Das Problem jeder Saison
Landwirtschaft, Gastgewerbe, Logistik, Tourismus: Viele Unternehmen arbeiten saisonal und beschäftigen feste Saisonkräfte. Zu Beginn jeder Saison müssen sie einzeln aufgerufen werden. Wenn der Aufruf per Telefon oder mit einer einzelnen Nachricht erfolgt, ist es später schwierig zu beweisen, wer sie erhalten hat, wann sie sie geöffnet hat und was sie geantwortet hat.
Mit BionicAdri wird die Aufforderung zu einem Prozess mit Fingerabdruck: Jeder Schritt wird protokolliert, und niemand kann ihn später ändern.
Wo es ist und wer es sieht
Der Bildschirm ist unter Personalverwaltung → Aufforderungen. Nur die Rolle Personalabteilung (und der Super-Administrator) sieht ihn. Weder Administratoren noch Manager haben Zugriff, und das mit Absicht: Es sind sensible arbeitsrechtliche Informationen, und es ist besser, wenn sie von der zuständigen Stelle verwaltet werden.
Wie es funktioniert, Schritt für Schritt
1. Personalabteilung erstellt die Kampagne
Die Personalabteilung erstellt eine Aufforderungskampagne und wählt aus, an wen sie gesendet wird. Jede Person erhält ihren eigenen persönlichen Link per E-Mail. Wenn sie keine E-Mail hat, kommt er per WhatsApp.
2. Die Person öffnet den Link mit zwei Daten
Um die Aufforderung zu öffnen, gibt die Person ihre DNI oder NIE und einen 6-stelligen Code ein. Der Code kommt per E-Mail; per WhatsApp nur, wenn die Person keine E-Mail hat oder die E-Mail fehlschlägt.
Selbst wenn jemand den Link weiterleitet oder über die Schulter schaut, kann er ihn ohne die beiden Daten nicht öffnen. Wenn etwas nicht stimmt (abgelaufener Link, falsche DNI, falscher Code), ist die Meldung immer dieselbe: „Ungültig oder abgelaufen“. Es wird kein Hinweis gegeben, was fehlgeschlagen ist.
3. Die Annahme unterschreiben oder ablehnen
Die Person liest die Aufforderung und unterschreibt die Annahme oder lehnt sie ab. Ein wichtiges Detail: Der Link wird beim Unterschreiben oder Ablehnen verbraucht, niemals beim Öffnen. Wenn jemand den Link öffnet, es auf halbem Weg lässt und später zurückkommt, kann er immer noch antworten.
Der Beweis: ein Protokoll, das nicht neu geschrieben wird
Alles, was passiert, wird protokolliert: der Versand, die Öffnung, die Unterschrift, die Ablehnung und das Verfallen. Dieses Protokoll hat zwei Eigenschaften:
- Nur Anhängen — Einträge können hinzugefügt, aber nicht geändert oder gelöscht werden.
- Mit Fingerabdrücken verkettet — jeder Eintrag trägt einen Fingerabdruck, der vom vorherigen abhängt. Wenn jemand versuchen würde, einen zu manipulieren, würde die Kette brechen und es wäre sichtbar.
Außerdem schützt das Protokoll die personenbezogenen Daten: die DNI, das Token des Links und der Code werden niemals gespeichert, weder in diesem Protokoll noch in den Logs.
| Zeitpunkt | Wird vermerkt |
|---|---|
| Personalabteilung sendet die Aufforderung | Versand |
| Die Person öffnet den Link | Öffnung |
| Die Person unterschreibt | Signatur der Annahme |
| Die Person lehnt ab | Ablehnung |
| Die Frist verstreicht ohne Antwort | Ablauf |
Ablauf und Kampagnen, die nicht gelöscht werden
Die Rückrufe laufen von selbst ab: Das System prüft es alle 15 Minuten, sodass sich niemand daran erinnern muss, sie zu schließen. Und eine bereits versendete Kampagne kann nicht gelöscht werden, weil sie ein Nachweis ist. Wenn später belegt werden muss, was getan wurde, ist die Kampagne noch da.
