ERP Quote-to-Cash für KMU: vom Angebot bis zum Zahlungseingang mit KI

Das Problem: Fragmentierte Tools

Ein typisches KMU in Spanien nutzt zwischen 3 und 5 verschiedene Tools, um seinen Verkaufszyklus zu verwalten. Ein Programm für Angebote, ein anderes für die Rechnungsstellung, eine Tabellenkalkulation für die Zahlungsverfolgung und eine unabhängige Buchhaltungssoftware. Diese Fragmentierung führt zu echten Problemen:

• Doppelte Daten: Derselbe Kunde wird 3 Mal in 3 verschiedenen Systemen eingegeben
• Übertragungsfehler: Ein angenommenes Angebot wird manuell in die Rechnung neu eingetippt
• Steuerchaos: Die abgeführte MwSt. stimmt nicht mit der gezahlten MwSt. überein, weil die Ausgaben an anderer Stelle liegen.
• Verlorene Zeit: Der Quartalsabschluss wird zu einer Übung in digitaler Archäologie

Die Lösung: Integrierte Quote-to-Cash-Pipeline

BionicAdri implementiert einen durchgängigen Workflow, in dem jedes Dokument automatisch das nächste erzeugt:

PGC-Buchhaltung: Automatische doppelte Buchführung

Jeder Geschäftsvorfall in BionicAdri generiert automatisch die entsprechenden Buchhaltungseinträge gemäß dem spanischen Plan General de Contabilidad. Es sind keine Buchhaltungskenntnisse erforderlich: Das System weiß, dass beim Ausstellen einer Rechnung das Konto 430 (Kunden) belastet und die Konten 705 (Verkäufe) und 477 (MwSt. in Rechnung gestellt) gutgeschrieben werden müssen.

Das Ergebnis: eine Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie eine Summen- und Saldenbilanz in Echtzeit aktualisiert, ohne manuell eingreifen zu müssen.

AEAT-Steuerwesen: Modelos 303, 347 und 390

Die Steuerverwaltung ist einer der Bereiche, in denen KMU die meiste Zeit verlieren. BionicAdri automatisiert die Vorbereitung der drei wichtigsten Steuermodelle:

• Modelo 303 (vierteljährliche MwSt.): automatische Berechnung der geschuldeten MwSt. abzüglich der gezahlten MwSt., mit Aufschlüsselung nach Steuersätzen. Fristen: Q1 bis 20. April, Q2 bis 20. Juli, Q3 bis 20. Oktober, Q4 bis 30. Januar
• Modelo 347 (Geschäfte mit Dritten): automatische Identifizierung von Lieferanten und Kunden mit Geschäften über 3.005,06 EUR jährlich. Obligatorische vierteljährliche Aufschlüsselung
• Modelo 390 (jährliche MwSt.-Zusammenfassung): automatische Generierung aus den vier vierteljährlichen 303, mit Konsistenzprüfung. Frist bis 30. Januar

Das System enthält konfigurierbare Benachrichtigungen, die 15 Tage vor jedem Steuerfälligkeitstermin warnen, damit Sie keine Frist vergessen.

VeriFactu: Obligatorische elektronische Rechnungsstellung

Die neue AEAT-Vorschrift verlangt, dass Rechnungsstellungssysteme die Integrität und Unveränderbarkeit der Rechnungen gewährleisten. BionicAdri enthält die technischen Elemente von VeriFactu serienmäßig:

• Hash-Verkettung von Rechnungen zur Gewährleistung der Integrität der Serie
• Getestet mit einer akzeptierten Übermittlung in der Testumgebung der AEAT; die tatsächliche Übermittlung an die AEAT ist noch nicht verfügbar
• Protokollierung von Rechnungsereignissen gemäß der technischen Spezifikation
• Unterstützung für Korrekturrechnungen und Stornierungen

Ausgabenverwaltung mit OCR und KI

Ausgaben sind die andere Seite der Steuergleichung und traditionell die mühsamste. BionicAdri nutzt den Vision-Agenten ADRI, um die Erfassung zu automatisieren:

