: Modelos 303, 347 e 390
A gestão fiscal é uma das áreas onde as PME perdem mais tempo. A BionicAdri automatiza a preparação dos três principais modelos fiscais:
- Modelo 303 (IVA trimestral): cálculo automático do IVA liquidado menos o suportado, com desdobramento por taxas de imposto. Prazos: T1 até 20 de abril, T2 até 20 de julho, T3 até 20 de outubro, T4 até 30 de janeiro
- Modelo 347 (operações com terceiros): identificação automática de fornecedores e clientes com operações superiores a 3.005,06 EUR anuais. Desdobramento trimestral obrigatório
- Modelo 390 (resumo anual do IVA): geração automática a partir dos quatro 303 trimestrais, com verificação de consistência. Prazo até 30 de janeiro
O sistema inclui alertas configuráveis que avisam com 15 dias de antecedência antes de cada vencimento fiscal, para te ajudar a não esquecer nenhum prazo.
VeriFactu: Faturação Eletrónica Obrigatória
A nova regulamentação da AEAT exige que os sistemas de faturação garantam a integridade e inalterabilidade das faturas. A BionicAdri inclui de série os elementos técnicos do VeriFactu:
- Encadeamento hash de faturas para garantir a integridade da série
- Testado com um envio aceite no ambiente de testes da AEAT; o envio real para a AEAT ainda não está disponível
- Registo de eventos de faturação em conformidade com a especificação técnica
- Suporte para faturas retificativas e anulações
Gestão de Despesas com OCR e IA
As despesas são o outro lado da equação fiscal, e tradicionalmente o mais tedioso. A BionicAdri utiliza o agente de visão ADRI para automatizar a captura:
- OCR inteligente: fotografias de talões ou faturas de fornecedor são convertidas automaticamente em registos contabilísticos. O agente de visão extrai fornecedor, CIF, base tributável, IVA e total
- Categorização automática: o agente supervisor analisa a descrição e atribui a categoria de despesa e a conta contabilística PGC correspondente
- Dedução fiscal: cálculo automático da percentagem dedutível segundo o regime do contribuinte (trabalhador independente ou empresa) e a categoria da despesa, com 32 tipos de dedução configurados
Fornecedores e Ordens de Compra
O módulo de fornecedores permite gerir todo o ciclo de compras: desde a pesquisa de novos fornecedores (com a ajuda da ADRI, que rastreia a web para encontrar alternativas competitivas) até ao acompanhamento de entregas e à conciliação de pagamentos.
As ordens de compra têm fluxo de aprovação configurável e geram automaticamente os lançamentos contabilísticos ao confirmar a receção da mercadoria.
Comissões de Vendas
Para equipas comerciais, a BionicAdri gere comissões de forma automática:
- Comissões pontuais: ao aceitar um orçamento, gera-se a comissão segundo o tipo de produto (serviço 15%, subscrição 10%, produto 5%)
- Comissões recorrentes: para subscrições mensais, comissão automática no dia 1 de cada mês
- Fluxo de aprovação: pendente, aprovada, paga. Operações massivas para gerir equipas grandes
O que inclui o ERP da BionicAdri
- Quote-to-Cash integrado: orçamento, pedido, fatura e cobrança num único fluxo.
- Contabilidade PGC automática com lançamentos em cada operação.
- Faturação com impressão digital e QR de VeriFactu (o envio real à AEAT ainda não está disponível).
- OCR de despesas com IA (ADRI Vision) e pesquisa de fornecedores com IA.
- Modelos fiscais: preparação de dados dos modelos 303, 347 e 390.
- CRM integrado com IA.
Análise Financeira com IA
Além da automatização operativa, a ADRI atua como analista financeiro. O agente supervisor pode:
- Analisar a evolução de receitas e despesas por período, detetando tendências e anomalias
- Gerar relatórios de rentabilidade por cliente, produto ou linha de serviço
- Alertar para problemas de liquidez antes que se tornem críticos
- Sugerir otimizações fiscais baseadas no padrão de despesas do negócio
- Gerar lembretes de cobrança personalizados pelo agente de mensagens
Dashboard em Tempo Real
O dashboard do ERP mostra 5 indicadores-chave atualizados em tempo real: faturação do mês, despesas acumuladas, resultado líquido, faturas pendentes de cobrança e faturas vencidas. Um gráfico de 12 meses compara receitas com despesas, e um feed de atividade recente mostra as últimas operações de toda a equipa.
As abas de contabilidade e fiscalidade permitem consultar o balanço, a demonstração de resultados e o estado dos modelos fiscais sem sair do dashboard.
Conclusão
Um ERP para PMEs não deveria exigir um consultor para a implementação nem um contabilista dedicado para a operação diária. A BionicAdri demonstra que é possível ter um pipeline Quote-to-Cash completo, contabilidade PGC automática, fiscalidade AEAT integrada e faturação preparada para VeriFactu num sistema pensado para que qualquer PME possa começar a usá-lo com pouca adaptação.
A IA não substitui o consultor fiscal, mas reduz boa parte do trabalho manual que consome o seu tempo. E isso traduz-se em menos erros e mais tempo para o que importa: fazer crescer o negócio.
Quer ver como funciona? Solicite uma demonstração ou escreva-nos para [email protected].
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