El Problema: Herramientas Fragmentadas
Una PYME tipica en Espana utiliza entre 3 y 5 herramientas distintas para gestionar su ciclo de ventas. Un programa para presupuestos, otro para facturacion, una hoja de calculo para seguimiento de cobros y un software de contabilidad independiente. Esta fragmentacion genera problemas reales:
- Datos duplicados: el mismo cliente se introduce 3 veces en 3 sistemas distintos
- Errores de transcripcion: un presupuesto aceptado se vuelve a teclear manualmente en la factura
- Descontrol fiscal: el IVA repercutido no cuadra con el soportado porque los gastos estan en otro sitio
- Tiempo perdido: el cierre trimestral se convierte en un ejercicio de arqueologia digital
La Solucion: Pipeline Quote-to-Cash Integrado
BionicAdri implementa un flujo continuo donde cada documento genera automaticamente el siguiente:
1. Presupuesto
Creacion de presupuestos profesionales con plantillas personalizables, catalogo de productos y servicios, y calculo automatico de impuestos. El cliente recibe un enlace publico para aceptar o rechazar sin necesidad de cuenta. Expiracion automatica configurable.
2. Pedido de Compra
Al aceptar el presupuesto, se genera automaticamente un pedido. Gestion de proveedores integrada con busqueda de proveedores por IA: ADRI analiza el mercado y sugiere alternativas competitivas para cada linea del pedido.
3. Factura
Facturacion preparada para VeriFactu (huella, XML, QR y bitacora; el envio real a la AEAT todavia no esta disponible). Series de facturacion, retenciones IRPF, multiples tipos de IVA (21%, 10%, 4%, exento), recargo de equivalencia y facturacion recurrente para suscripciones.
4. Cobro y Conciliacion
Registro de pagos parciales o totales, recordatorios automaticos de facturas vencidas generados por IA, y deteccion de morosidad. Asientos contables generados automaticamente en cada paso.
Contabilidad PGC: Partida Doble Automatica
Cada operacion en BionicAdri genera automaticamente los asientos contables correspondientes segun el Plan General de Contabilidad espanol. No es necesario tener conocimientos de contabilidad: el sistema sabe que al emitir una factura debe debitar la cuenta 430 (Clientes) y acreditar la 705 (Ventas) y la 477 (IVA repercutido).
| Operacion | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Emision factura venta | 430 Clientes | 705 Ventas + 477 IVA |
| Registro gasto | 6XX Gasto + 472 IVA soportado | 400 Proveedores |
| Cobro de cliente | 572 Banco | 430 Clientes |
| Pago a proveedor | 400 Proveedores | 572 Banco |
| Factura proveedor | 600 Compras + 472 IVA | 400 Proveedores |
El resultado: un balance de situacion, cuenta de perdidas y ganancias, y balance de sumas y saldos actualizados en tiempo real, sin necesidad de intervenir manualmente.
Fiscalidad AEAT: Modelos 303, 347 y 390
La gestion fiscal es una de las areas donde mas tiempo pierden las PYMEs. BionicAdri automatiza la preparacion de los tres modelos fiscales principales:
- Modelo 303 (IVA trimestral): calculo automatico del IVA devengado menos el soportado, con desglose por tipos impositivos. Plazos: Q1 hasta 20 abril, Q2 hasta 20 julio, Q3 hasta 20 octubre, Q4 hasta 30 enero
- Modelo 347 (operaciones con terceros): identificacion automatica de proveedores y clientes con operaciones superiores a 3.005,06 EUR anuales. Desglose trimestral obligatorio
- Modelo 390 (resumen anual IVA): generacion automatica a partir de los cuatro 303 trimestrales, con verificacion de consistencia. Plazo hasta 30 de enero
El sistema incluye alertas configurables que avisan con 15 dias de antelacion antes de cada vencimiento fiscal, para ayudarte a no olvidar ningun plazo.
