Imagina que tu hoja de cálculo dice que enviar dos palés a Madrid cuesta 41,13 € y el sistema nuevo dice 41,12 €. Un céntimo. Nadie se arruina por eso, pero el comercial deja de fiarse del sistema, el cliente que guarda tu oferta anterior pregunta qué ha cambiado y alguien acaba comprobando a mano cada presupuesto. Es lo contrario de lo que se buscaba al automatizar.
Por eso el primer requisito del módulo de tarifas de transporte con IA no fue la comodidad ni el chat. Fue que el precio saliera igual que en la hoja de la empresa, casilla por casilla. Esto es lo que hicimos para conseguirlo.
Por qué la hoja manda
En una empresa de transporte la hoja de tarifas es el contrato en la práctica. Lleva años afinándose: la zona de cada destino, el precio de cada tramo de kilos o de cada palé, el factor de cada base, el descuento pactado con cada cliente. Si el sistema nuevo calcula distinto, la empresa tiene dos verdades y no sabe cuál defender ante el cliente.
Nosotros partimos de que la hoja tiene razón. El trabajo del sistema es reproducirla, no corregirla. Si la hoja tiene un error, se arregla en la tarifa, y el sistema lo recoge en la siguiente versión.
La fórmula, y el detalle que lo rompe todo
El precio de un cliente sale de una fórmula sencilla: el coste de la casilla, multiplicado por el factor de su base, menos su descuento, más un margen por casilla si lo hay. Hasta ahí, cualquiera. El problema está en el redondeo.
Excel no redondea el valor exacto. Primero lo recorta a 15 cifras significativas y después redondea a céntimos. Parece un matiz y no lo es. Un resultado intermedio como 1,0049999999999999999 se queda en 1,01 en Excel, mientras que 1,00499999999999 se queda en 1,00. Si redondeas directamente a céntimos con la función habitual de un lenguaje de programación, en casos como estos pierdes un céntimo, y lo haces justo en las casillas frontera donde la hoja y el sistema deberían coincidir.
Nuestro cálculo copia ese comportamiento: primero las 15 cifras significativas y luego el redondeo a céntimos, con la regla de la hoja de cálculo. Los importes negativos, como un margen que resta euros por casilla, siguen la misma regla.
Sin decimales flotantes
La segunda decisión fue no usar nunca los decimales de coma flotante de los ordenadores. Son rápidos, pero no guardan bien cantidades como 0,1 o 4,43: las aproximan, y de esa aproximación salen las diferencias de céntimo que nadie sabe explicar. Todo el cálculo trabaja con aritmética decimal exacta, y los importes viajan como texto decimal entre el cálculo, el presupuesto y el chat. Un número no se convierte en aproximado por el camino.
Una regla más, de sentido común: ninguna casilla puede quedar en cero euros o menos. Y si el precio de un envío quedara por debajo de coste, la empresa elige en los ajustes si el sistema lo bloquea o solo avisa.
Pruebas que comparan contra la hoja
Una fórmula bien escrita no basta si nadie la comprueba. El módulo lleva pruebas automáticas que recalculan rejillas completas de precios y las comparan con los valores esperados: tarifas por kilos con sus zonas, tramos y bases, y tarifas por palés con sus zonas y columnas, con varias combinaciones de base, descuento y margen. Son cientos de casillas, y cualquier diferencia de un céntimo hace fallar la prueba. Hay además una batería aparte con doce casos frontera, elegidos justo porque los decimales normales y el redondeo habitual pierden ahí un céntimo.
Para que quede claro: los casos de referencia de estas pruebas son datos de ejemplo, construidos con la misma fórmula que ya reprodujo al céntimo tarifas de empresas de transporte reales. Los datos de ninguna empresa viajan dentro del programa. Y antes de que una empresa lo use, se compara con su propia hoja: en las primeras puestas en marcha, cientos de envíos dieron el mismo céntimo que la hoja de la empresa.
Una tarifa publicada no se toca
El céntimo no sirve de nada si mañana alguien cambia una casilla y la oferta de ayer ya no se puede explicar. Por eso las tarifas funcionan por versiones. Mientras una versión está en borrador se puede revisar; cuando se publica con su fecha de entrada, no se puede cambiar ni borrar. Para modificar precios se importa una versión nueva o se aplica una revalorización, y la anterior se cierra el día antes.
La revalorización, por ejemplo una subida anual del 3,5 %, enseña primero una vista previa con casillas antes y después, y solo entonces se publica. Los clientes conservan su descuento y las condiciones generales siguen valiendo.
Lo mismo ocurre con los clientes. Cuando cambian las condiciones de uno, las anteriores se cierran y se conserva el historial, sin pisar nada. Y una oferta en PDF se guarda tal como se emitió: si mañana cambian los costes, la oferta enviada sigue diciendo lo mismo. Los presupuestos ya creados no cambian.
ADRI pregunta, el cálculo responde
Aquí viene la parte que más conviene dejar clara. Cuando le pides a ADRI «¿cuánto cuesta mandar 3 palés a Valencia para este cliente?», ella no hace la cuenta. Un modelo de lenguaje puede explicar muy bien un precio, pero no es una calculadora fiable, y en dinero eso no se negocia.
ADRI elige el cliente, la tarifa y el descuento, llama al mismo cálculo que usa la pantalla y te enseña el resultado con sus avisos. Si falta el precio del combustible del mes, o el destino es «consultar», o el servicio pedido no existe para esa zona, el cálculo lo dice y ADRI te lo cuenta; no rellena el hueco con una estimación. Tampoco publica tarifas: eso lo hace una persona. Es la misma idea que explicamos en quién decide y quién revisa en ADRI: la IA propone y entiende lo que le pides, y las reglas que no pueden fallar las ejecuta código comprobado.
Si le pides un presupuesto que mezcle envíos y servicios de tu catálogo, por ejemplo dos embalajes especiales y un envío de 40 kilos a Madrid, los envíos se recalculan con la tarifa del cliente y los embalajes van a su precio de catálogo, todo en un único borrador. Antes de crearlo, te pide confirmación. El resto del recorrido, de la oferta al cobro, lo cuenta el artículo sobre el ERP de presupuesto a cobro.
Qué gana tu empresa
- Un solo precio. La pantalla, la oferta en PDF, el presupuesto y el chat dan la misma cifra.
- Menos errores de copia. Nadie arrastra una casilla de una hoja a otra.
- Historial explicable. Sabes con qué versión y con qué condiciones salió cada oferta.
- Márgenes protegidos. El coste de cada casilla solo lo ve quien tiene permiso de costes.
- Rapidez. Un comercial presupuesta directamente en el chat, con la cifra de siempre.
Es un módulo para empresas de transporte, no viene encendido en todas las instalaciones y se activa a petición. Si quieres ver cómo se comporta con una de tus tarifas, pide una demo. Y si buscas el resto de herramientas de venta, mira presupuestos y contratos con IA.
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