Quand vous recevez un e-mail commercial, la première chose que vous regardez est qui l’envoie. S’il vient de « ventas@ », on le supprime généralement. S’il vient d’une personne avec un nom, qui écrit comme écrirait un collègue du secteur, parfois vous le lisez. Cette différence, si simple, est l’idée de la façon dont nous organisons désormais le CRM de BionicAdri.
Le problème de la boîte mail commune
Beaucoup de CRM envoient tout depuis un compte unique et à un rythme unique : le même expéditeur pour tous les commerciaux, le même horaire, le même texte avec le nom changé. Cela présente trois défauts.
- Ça sent la campagne. Celui qui reçoit cent e-mails identiques d’une seule adresse les reconnaît immédiatement.
- Un seul expéditeur porte tout. Si ce compte envoie trop, sa réputation en souffre et les messages cessent d’arriver pour toute l’équipe.
- Personne n’en assume la responsabilité. Quand le contact répond, la réponse tombe dans une boîte mail qui n’est celle de personne en particulier.
C’est pourquoi, dans le CRM par commercial, chaque personne de l’équipe travaille avec ses propres moyens.
Ce qui change quand chaque commercial envoie avec ses propres moyens
Sa boîte mail. Les messages partent de l’adresse e-mail personnelle de chaque commercial, avec son nom. On la connecte depuis la messagerie de la plateforme elle-même, avec Microsoft 365 ou Google sans donner le mot de passe, ou avec un mot de passe d’application. Si quelqu’un n’a pas encore de boîte connectée, son message attend. Ce n’est que si vous le décidez que ce message peut partir via l’adresse e-mail générale de l’entreprise.
Son plafond quotidien. Chaque commercial a le sien, fixé par son responsable, et seuls les premiers contacts comptent. Les relances ne consomment pas de plafond. Ainsi, personne ne mange le quota d’un autre et le volume de chaque expéditeur reste sous contrôle.
Son calendrier. Chacun n’envoie que dans sa plage de travail : il respecte ses jours fériés, ses congés et son horaire. Le week-end est fermé, sauf si le commercial est de service ou s’il l’ouvre manuellement. Un e-mail qui arrive en milieu d’après-midi un mardi semble venir d’une personne ; un e-mail qui arrive un dimanche à trois heures du matin, non.
Rien de tout cela n’est magique. C’est ce que ferait n’importe quelle équipe commerciale bien organisée. La différence, c’est qu’ici, la plateforme l’applique pour chaque personne, sans que personne n’ait besoin d’y penser.
Un script, trois tentatives et la voix de chacun
L’entreprise rédige un script général : qui vous êtes, ce que vous vendez, comment se renseigner sur le contact et ce qui est interdit. Ensuite, il y a un champ pour chaque tentative, jusqu’à trois, qui indique quoi faire dans la première, dans la deuxième et dans la troisième, et par quels canaux : e-mail, WhatsApp ou LinkedIn.
Chaque commercial peut ne changer que ce qu’il souhaite. Ce qu’il laisse vide est hérité du script de l’entreprise. Et les variables, comme son nom, son poste, le nom de l’entreprise du contact ou sa ville, sont remplacées avant que l’IA ne lise quoi que ce soit. Ainsi, un même script sert à toute l’équipe et chaque message est signé par celui qui l’envoie.
Entre une tentative et la suivante, il s’écoule le nombre de jours que vous définissez. Si le contact répond, la séquence s’arrête. Sinon, après la dernière tentative et le délai que vous avez fixé, il passe à « Perdu », et vous pouvez décider de réessayer plus tard.
Brouillons : l’IA prépare, la personne décide
Voici la partie que l’on apprécie le plus. ADRI n’écrit pas et n’envoie pas aussitôt. Elle prépare chaque tentative une seule fois, peut au préalable consulter le site web du contact ou son profil professionnel, et laisse un brouillon avec quelques notes expliquant pourquoi elle a écrit ce qu’elle a écrit. Le brouillon attend son tour.
Chaque commercial choisit à quel point il veut intervenir. S'il active « je relis chaque brouillon », tout ce qu'ADRI prépare attend son approbation sur l'écran « Aujourd'hui ». De là, il peut modifier, écarter ou approuver un par un, ou en sélectionner plusieurs et les approuver en une fois. Nous recommandons de le faire la première semaine, jusqu'à avoir confiance dans le ton.
Même si vous n'activez pas cette option, il y a des situations dans lesquelles le brouillon reste en attente d'une personne : un espace à remplir dans le texte, un e-mail sans objet, un canal sans donnée ou un destinataire qui s'est désabonné. En cas de doute, il ne part pas.
Un brouillon expire aussi. Si le contact répond, change de statut, se désabonne, si son e-mail rebondit ou si sept jours passent sans qu'il soit envoyé, ce brouillon n'est plus envoyé. Et si le lead change de commercial, le brouillon ne part pas avec la signature du précédent : il est préparé à nouveau pour le nouveau.
Ce que voit la personne qui gère
L'écran « Aujourd'hui » résume la journée en une phrase : combien de premiers contacts partent aujourd'hui, combien ont répondu hier et combien de brouillons attendent une validation. En dessous, une ligne par commercial avec ce qu'il a réalisé par rapport à son plafond et le moment de son prochain tour, ainsi que les réponses des derniers jours. Les analyses par commercial permettent de voir qui obtient des réponses et avec quel essai, sans mélanger ce que fait le système avec ce que conclut chaque personne.
Un commercial ne voit que ce qui lui appartient. La personne qui gère voit toute l'équipe. Et les leads sans propriétaire sont répartis entre les commerciaux ayant le moins de leads ouverts ; on ne retire jamais un lead à quelqu'un qui est actif.
Avant le premier message : des données vérifiées
Un bon envoi commence avant d'écrire. ADRI complète d'abord la fiche de l'entreprise et vérifie que la boîte aux lettres à laquelle elle va écrire existe, pas seulement que le domaine répond. Elle écarte les domaines qui n'existent plus, utilise des sources officielles du pays de chaque entreprise et n'invente pas de chiffres : si elle ne trouve pas de donnée fiable, elle laisse vide. De plus, la plateforme n'écrit qu'à des adresses d'entreprise, pas à une adresse personnelle.
Cela réduit les rebonds, qui sont l'une des choses qui nuisent le plus à la réputation d'un expéditeur, et évite les messages absurdes du type « j'ai vu que vous facturez tant de millions » avec un chiffre inventé.
Limites honnêtes
- Un e-mail humain ne garantit pas une réponse. Ce qui s'améliore, c'est la probabilité que le message arrive et soit lu, pas l'intérêt du contact.
- Avant que quoi que ce soit ne parte, chaque commercial accepte une mention légale. L'expéditeur est votre entreprise et la responsabilité de l'envoi lui incombe. Si vous allez contacter dans un nouveau pays, consultez votre conseiller juridique.
- Si la personne ne relit pas les brouillons et les laisse partir seuls, la qualité dépend du script. Un script vague produit des messages vagues.
Si vous voulez voir l'ensemble, il est sur la page du CRM avec IA et WhatsApp. Dans l'article sur le pipeline de ventes avec ADRI, nous expliquons le cycle complet d'un contact, de l'acquisition à la conclusion. Et pour planifier des visites chez ces mêmes clients, vous avez la carte des clients et plan de visites.
Étape suivante
Vous voulez voir ce que cela donnerait avec votre équipe commerciale ? Demandez une démo et nous vous montrons ADRI préparant des brouillons avec vos propres données réelles.
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