VeriFactu: Facturacion Electronica Obligatoria
La nueva normativa de la AEAT exige que los sistemas de facturacion garanticen la integridad e inalterabilidad de las facturas. BionicAdri incluye de serie los elementos tecnicos de VeriFactu:
- Encadenamiento hash de facturas para garantizar la integridad de la serie
- Probado con un envio aceptado en el entorno de pruebas de la AEAT; el envio real a la AEAT todavia no esta disponible
- Registro de eventos de facturacion conforme a la especificacion tecnica
- Soporte para facturas rectificativas y anulaciones
Gestion de Gastos con OCR e IA
Los gastos son el otro lado de la ecuacion fiscal, y tradicionalmente el mas tedioso. BionicAdri utiliza el agente de vision ADRI para automatizar la captura:
- OCR inteligente: fotografias de tickets o facturas de proveedor se convierten automaticamente en registros contables. El agente de vision extrae proveedor, CIF, base imponible, IVA y total
- Categorizacion automatica: el agente supervisor analiza la descripcion y asigna la categoria de gasto y la cuenta contable PGC correspondiente
- Deduccion fiscal: calculo automatico del porcentaje deducible segun el regimen del contribuyente (autonomo o empresa) y la categoria del gasto, con 32 tipos de deduccion configurados
Proveedores y Ordenes de Compra
El modulo de proveedores permite gestionar todo el ciclo de compras: desde la busqueda de nuevos proveedores (con ayuda de ADRI, que rastrea la web para encontrar alternativas competitivas) hasta el seguimiento de entregas y la conciliacion de pagos.
Las ordenes de compra tienen flujo de aprobacion configurable y generan automaticamente los asientos contables al confirmar la recepcion de la mercancia.
Comisiones de Ventas
Para equipos comerciales, BionicAdri gestiona comisiones de forma automatica:
- Comisiones puntuales: al aceptar un presupuesto, se genera la comision segun el tipo de producto (servicio 15%, suscripcion 10%, producto 5%)
- Comisiones recurrentes: para suscripciones mensuales, comision automatica el dia 1 de cada mes
- Flujo de aprobacion: pendiente, aprobada, pagada. Operaciones masivas para gestionar equipos grandes
Qué incluye el ERP de BionicAdri
- Quote-to-Cash integrado: presupuesto, pedido, factura y cobro en un solo flujo.
- Contabilidad PGC automática con asientos en cada operación.
- Facturación con huella y QR de VeriFactu (el envío real a la AEAT todavía no está disponible).
- OCR de gastos con IA (ADRI Vision) y búsqueda de proveedores con IA.
- Modelos fiscales: preparación de datos de los modelos 303, 347 y 390.
- CRM integrado con IA.
Analisis Financiero con IA
Mas alla de la automatizacion operativa, ADRI actua como analista financiero. El agente supervisor puede:
- Analizar la evolucion de ingresos y gastos por periodo, detectando tendencias y anomalias
- Generar informes de rentabilidad por cliente, producto o linea de servicio
- Alertar sobre problemas de liquidez antes de que se conviertan en criticos
- Sugerir optimizaciones fiscales basadas en el patron de gastos del negocio
- Generar recordatorios de cobro personalizados por el agente de mensajeria
Dashboard en Tiempo Real
El dashboard del ERP muestra 5 indicadores clave actualizados en tiempo real: facturacion del mes, gastos acumulados, resultado neto, facturas pendientes de cobro y facturas vencidas. Un grafico de 12 meses compara ingresos con gastos, y un feed de actividad reciente muestra las ultimas operaciones de todo el equipo.
Las pestanas de contabilidad y fiscalidad permiten consultar el balance de situacion, la cuenta de perdidas y ganancias, y el estado de los modelos fiscales sin salir del dashboard.
Conclusion
Un ERP para PYMEs no deberia requerir un consultor para la implementacion ni un contable dedicado para la operacion diaria. BionicAdri demuestra que es posible tener un pipeline Quote-to-Cash completo, contabilidad PGC automatica, fiscalidad AEAT integrada y facturacion preparada para VeriFactu en un sistema pensado para que cualquier PYME pueda empezar a usarlo con poca adaptacion.
La IA no sustituye al asesor fiscal, pero si reduce buena parte del trabajo manual que consume su tiempo. Y eso se traduce en menos errores y mas tiempo para lo que importa: hacer crecer el negocio.
¿Quieres ver como funciona? Solicita una demostracion o escribenos a [email protected].
- ERP
- Quote-to-Cash
- VeriFactu
- Contabilidad PGC
- Fiscalidad AEAT
- PYME