Imagina que a tua folha de cálculo diz que enviar dois paletes para Madrid custa 41,13 € e o novo sistema diz 41,12 €. Um cêntimo. Ninguém se arruína por isso, mas o comercial deixa de confiar no sistema, o cliente que guarda a tua proposta anterior pergunta o que mudou e alguém acaba por verificar manualmente cada orçamento. É o contrário do que se procurava ao automatizar.
Por isso, o primeiro requisito do módulo de tarifas de transporte com IA não foi a comodidade nem o chat. Foi que o preço saísse igual ao da tabela da empresa, célula por célula. Foi isto que fizemos para o conseguir.
Porque é que a tabela manda
Numa empresa de transporte, a tabela de tarifas é o contrato na prática. Leva anos a ser afinada: a zona de cada destino, o preço de cada escalão de quilos ou de cada palete, o fator de cada base, o desconto acordado com cada cliente. Se o novo sistema calcular de forma diferente, a empresa tem duas verdades e não sabe qual defender perante o cliente.
Partimos do princípio de que a folha está certa. O trabalho do sistema é reproduzi-la, não corrigi-la. Se a folha tiver um erro, corrige-se na tarifa, e o sistema recolhe-o na versão seguinte.
A fórmula, e o detalhe que deita tudo a perder
O preço de um cliente resulta de uma fórmula simples: o custo da célula, multiplicado pelo fator da sua base, menos o seu desconto, mais uma margem por célula, se houver. Até aqui, qualquer um. O problema está no arredondamento.
O Excel não arredonda o valor exato. Primeiro corta-o para 15 cifras significativas e depois arredonda a cêntimos. Parece um pormenor, mas não é. Um resultado intermédio como 1,0049999999999999999 fica em 1,01 no Excel, enquanto 1,00499999999999 fica em 1,00. Se arredondares diretamente a cêntimos com a função habitual de uma linguagem de programação, em casos como estes perdes um cêntimo, e fazes-lo precisamente nas células-limite onde a folha e o sistema deveriam coincidir.
O nosso cálculo copia esse comportamento: primeiro as 15 cifras significativas e depois o arredondamento a cêntimos, com a regra da folha de cálculo. Os montantes negativos, como uma margem que subtrai euros por célula, seguem a mesma regra.
Sem vírgula flutuante
A segunda decisão foi nunca utilizar os decimais de vírgula flutuante dos computadores. São rápidos, mas não guardam bem quantidades como 0,1 ou 4,43: aproximam-nas, e é dessa aproximação que surgem as diferenças de cêntimo que ninguém sabe explicar. Todo o cálculo trabalha com aritmética decimal exata, e os montantes viajam como texto decimal entre o cálculo, o orçamento e o chat. Um número não se torna aproximado pelo caminho.
Mais uma regra, de bom senso: nenhuma célula pode ficar em zero euros ou menos. E se o preço de um envio ficar abaixo do custo, a empresa escolhe nas configurações se o sistema o bloqueia ou apenas avisa.
Testes que comparam com a folha
Uma fórmula bem escrita não basta se ninguém a verificar. O módulo inclui testes automáticos que recalculam grelhas completas de preços e comparam-nas com os valores esperados: tarifas por quilo com as suas zonas, escalões e bases, e tarifas por paletes com as suas zonas e colunas, com várias combinações de base, desconto e margem. São centenas de células, e qualquer diferença de um cêntimo faz falhar o teste. Há ainda uma bateria à parte com doze casos-limite, escolhidos precisamente porque os decimais normais e o arredondamento habitual perdem aí um cêntimo.
Para que fique claro: os casos de referência destes testes são dados de exemplo, construídos com a mesma fórmula que já reproduziu ao cêntimo tarifas de empresas de transporte reais. Não viajam dados de nenhuma empresa dentro do programa. E antes de uma empresa o utilizar, é comparado com a sua própria folha: nas primeiras implementações, centenas de envios deram o mesmo cêntimo que a folha da empresa.
Uma tarifa publicada não se toca
O cêntimo não serve de nada se amanhã alguém alterar uma célula e a oferta de ontem já não puder ser explicada. Por isso, as tarifas funcionam por versões. Enquanto uma versão está em rascunho, pode ser revista; quando é publicada com a sua data de entrada, não pode ser alterada nem eliminada. Para modificar preços, importa-se uma nova versão ou aplica-se uma revalorização, e a anterior é encerrada no dia anterior.
A revalorização, por exemplo um aumento anual de 3,5 %, mostra primeiro uma pré-visualização com células antes e depois, e só então é publicada. Os clientes mantêm o seu desconto e as condições gerais continuam válidas.
O mesmo acontece com os clientes. Quando mudam as condições de um, as anteriores são encerradas e o histórico é conservado, sem substituir nada. E uma proposta em PDF é guardada tal como foi emitida: se amanhã mudarem os custos, a proposta enviada continua a dizer o mesmo. Os orçamentos já criados não mudam.
A ADRI pergunta, o cálculo responde
Aqui vem a parte que mais convém deixar clara. Quando pede à ADRI «quanto custa enviar 3 paletes para Valência para este cliente?», ela não faz a conta. Um modelo de linguagem pode explicar muito bem um preço, mas não é uma calculadora fiável, e em dinheiro isso não se negoceia.
A ADRI escolhe o cliente, a tarifa e o desconto, chama o mesmo cálculo que o ecrã utiliza e mostra-lhe o resultado com os respetivos avisos. Se faltar o preço do combustível do mês, ou o destino for «consultar», ou o serviço pedido não existir para essa zona, o cálculo diz isso e a ADRI informa-o; não preenche a lacuna com uma estimativa. Também não publica tarifas: isso é feito por uma pessoa. É a mesma ideia que explicamos em quem decide e quem revê na ADRI: a IA propõe e compreende o que lhe pede, e as regras que não podem falhar são executadas por código verificado.
Se lhe pedir um orçamento que misture envios e serviços do seu catálogo, por exemplo duas embalagens especiais e um envio de 40 quilos para Madrid, os envios são recalculados com a tarifa do cliente e as embalagens vão ao seu preço de catálogo, tudo num único rascunho. Antes de o criar, pede-lhe confirmação. O resto do percurso, da proposta à cobrança, é contado no artigo sobre o ERP de orçamento a cobrança.
O que ganha a sua empresa
- Um só preço. O ecrã, a proposta em PDF, o orçamento e o chat dão o mesmo valor.
- Menos erros de cópia. Ninguém arrasta uma célula de uma folha para outra.
- Histórico explicável. Sabe com que versão e com que condições saiu cada proposta.
- Margens protegidas. O custo de cada célula só o vê quem tem permissão de custos.
- Rapidez. Um comercial faz o orçamento diretamente no chat, com o valor de sempre.
É um módulo para empresas de transporte, não vem ativado em todas as instalações e é ativado a pedido. Se quiser ver como se comporta com uma das suas tarifas, peça uma demonstração. E se procura as restantes ferramentas de vendas, veja orçamentos e contratos com IA.
- Transporte
- Tarifas
- Orçamentos
- ADRI