• Intelligente OCR: Fotos von Belegen oder Lieferantenrechnungen werden automatisch in Buchhaltungseinträge umgewandelt. Der Vision-Agent extrahiert Lieferant, CIF, Steuerbemessungsgrundlage, MwSt. und Gesamtbetrag
• Automatische Kategorisierung: Der Supervisor-Agent analysiert die Beschreibung und weist die Ausgabenkategorie und das entsprechende PGC-Kontokonto zu
• Steuerabzug: automatische Berechnung des abzugsfähigen Prozentsatzes je nach Steuerregime des Steuerpflichtigen (Selbstständiger oder Unternehmen) und der Ausgabenkategorie, mit 32 konfigurierten Abzugsarten

Lieferanten und Bestellungen

Das Lieferantenmodul ermöglicht die Verwaltung des gesamten Einkaufszyklus: von der Suche nach neuen Lieferanten (mit Unterstützung von ADRI, wobei ADRI das Web durchsucht, um wettbewerbsfähige Alternativen zu finden) bis zur Lieferverfolgung und Zahlungsabstimmung.

Bestellungen haben einen konfigurierbaren Genehmigungsworkflow und generieren beim Bestätigen des Wareneingangs automatisch die Buchungen.

Vertriebsprovisionen

Für Vertriebsteams verwaltet BionicAdri Provisionen automatisch:

• Einmalige Provisionen: Bei Annahme eines Angebots wird die Provision je nach Produkttyp generiert (Dienstleistung 15%, Abonnement 10%, Produkt 5%)
• Wiederkehrende Provisionen: für monatliche Abonnements, automatische Provision am 1. jedes Monats
• Genehmigungsworkflow: ausstehend, genehmigt, bezahlt. Massenoperationen zur Verwaltung großer Teams

Was das ERP von BionicAdri umfasst

• Integriertes Quote-to-Cash: Angebot, Bestellung, Rechnung und Zahlungseingang in einem einzigen Ablauf.
• Automatische PGC-Buchhaltung mit Buchungen bei jedem Vorgang.
• Rechnungsstellung mit VeriFactu-Fingerabdruck und QR-Code (die tatsächliche Übermittlung an die AEAT ist noch nicht verfügbar).
• OCR für Ausgaben mit KI (ADRI Vision) und Lieferantensuche mit KI.
• Steuermodelle: Datenaufbereitung für die Modelle 303, 347 und 390.
• Integriertes CRM mit KI.

Finanzanalyse mit KI

Über die operative Automatisierung hinaus agiert ADRI als Finanzanalyst. Der Supervisor-Agent kann:

• Die Entwicklung von Einnahmen und Ausgaben je Zeitraum analysieren und dabei Trends und Anomalien erkennen
• Rentabilitätsberichte nach Kunde, Produkt oder Servicebereich erstellen
• Vor Liquiditätsproblemen warnen, bevor sie kritisch werden
• Steueroptimierungen auf Basis des Ausgabenmusters des Unternehmens vorschlagen
• Personalisierte Zahlungserinnerungen durch den Messaging-Agenten generieren

Dashboard in Echtzeit

Das Dashboard des ERP zeigt 5 zentrale Kennzahlen in Echtzeit: Umsatz des Monats, kumulierte Ausgaben, Nettoergebnis, offene Rechnungen und überfällige Rechnungen. Ein 12-Monats-Diagramm vergleicht Einnahmen mit Ausgaben, und ein Feed mit aktuellen Aktivitäten zeigt die letzten Vorgänge des gesamten Teams.

Die Registerkarten für Buchhaltung und Steuern ermöglichen es, die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung sowie den Status der Steuermodelle einzusehen, ohne das Dashboard zu verlassen.

Fazit

Ein ERP für KMU sollte weder einen Berater für die Implementierung noch einen dedizierten Buchhalter für den täglichen Betrieb erfordern. BionicAdri zeigt, dass es möglich ist, eine vollständige Quote-to-Cash-Pipeline, automatische PGC-Buchhaltung, integrierte AEAT-Fiskalität und für VeriFactu vorbereitete Rechnungsstellung in einem System zu haben, das darauf ausgelegt ist, dass jedes KMU mit wenig Anpassung starten kann.

KI ersetzt nicht den Steuerberater, aber sie reduziert einen großen Teil der manuellen Arbeit, die seine Zeit beansprucht. Und das bedeutet weniger Fehler und mehr Zeit für das, was zählt: das Unternehmen wachsen zu lassen.

Möchtest du sehen, wie es funktioniert? Fordere eine Demo an oder schreibe uns an [email protected].

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