O problema de cada temporada
Campo, hotelaria, logística, turismo: muitas empresas trabalham por temporadas e contam com pessoas fixas descontínuas. Ao começar cada campanha, é preciso chamá-las uma por uma. Se o chamamento for feito por telefone ou com uma mensagem solta, depois é difícil provar quem o recebeu, quando o abriu e o que respondeu.
Com a BionicAdri, o chamamento torna-se um processo com impressão digital: cada passo fica registado e ninguém o pode alterar depois.
Onde está e quem o vê
O ecrã está em Gestão RH → Chamamentos. Apenas o papel RH (e o super administrador) a vê. Nem os administradores nem os managers têm acesso, de propósito: é informação laboral delicada e convém que a trate quem deve.
Como funciona, passo a passo
1. RH cria a campanha
RH cria uma campanha de chamamento e escolhe a quem se envia. Cada pessoa recebe o seu próprio link pessoal, por email. Se não tiver email, chega-lhe por WhatsApp.
2. A pessoa abre o link com dois dados
Para abrir o chamamento, a pessoa escreve o seu DNI ou NIE e um código de 6 dígitos. O código chega por email; por WhatsApp apenas se a pessoa não tiver email ou o email falhar.
Assim, mesmo que alguém reenvie o link ou o veja por cima do ombro, não o pode abrir sem os dois dados. Se algo não bate certo (link caducado, DNI incorreto, código errado), a mensagem é sempre a mesma: «Inválido ou caducado». Não se dá nenhuma pista do que falhou.
3. Assina a aceitação ou rejeita
A pessoa lê o chamamento e assina a aceitação ou rejeita. Há um detalhe importante: o link é consumido ao assinar ou rejeitar, nunca ao abri-lo. Se alguém abre o link, fica a meio e volta mais tarde, continua a poder responder.
A prova: um registo que não se reescreve
Tudo o que acontece fica registado: o envio, a abertura, a assinatura, a rejeição e a caducidade. Esse registo tem duas propriedades:
- Apenas inserção — podem adicionar-se anotações, mas não modificar nem apagar as que já existem.
- Encadeado com impressões digitais — cada anotação leva uma impressão que depende da anterior. Se alguém tentasse alterar uma, a cadeia quebrar-se-ia e ver-se-ia.
Além disso, o registo cuida dos dados pessoais: o DNI, o token do link e o código nunca são guardados nem nesse registo nem nos logs.
| Momento | Fica registado |
|---|---|
| RH envia o chamamento | Envio |
| A pessoa abre o link | Abertura |
| A pessoa assina | Assinatura da aceitação |
| A pessoa rejeita | Rejeição |
| Passa o prazo sem resposta | Caducidade |
Caducidade e campanhas que não se apagam
Os chamamentos caducam sozinhos: o sistema revê-os a cada 15 minutos, por isso ninguém tem de se lembrar de os fechar. E uma campanha já enviada não se pode apagar, porque é prova. Se dentro de algum tempo for preciso demonstrar o que se fez, a campanha continua lá.
Se a alguém não lhe chega o código
Acontece: um email mal escrito, uma caixa de entrada cheia. RH vê um aviso, «Não lhe chega o código…», junto a essa pessoa, para poder agir a tempo em vez de saber no dia em que começa a campanha.
O que ADRI faz e o que não faz
ADRI não intervém no envio nem no documento. O envio, o código e a assinatura seguem um processo fixo, sem inteligência artificial pelo meio. A única coisa que ADRI pode fazer, se lhe for pedido, é propor rascunhos de modelo para redigir o chamamento; a pessoa de RH revê-os e decide.
Um exemplo para imaginar
Pensa numa empresa de manipulação de fruta que abre campanha em outubro. A responsável de RH entra em Chamamentos, cria a campanha, escolhe as pessoas que deve chamar e envia. Nessa mesma tarde sabe a quem não chegou o código e pode agir, e cada abertura, assinatura ou rejeição vai ficando registada no registo.
Se passarem os dias e alguém não responder, o chamamento caduca sozinho e essa caducidade também fica registada. Quando depois alguém perguntar o que aconteceu com essa pessoa, a resposta está no registo, com a sua data e a sua marca.
Porque é que a prova é tão importante
Um chamamento sem prova é uma conversa que só existe na memória de quem a teve. Com este processo, a empresa pode mostrar que enviou o chamamento, que a pessoa o abriu com os seus próprios dados e que respondeu, aceitando ou rejeitando. A pessoa, por sua vez, recebe um processo claro e simples, e não depende de que alguém consiga localizá-la por telefone.
E como o registo não deixa apagar nem alterar o que está anotado, a prova não depende da boa-fé de ninguém, nem da tua nem da nossa.
O que convém ter à mão
- Dados de contacto atualizados — um email correto de cada pessoa evita que o código não chegue; o aviso «Não lhe chega o código…» ajuda-te a detetá-lo.
- O DNI ou NIE de cada pessoa — é o que ela escreverá para abrir o seu link.
- O texto do chamamento revisto — se pedires a ADRI um rascunho de modelo, revê-lo sempre antes de o enviares.
- O aval do teu consultor laboral — sobre prazos, forma e condições da tua convenção coletiva.
Antes de começar
BionicAdri dá-te a ferramenta para enviar, recolher a resposta e conservar a prova. As condições do chamamento (prazos, forma, ordem) dependem da tua convenção coletiva e da tua situação. Isto não é aconselhamento jurídico: consulta-as com o teu consultor laboral.
Se quiseres vê-lo a funcionar, pede uma demo ou escreve-nos para [email protected]. Podes ver também como se registra a jornada na guia de RH e controlo de horário.
- Fijos discontinuos
- Chamamentos
- RRHH
- Assinatura eletrónica
- Prova de entrega