Wenn jemand den Code nicht erhält
Es kommt vor: eine falsch geschriebene E-Mail, ein volles Postfach. Die Personalabteilung sieht einen Hinweis, «Der Code kommt nicht an…», neben dieser Person, um rechtzeitig handeln zu können, statt es erst am Tag des Kampagnenstarts zu erfahren.
Was ADRI tut und was nicht
ADRI greift weder in den Versand noch in das Dokument ein. Der Versand, der Code und die Signatur folgen einem festen Prozess, ohne dass künstliche Intelligenz im Spiel ist. Das Einzige, was ADRI tun kann, wenn darum gebeten wird, ist, Vorlagenentwürfe vorzuschlagen, um den Rückruf zu verfassen; die Person aus dem Personalwesen prüft sie und entscheidet.
Ein Beispiel zur Veranschaulichung
Denk an ein Unternehmen für Obstverarbeitung, das im Oktober die Saison eröffnet. Die Personalverantwortliche öffnet Rückrufe, erstellt die Kampagne, wählt die Personen aus, die sie zurückrufen muss, und versendet. Am selben Nachmittag weiß sie, wer den Code nicht erhalten hat, und kann handeln; jede Öffnung, Signatur oder Ablehnung wird im Register festgehalten.
Wenn die Tage vergehen und jemand nicht antwortet, läuft der Rückruf von selbst ab und dieser Ablauf wird ebenfalls festgehalten. Wenn später jemand fragt, was mit dieser Person passiert ist, steht die Antwort im Register, mit Datum und Fingerabdruck.
Warum der Nachweis so wichtig ist
Ein Rückruf ohne Nachweis ist ein Gespräch, das nur in der Erinnerung dessen existiert, der es geführt hat. Mit diesem Prozess kann das Unternehmen zeigen, dass es den Rückruf versendet hat, dass die Person ihn mit ihren eigenen Daten geöffnet hat und dass sie geantwortet hat, indem sie angenommen oder abgelehnt hat. Die Person wiederum erhält einen klaren und einfachen Prozess und ist nicht darauf angewiesen, dass jemand sie telefonisch erreicht.
Und da das Register nicht zulässt, dass Notiertes gelöscht oder geändert wird, hängt der Nachweis nicht vom guten Glauben irgendjemandes ab, weder von deinem noch von unserem.
Was du zur Hand haben solltest
- Aktuelle Kontaktdaten — eine korrekte E-Mail-Adresse jeder Person sorgt dafür, dass der Code ankommt; der Hinweis «Der Code kommt nicht an…» hilft dir, das zu erkennen.
- Der DNI oder NIE jeder Person — das gibt sie ein, um ihren Link zu öffnen.
- Der geprüfte Text des Rückrufs — wenn du ADRI um einen Vorlagenentwurf bittest, prüfe ihn immer, bevor du ihn versendest.
- Die Zustimmung deines Arbeitsrechtsberaters — zu Fristen, Form und Bedingungen deines Tarifvertrags.
Bevor du beginnst
BionicAdri gibt dir das Werkzeug, um den Rückruf zu versenden, die Antwort zu erfassen und den Nachweis aufzubewahren. Die Bedingungen des Rückrufs (Fristen, Form, Reihenfolge) hängen von deinem Tarifvertrag und deiner Situation ab. Dies ist keine Rechtsberatung: Kläre sie mit deinem Arbeitsrechtsberater.
Wenn du sehen möchtest, wie es funktioniert, fordere eine Demo an oder schreib uns an [email protected]. Du kannst auch nachlesen, wie die Arbeitszeit im Leitfaden zu Personalwesen und Zeiterfassung erfasst wird.
- Unbefristete Saisonkräfte
- Rückrufe
- RRHH
- Elektronische Signatur
- Zustellnachweis