Il problema di ogni stagione
Campo, ospitalità, logistica, turismo: molte aziende lavorano per stagioni e hanno lavoratori fissi discontinui. All'inizio di ogni campagna bisogna chiamarli uno per uno. Se la chiamata avviene per telefono o con un messaggio isolato, poi è difficile provare chi l'ha ricevuta, quando l'ha aperta e cosa ha risposto.
Con BionicAdri il richiamo diventa un processo con impronta: ogni passo viene annotato e nessuno può cambiarlo dopo.
Dove si trova e chi lo vede
La schermata si trova in Gestione RU → Richiami. La vede solo il ruolo RU (e il super amministratore). Né gli amministratori né i manager hanno accesso, di proposito: sono informazioni lavorative delicate ed è meglio che le gestisca chi deve.
Come funziona, passo dopo passo
1. RU crea la campagna
RU crea una campagna di richiamo e sceglie a chi inviarla. Ogni persona riceve il proprio link personale, via email. Se non ha un'email, riceve il messaggio via WhatsApp.
2. La persona apre il link con due dati
Per aprire il richiamo, la persona inserisce il suo DNI o NIE e un codice di 6 cifre. Il codice arriva via email; via WhatsApp solo se la persona non ha un'email o l'email fallisce.
Così, anche se qualcuno inoltra il link o lo vede sbirciando, non può aprirlo senza i due dati. Se qualcosa non quadra (link scaduto, DNI errato, codice errato), il messaggio è sempre lo stesso: «Non valido o scaduto». Non viene dato alcun indizio su cosa sia andato storto.
3. Firma l'accettazione o la rifiuta
La persona legge il richiamo e firma l'accettazione o lo rifiuta. C'è un dettaglio importante: il link si consuma al momento della firma o del rifiuto, mai all'apertura. Se qualcuno apre il link, si ferma a metà e torna più tardi, può ancora rispondere.
La prova: un registro che non si riscrive
Tutto ciò che accade viene annotato: l'invio, l'apertura, la firma, il rifiuto e la scadenza. Quel registro ha due proprietà:
- Solo inserimento — si possono aggiungere annotazioni, ma non modificare né cancellare quelle già esistenti.
- Concatenato con impronte — ogni annotazione porta un'impronta che dipende dalla precedente. Se qualcuno provasse a modificarne una, la catena si romperebbe e sarebbe visibile.
Inoltre, il registro protegge i dati personali: il DNI, il token del link e il codice non vengono mai salvati né in quel registro né nei log.
| Momento | Resta annotato |
|---|---|
| RU invia il richiamo | Invio |
| La persona apre il link | Apertura |
| La persona firma | Firma dell'accettazione |
| La persona rifiuta | Rifiuto |
| Passa il termine senza risposta | Scadenza |
Scadenza e campagne che non si cancellano
Le convocazioni scadono da sole: il sistema le controlla ogni 15 minuti, così nessuno deve ricordarsi di chiuderle. E una campagna già inviata non si può cancellare, perché è prova. Se dopo un po' di tempo bisogna dimostrare cosa è stato fatto, la campagna è ancora lì.
Se a qualcuno non arriva il codice
Succede: un'email scritta male, una casella piena. Risorse Umane vede un avviso, «Non gli arriva il codice…», accanto a quella persona, per poter agire in tempo invece di scoprirlo il giorno in cui inizia la campagna.
Cosa fa ADRI e cosa no
ADRI non interviene nell'invio né nel documento. L'invio, il codice e la firma seguono un processo fisso, senza intelligenza artificiale di mezzo. L'unica cosa che ADRI può fare, se gli viene chiesto, è proporre bozze di modello per redigere la convocazione; la persona delle Risorse Umane le rivede e decide.
Un esempio per immaginarlo
Pensa a un'azienda di lavorazione della frutta che apre la campagna a ottobre. La responsabile delle Risorse Umane entra in Convocazioni, crea la campagna, sceglie le persone da convocare e invia. Quello stesso pomeriggio sa a chi non è arrivato il codice e può agire, e ogni apertura, firma o rifiuto viene annotato nel registro.
Se passano i giorni e qualcuno non risponde, la convocazione scade da sola e anche quella scadenza viene annotata. Quando poi qualcuno chiederà cosa è successo a quella persona, la risposta è nel registro, con la sua data e la sua impronta.
Perché la prova è così importante
Una convocazione senza prova è una conversazione che esiste solo nella memoria di chi l'ha avuta. Con questo processo, l'azienda può dimostrare di aver inviato la convocazione, che la persona l'ha aperta con i propri dati e che ha risposto, accettando o rifiutando. La persona, dal canto suo, riceve un processo chiaro e semplice, e non dipende dal fatto che qualcuno riesca a rintracciarla al telefono.
E poiché il registro non permette di cancellare né modificare quanto annotato, la prova non dipende dalla buona fede di nessuno, né dalla tua né dalla nostra.
Cosa conviene tenere a portata di mano
- Dati di contatto aggiornati — un indirizzo email corretto di ogni persona evita che il codice non arrivi; l'avviso «Non gli arriva il codice…» ti aiuta a individuarlo.
- Il DNI o NIE di ogni persona — è quello che lei scriverà per aprire il suo link.
- Il testo della convocazione rivisto — se chiedi ad ADRI una bozza di modello, rivedilo sempre prima di inviarlo.
- L'approvazione del tuo consulente del lavoro — su termini, modalità e condizioni del tuo contratto collettivo.
Prima di iniziare
BionicAdri ti dà lo strumento per inviare, raccogliere la risposta e conservare la prova. Le condizioni della convocazione (termini, modalità, ordine) dipendono dal tuo contratto collettivo e dalla tua situazione. Questa non è consulenza legale: consultale con il tuo consulente del lavoro.
Se vuoi vederlo funzionare, richiedi una demo o scrivici a [email protected]. Puoi vedere anche come si registra l'orario di lavoro nella guida di Risorse Umane e controllo orario.
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