Le problème de chaque saison
Agriculture, hôtellerie, logistique, tourisme : beaucoup d'entreprises travaillent par saisons et emploient des travailleurs permanents discontinus. Au début de chaque campagne, il faut les appeler une par une. Si l'appel se fait par téléphone ou par un simple message, il est ensuite difficile de prouver qui l'a reçu, quand il l'a ouvert et ce qu'il a répondu.
Avec BionicAdri, la convocation devient un processus avec empreinte : chaque étape est enregistrée et personne ne peut la modifier ensuite.
Où il se trouve et qui le voit
L'écran se trouve dans Gestion RH → Convocations. Seul le rôle RH la voit (et le super administrateur). Ni les administrateurs ni les managers n'y ont accès, à dessein : c'est une information professionnelle sensible et il convient que la gère qui de droit.
Comment ça marche, étape par étape
1. Les RH créent la campagne
Les RH créent une campagne de convocation et choisissent à qui elle est envoyée. Chaque personne reçoit son propre lien personnel, par e-mail. Si elle n'a pas d'e-mail, elle le reçoit par WhatsApp.
2. La personne ouvre le lien avec deux données
Pour ouvrir la convocation, la personne saisit son DNI ou NIE et un code à 6 chiffres. Le code arrive par e-mail ; par WhatsApp uniquement si la personne n'a pas d'e-mail ou si l'e-mail échoue.
Ainsi, même si quelqu'un transmet le lien ou le regarde par-dessus l'épaule, il ne peut pas l'ouvrir sans les deux données. Si quelque chose ne correspond pas (lien expiré, DNI incorrect, code erroné), le message est toujours le même : «Non valide ou expiré». Aucune indication n'est donnée sur ce qui a échoué.
3. Signe l'acceptation ou la refuse
La personne lit la convocation et signe l'acceptation ou la refuse. Il y a un détail important : le lien est consommé lors de la signature ou du refus, jamais à l'ouverture. Si quelqu'un ouvre le lien, s'arrête à mi-chemin et revient plus tard, il peut toujours répondre.
La preuve : un registre qui ne se réécrit pas
Tout ce qui se passe est enregistré : l'envoi, l'ouverture, la signature, le refus et l'expiration. Ce registre a deux propriétés :
- Insertion uniquement — on peut ajouter des annotations, mais pas modifier ni supprimer celles qui existent déjà.
- Chaîné avec des empreintes — chaque annotation porte une empreinte qui dépend de la précédente. Si quelqu'un essayait d'en modifier une, la chaîne se romprait et cela se verrait.
De plus, le registre protège les données personnelles : le DNI, le token du lien et le code ne sont jamais conservés ni dans ce registre ni dans les logs.
| Moment | C'est enregistré |
|---|---|
| Les RH envoient la convocation | Envoi |
| La personne ouvre le lien | Ouverture |
| La personne signe | Signature de l'acceptation |
| La personne refuse | Refus |
| Le délai passe sans réponse | Expiration |
Expiration et campagnes qui ne s'effacent pas
Les appels expirent tout seuls : le système vérifie toutes les 15 minutes, donc personne n'a besoin de se souvenir de les clôturer. Et une campagne déjà envoyée ne peut pas être supprimée, car c'est une preuve. Si dans quelque temps il faut démontrer ce qui a été fait, la campagne est toujours là.
Si le code n'arrive pas à quelqu'un
Ça arrive : un e-mail mal écrit, une boîte pleine. RH voit un avertissement, « Le code n'arrive pas… », à côté de cette personne, pour pouvoir agir à temps au lieu de l'apprendre le jour où la campagne commence.
Ce qu'ADRI fait et ce qu'il ne fait pas
ADRI n'intervient ni dans l'envoi ni dans le document. L'envoi, le code et la signature suivent un processus fixe, sans intelligence artificielle. La seule chose qu'ADRI peut faire, si on le lui demande, c'est proposer des brouillons de modèle pour rédiger l'appel ; la personne RH les révise et décide.
Un exemple pour l'imaginer
Pense à une entreprise de conditionnement de fruits qui ouvre sa campagne en octobre. La responsable RH entre dans Appels, crée la campagne, choisit les personnes à appeler et envoie. L'après-midi même, elle sait à qui le code n'est pas arrivé et peut agir, et chaque ouverture, signature ou refus est consigné dans le registre.
Si les jours passent et que quelqu'un ne répond pas, l'appel expire tout seul et cette expiration est aussi consignée. Quand plus tard quelqu'un demandera ce qui s'est passé avec cette personne, la réponse est dans le registre, avec sa date et son empreinte.
Pourquoi la preuve est si importante
Un appel sans preuve est une conversation qui n'existe que dans la mémoire de celui qui l'a eue. Avec ce processus, l'entreprise peut montrer qu'elle a envoyé l'appel, que la personne l'a ouvert avec ses propres données et qu'elle a répondu, en acceptant ou en refusant. La personne, de son côté, reçoit un processus clair et simple, et ne dépend pas de quelqu'un qui réussit à la joindre par téléphone.
Et comme le registre ne permet ni d'effacer ni de modifier ce qui est consigné, la preuve ne dépend de la bonne foi de personne, ni de la tienne ni de la nôtre.
Ce qu'il vaut mieux avoir sous la main
- Des coordonnées à jour — un e-mail correct de chaque personne évite que le code n'arrive pas ; l'avertissement « Le code n'arrive pas… » t'aide à le détecter.
- Le DNI ou NIE de chaque personne — c'est ce qu'elle écrira pour ouvrir son lien.
- Le texte de l'appel révisé — si tu demandes à ADRI un brouillon de modèle, vérifie-le toujours avant de l'envoyer.
- L'aval de ton conseiller du travail — sur les délais, la forme et les conditions de ta convention.
Avant de commencer
BionicAdri te donne l'outil pour envoyer, recueillir la réponse et conserver la preuve. Les conditions de l'appel (délais, forme, ordre) dépendent de ta convention et de ta situation. Ceci n'est pas un conseil juridique : consulte-les avec ton conseiller du travail.
Si tu veux le voir en fonctionnement, demande une démo ou écris-nous à [email protected]. Tu peux aussi voir comment la journée est enregistrée dans le guide RH et contrôle horaire.
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