Când primești un e-mail comercial, primul lucru la care te uiți este cine îl trimite. Dacă vine de la «ventas@», de obicei îl ștergi. Dacă vine de la o persoană cu nume, care scrie așa cum ar scrie un coleg din același domeniu, uneori îl citești. Această diferență, atât de simplă, stă la baza modului în care organizăm acum CRM-ul BionicAdri.
Problema cutiei de e-mail comune
Multe CRM-uri trimit totul dintr-un singur cont și într-un singur ritm: același expeditor pentru toți agenții comerciali, același orar, același text cu numele schimbat. Are trei defecte.
- Sună a campanie. Cine primește o sută de e-mailuri identice de la o singură adresă le recunoaște imediat.
- Un singur expeditor suportă tot. Dacă acel cont trimite prea mult, reputația sa are de suferit și mesajele nu mai ajung pentru întreaga echipă.
- Nimeni nu își asumă responsabilitatea. Când contactul răspunde, răspunsul ajunge într-o cutie de e-mail care nu este a nimănui anume.
De aceea, în CRM-ul pe agent comercial, fiecare persoană din echipă lucrează cu propriile sale resurse.
Ce se schimbă când fiecare agent comercial trimite din contul propriu
Cutia sa de e-mail. Mesajele pleacă din e-mailul personal al fiecărui agent comercial, cu numele său. Se conectează din chiar e-mailul platformei, cu Microsoft 365 sau Google fără a introduce parola, sau cu o parolă de aplicație. Dacă cineva nu are încă o cutie de e-mail conectată, mesajul său așteaptă. Doar dacă tu decizi, acel mesaj poate pleca prin e-mailul general al companiei.
Limita sa zilnică. Fiecare agent comercial are limita lui, stabilită de managerul său, iar doar primele contactări contează. Urmăririile nu consumă din limită. Astfel, nimeni nu consumă cota altcuiva, iar volumul fiecărui expeditor rămâne sub control.
Calendarul său. Fiecare trimite doar în intervalul său de lucru: respectă sărbătorile legale, concediile și tura sa. Weekendul este închis, cu excepția cazului în care agentul comercial are tură sau îl deschide manual. Un e-mail care ajunge la mijlocul după-amiezii într-o marți pare trimis de o persoană; unul care ajunge într-o duminică la trei dimineața, nu.
Nimic din toate acestea nu este magie. Este ceea ce ar face orice echipă comercială bine organizată. Diferența este că aici platforma aplică asta pentru fiecare persoană, fără ca cineva să trebuiască să-și amintească.
Un script, trei încercări și vocea fiecăruia
Compania scrie un script general: cine sunteți, ce vindeți, cum să investigați contactul și ce este interzis. Apoi există o casetă pentru fiecare încercare, până la trei, care spune ce trebuie făcut la prima, la a doua și la a treia și prin ce canale: e-mail, WhatsApp sau LinkedIn.
Fiecare agent comercial poate schimba doar ce vrea. Ce lasă gol preia din scriptul companiei. Iar variabilele, cum ar fi numele său, funcția sa, numele companiei contactului sau orașul său, sunt înlocuite înainte ca IA să citească ceva. Astfel, același script servește întregii echipe, iar fiecare mesaj este semnat de cel care îl trimite.
Între o încercare și următoarea trec zilele pe care le stabilești tu. Dacă contactul răspunde, secvența se oprește. Dacă nu, după ultima încercare și termenul pe care l-ai setat, trece la «Pierdut», iar tu poți decide dacă se reîncearcă mai târziu.
Drafturi: IA pregătește, persoana decide
Iată partea cea mai apreciată. ADRI nu scrie și trimite imediat. Pregătește fiecare încercare o singură dată, poate cerceta înainte site-ul contactului sau profilul său profesional și lasă un draft cu câteva note despre motivul pentru care a scris ce a scris. Draftul își așteaptă rândul.
Fiecare agent de vânzări alege cât vrea să intervină. Dacă activează «verific eu fiecare draft», tot ce pregătește ADRI așteaptă aprobarea lui în ecranul «Astăzi». De acolo poate edita, elimina sau aproba unul câte unul, sau poate marca mai multe și le poate aproba dintr-o dată. Recomandăm să facă asta în prima săptămână, până când capătă încredere în ton.
Chiar dacă nu activează acea opțiune, există situații în care draftul rămâne să aștepte o persoană: un gol necompletat în text, un e-mail fără subiect, un canal fără date sau un destinatar care s-a dezabonat. În caz de îndoială, nu pleacă.
Și un draft expiră. Dacă respectivul contact răspunde, își schimbă starea, se dezabonează, e-mailul îi este returnat sau trec șapte zile fără să plece, draftul respectiv nu mai este trimis. Iar dacă leadul trece la alt agent de vânzări, draftul nu pleacă cu semnătura celui anterior: se pregătește din nou pentru noul agent.
Ce vede cel care gestionează
Ecranul «Astăzi» rezumă ziua într-o frază: câte prime contacte pleacă astăzi, câți au răspuns ieri și câte drafturi așteaptă aprobarea. Dedesubt, un rând pe agent de vânzări cu ce are peste plafonul său și când îi vine următorul rând, și răspunsurile din ultimele zile. Analizele pe agent de vânzări permit să vezi cine obține răspunsuri și la a câta încercare, fără să amesteci ce face sistemul cu ce închide fiecare persoană.
Un agent de vânzări vede doar partea lui. Cine gestionează vede întreaga echipă. Iar leadurile fără proprietar se împart între agenții de vânzări cu cele mai puține leaduri deschise; nu i se ia niciodată un lead cuiva care este activ.
Înainte de primul mesaj: date verificate
O trimitere bună începe înainte de a scrie. ADRI completează mai întâi fișa companiei și verifică dacă există căsuța poștală către care urmează să scrie, nu doar dacă domeniul răspunde. Elimină domeniile care nu mai există, folosește surse oficiale din țara fiecărei companii și nu inventează cifre: dacă nu găsește o informație fiabilă, o lasă necompletată. În plus, platforma scrie doar la adrese de companie, nu la e-mail personal.
Aceasta reduce returnările, care sunt unul dintre lucrurile care dăunează cel mai mult reputației unui expeditor, și evită mesaje absurde de genul «am văzut că facturați atâtea milioane» cu un număr inventat.
Limite oneste
- Un e-mail scris de om nu garantează un răspuns. Ce se îmbunătățește este probabilitatea ca mesajul să ajungă și să fie citit, nu interesul contactului.
- Înainte să plece ceva, fiecare agent de vânzări acceptă o notificare legală. Expeditorul este compania ta, iar responsabilitatea trimiterii îi revine. Dacă vrei să contactezi într-o țară nouă, consultă-te cu consilierul tău juridic.
- Dacă persoana nu verifică drafturile și le lasă să fie trimise singure, calitatea depinde de script. Un script vag produce mesaje vagi.
Dacă vrei să vezi ansamblul, este pe pagina CRM cu IA și WhatsApp. În articolul despre pipeline-ul de vânzări cu ADRI explicăm ciclul complet al unui contact, de la captare până la închidere. Iar pentru a planifica vizite la aceiași clienți ai harta clienților și planul de vizite.
Următorul pas
Vrei să vezi cum ar arăta cu echipa ta comercială? Solicită o demonstrație și îți arătăm cum ADRI pregătește drafturi cu datele tale reale.
- CRM
- Vânzări
- Livrabilitate
- ADRI