Immagina che il tuo foglio di calcolo dica che spedire due pallet a Madrid costa 41,13 € e il nuovo sistema dica 41,12 €. Un centesimo. Nessuno va in rovina per questo, ma il commerciale smette di fidarsi del sistema, il cliente che conserva la tua offerta precedente chiede cosa è cambiato e qualcuno finisce per controllare a mano ogni preventivo. È il contrario di ciò che si cercava automatizzando.
Per questo il primo requisito del modulo di tariffe di trasporto con IA non è stato la comodità né la chat: era che il prezzo uscisse identico a quello del foglio aziendale, casella per casella. Ecco cosa abbiamo fatto per ottenerlo.
Perché il foglio tariffe è quello che conta
In un'azienda di trasporti il foglio tariffe è, di fatto, il contratto. Viene affinato da anni: la zona di ogni destinazione, il prezzo di ogni scaglione di chili o di ogni pallet, il fattore di ogni base, lo sconto concordato con ogni cliente. Se il nuovo sistema calcola in modo diverso, l'azienda ha due verità e non sa quale difendere davanti al cliente.
Noi partiamo dal presupposto che il foglio abbia ragione. Il compito del sistema è riprodurlo, non correggerlo. Se il foglio contiene un errore, si corregge nella tariffa, e il sistema lo recepisce nella versione successiva.
La formula, e il dettaglio che manda tutto all'aria
Il prezzo di un cliente nasce da una formula semplice: il costo della cella, moltiplicato per il fattore della sua base, meno il suo sconto, più un margine per cella se c'è. Fin qui, chiunque. Il problema è nell'arrotondamento.
Excel non arrotonda il valore esatto. Prima lo tronca a 15 cifre significative e poi arrotonda ai centesimi. Sembra un dettaglio e non lo è. Un risultato intermedio come 1,0049999999999999999 resta 1,01 in Excel, mentre 1,00499999999999 resta 1,00. Se arrotondi direttamente ai centesimi con la funzione abituale di un linguaggio di programmazione, in casi come questi perdi un centesimo, e lo fai proprio nelle celle limite dove il foglio e il sistema dovrebbero coincidere.
Il nostro calcolo copia questo comportamento: prima le 15 cifre significative e poi l'arrotondamento ai centesimi, con la regola del foglio di calcolo. Gli importi negativi, come un margine che sottrae euro per cella, seguono la stessa regola.
Senza decimali in virgola mobile
La seconda decisione è stata non usare mai i decimali in virgola mobile dei computer. Sono veloci, ma non memorizzano bene quantità come 0,1 o 4,43: le approssimano, e da questa approssimazione nascono le differenze di centesimo che nessuno sa spiegare. Tutto il calcolo lavora con aritmetica decimale esatta, e gli importi viaggiano come testo decimale tra il calcolo, il preventivo e la chat. Un numero non diventa approssimato lungo il percorso.
Un'altra regola, di buon senso: nessuna cella può restare a zero euro o meno. E se il prezzo di una spedizione dovesse scendere sotto il costo, l'azienda sceglie nelle impostazioni se il sistema lo blocca o si limita ad avvisare.
Test che confrontano con il foglio
Una formula scritta bene non basta se nessuno la verifica. Il modulo include test automatici che ricalcolano griglie complete di prezzi e le confrontano con i valori attesi: tariffe per chili con le loro zone, fasce e basi, e tariffe per pallet con le loro zone e colonne, con varie combinazioni di base, sconto e margine. Sono centinaia di celle, e qualsiasi differenza di un centesimo fa fallire il test. C'è inoltre una batteria separata con dodici casi limite, scelti proprio perché i decimali normali e l'arrotondamento abituale perdono lì un centesimo.
Per essere chiari: i casi di riferimento di questi test sono dati di esempio, costruiti con la stessa formula che ha già riprodotto al centesimo le tariffe di aziende di trasporto reali. Nessun dato di un'azienda viaggia dentro il programma. E prima che un'azienda lo usi, si confronta con il proprio foglio: nelle prime attivazioni, centinaia di spedizioni hanno restituito lo stesso centesimo del foglio dell'azienda.
Una tariffa pubblicata non si tocca
Il centesimo non serve a nulla se domani qualcuno cambia una cella e l'offerta di ieri non si può più spiegare. Per questo le tariffe funzionano per versioni. Finché una versione è in bozza si può rivedere; quando viene pubblicata con la sua data di entrata in vigore, non si può modificare né eliminare. Per modificare i prezzi si importa una nuova versione o si applica una rivalutazione, e la precedente si chiude il giorno prima.
La rivalutazione, per esempio un aumento annuale del 3,5 %, mostra prima un'anteprima con le caselle prima e dopo, e solo allora viene pubblicata. I clienti conservano il loro sconto e le condizioni generali restano valide.
Lo stesso vale per i clienti. Quando cambiano le condizioni di uno, le precedenti si chiudono e si conserva lo storico, senza sovrascrivere nulla. E un'offerta in PDF viene salvata così come è stata emessa: se domani cambiano i costi, l'offerta inviata continua a dire lo stesso. I preventivi già creati non cambiano.
ADRI domanda, il calcolo risponde
Qui arriva la parte che più conviene chiarire. Quando chiedi ad ADRI «quanto costa mandare 3 pallet a Valencia per questo cliente?», lei non fa il calcolo. Un modello linguistico può spiegare molto bene un prezzo, ma non è una calcolatrice affidabile, e in fatto di denaro questo non si negozia.
ADRI sceglie il cliente, la tariffa e lo sconto, richiama lo stesso calcolo usato dalla schermata e ti mostra il risultato con i relativi avvisi. Se manca il prezzo del carburante del mese, o la destinazione è «consultare», o il servizio richiesto non esiste per quella zona, il calcolo lo segnala e ADRI te lo riferisce; non riempie il vuoto con una stima. Non pubblica nemmeno le tariffe: lo fa una persona. È la stessa idea che spieghiamo in chi decide e chi rivede in ADRI: l'IA propone e capisce ciò che le chiedi, e le regole che non possono sbagliare le esegue codice verificato.
Se le chiedi un preventivo che mescoli spedizioni e servizi del tuo catalogo, per esempio due imballaggi speciali e una spedizione di 40 chili a Madrid, le spedizioni vengono ricalcolate con la tariffa del cliente e gli imballaggi vanno al loro prezzo di catalogo, tutto in un'unica bozza. Prima di crearla, ti chiede conferma. Il resto del percorso, dall'offerta all'incasso, lo racconta l'articolo sull'ERP dal preventivo all'incasso.
Cosa ne guadagna la tua azienda
- Un solo prezzo. La schermata, l'offerta in PDF, il preventivo e la chat danno la stessa cifra.
- Meno errori di copia. Nessuno trascina una casella da un foglio all'altro.
- Storico spiegabile. Sai con quale versione e con quali condizioni è uscita ogni offerta.
- Margini protetti. Il costo di ogni casella lo vede solo chi ha il permesso sui costi.
- Rapidità. Un commerciale prepara il preventivo direttamente in chat, con la cifra di sempre.
È un modulo per aziende di trasporto, non è attivo in tutte le installazioni e si attiva su richiesta. Se vuoi vedere come si comporta con una delle tue tariffe, richiedi una demo. E se cerchi il resto degli strumenti di vendita, guarda preventivi e contratti con l'IA.
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