Problema fiecărui sezon
Agricultură, ospitalitate, logistică, turism: multe companii lucrează pe sezoane și au angajați fijos discontinuos. La începutul fiecărei campanii, trebuie chemate una câte una. Dacă chemarea se face prin telefon sau printr-un mesaj izolat, apoi este dificil de dovedit cine l-a primit, când l-a deschis și ce a răspuns.
Cu BionicAdri, convocarea devine un proces cu amprentă: fiecare pas rămâne înregistrat și nimeni nu îl poate schimba după aceea.
Unde este și cine îl vede
Ecranul este în Gestionare Resurse Umane → Convocări. Îl vede doar rolul Resurse Umane (și super administratorul). Nici administratorii, nici managerii nu au acces, intenționat: este informație profesională delicată și este bine ca aceasta să fie gestionată de cine trebuie.
Cum funcționează, pas cu pas
1. Resurse Umane creează campania
Resurse Umane creează o campanie de convocare și alege cui se trimite. Fiecare persoană primește propriul link personal, prin e-mail. Dacă nu are e-mail, îi ajunge prin WhatsApp.
2. Persoana deschide linkul cu două date
Pentru a deschide convocarea, persoana scrie DNI sau NIE și un cod de 6 cifre. Codul ajunge prin e-mail; prin WhatsApp doar dacă persoana nu are e-mail sau e-mailul eșuează.
Astfel, chiar dacă cineva retransmite linkul sau se uită peste umăr la el, nu îl poate deschide fără cele două date. Dacă ceva nu se potrivește (link expirat, DNI incorect, cod greșit), mesajul este întotdeauna același: „Nevalid sau expirat”. Nu se oferă niciun indiciu despre ce a eșuat.
3. Semnează acceptarea sau o respinge
Persoana citește convocarea și semnează acceptarea sau o respinge. Există un detaliu important: linkul se consumă la semnare sau respingere, niciodată la deschidere. Dacă cineva deschide linkul, rămâne la jumătate și revine mai târziu, poate încă răspunde.
Dovada: un registru care nu se rescrie
Tot ce se întâmplă rămâne înregistrat: trimiterea, deschiderea, semnarea, respingerea și expirarea. Acel registru are două proprietăți:
- Doar inserare — se pot adăuga înregistrări, dar nu se pot modifica sau șterge cele care există deja.
- Înlănțuit cu amprente — fiecare înregistrare are o amprentă care depinde de cea anterioară. Dacă cineva ar încerca să modifice una, lanțul s-ar rupe și s-ar vedea.
În plus, registrul protejează datele personale: DNI, tokenul linkului și codul nu se salvează niciodată nici în acel registru, nici în loguri.
| Moment | Rămâne înregistrat |
|---|---|
| Resurse Umane trimite convocarea | Trimitere |
| Persoana deschide linkul | Deschidere |
| Persoana semnează | Semnarea acceptării |
| Persoana refuză | Refuz |
| Trece termenul fără răspuns | Expirare |
Expirare și campanii care nu se șterg
Convocările expiră singure: sistemul le verifică la fiecare 15 minute, așa că nimeni nu trebuie să-și amintească să le închidă. Iar o campanie deja trimisă nu poate fi ștearsă, pentru că este dovadă. Dacă după un timp trebuie să demonstrezi ce s-a făcut, campania este încă acolo.
Dacă cuiva nu îi ajunge codul
Se întâmplă: un e-mail scris greșit, o cutie poștală plină. Resursele umane văd un avertisment, «Nu îi ajunge codul…», lângă acea persoană, pentru a putea acționa la timp în loc să afle în ziua în care începe campania.
Ce face ADRI și ce nu
ADRI nu intervine în trimitere sau în document. Trimiterea, codul și semnătura urmează un proces fix, fără inteligență artificială implicată. Singurul lucru pe care ADRI îl poate face, dacă i se cere, este să propună proiecte de șablon pentru redactarea convocării; persoana de la resurse umane le verifică și decide.
Un exemplu pentru a-ți imagina
Gândește-te la o companie de ambalare a fructelor care deschide campania în octombrie. Responsabilul de resurse umane intră în Convocări, creează campania, alege persoanele pe care trebuie să le convoace și trimite. În aceeași după-amiază știe cui nu i-a ajuns codul și poate acționa, iar fiecare deschidere, semnătură sau refuz este notat în registru.
Dacă trec zilele și cineva nu răspunde, convocarea expiră singură, iar această expirare este și ea notată. Când mai târziu cineva întreabă ce s-a întâmplat cu acea persoană, răspunsul este în registru, cu data și amprenta sa.
De ce contează atât de mult dovada
O convocare fără dovadă este o conversație care există doar în memoria celui care a avut-o. Cu acest proces, compania poate arăta că a trimis convocarea, că persoana a deschis-o cu propriile date și că a răspuns, acceptând sau refuzând. Persoana, la rândul ei, primește un proces clar și simplu și nu depinde de faptul că cineva reușește să o contacteze telefonic.
Și pentru că registrul nu permite ștergerea sau modificarea a ceea ce s-a notat, dovada nu depinde de buna-credință a nimănui, nici a ta, nici a noastră.
Ce este bine să ai la îndemână
- Date de contact actualizate — un e-mail corect al fiecărei persoane evită ca codul să nu ajungă; avertismentul «Nu îi ajunge codul…» te ajută să-l detectezi.
- DNI-ul sau NIE-ul fiecărei persoane — este ceea ce va scrie pentru a-și deschide linkul.
- Textul convocării revizuit — dacă îi ceri lui ADRI un proiect de șablon, verifică-l întotdeauna înainte de a-l trimite.
- Avizul consilierului tău de muncă — privind termenele, forma și condițiile din convenția ta colectivă.
Înainte de a începe
BionicAdri îți oferă instrumentul pentru a trimite, a colecta răspunsul și a păstra dovada. Condițiile convocării (termene, formă, ordine) depind de convenția ta colectivă și de situația ta. Acesta nu este consultanță juridică: consultă-le cu consilierul tău de muncă.
Dacă vrei să-l vezi funcționând, solicită o demonstrație sau scrie-ne la [email protected]. Poți vedea și cum se înregistrează timpul de lucru în ghidul de resurse umane și pontaj.
- Fijos discontinuos
- Convocări
- RRHH
- Semnătură electronică
- Dovadă de livrare