Wenn du eine geschäftliche E-Mail erhältst, schaust du zuerst darauf, wer sie sendet. Wenn sie von „ventas@“ kommt, ist es normal, sie zu löschen. Wenn sie von einer Person mit Namen kommt, die schreibt, wie ein Branchenkollege schreiben würde, liest du sie manchmal. Dieser so einfache Unterschied ist die Idee dahinter, wie wir das CRM von BionicAdri jetzt organisieren.
Das Problem des gemeinsamen Postfachs
Viele CRMs versenden alles von einem einzigen Konto und in einem einzigen Rhythmus: derselbe Absender für alle Vertriebsmitarbeiter, dieselbe Uhrzeit, derselbe Text mit geändertem Namen. Das hat drei Nachteile.
- Es klingt nach einer Kampagne. Wer hundert gleiche E-Mails von einer einzigen Adresse erhält, erkennt sie sofort.
- Ein einziger Absender trägt alles. Wenn dieses Konto zu viel versendet, leidet sein Ruf, und für das gesamte Team kommt nichts mehr an.
- Niemand fühlt sich verantwortlich. Wenn der Kontakt antwortet, landet die Antwort in einem Postfach, das zu niemandem konkret gehört.
Deshalb arbeitet im CRM pro Vertriebsmitarbeiter jede Person im Team mit ihrem eigenen Bereich.
Was sich ändert, wenn jeder Vertriebsmitarbeiter mit seinem eigenen Postfach versendet
Sein Postfach. Die Nachrichten gehen aus der persönlichen E-Mail-Adresse jedes Vertriebsmitarbeiters heraus, mit seinem Namen. Es wird direkt aus der E-Mail-Funktion der Plattform verbunden, mit Microsoft 365 oder Google ohne Passwortangabe, oder mit einem App-Passwort. Wenn jemand noch kein Postfach verbunden hat, wartet seine Nachricht. Nur wenn du es entscheidest, kann diese Nachricht über die allgemeine Firmen-E-Mail-Adresse versendet werden.
Sein Tageslimit. Jeder Vertriebsmitarbeiter hat sein eigenes, das von seiner Führungskraft festgelegt wird, und nur Erstkontakte zählen. Follow-ups verbrauchen kein Limit. So nimmt niemand einem anderen das Kontingent weg, und das Volumen jedes Absenders bleibt unter Kontrolle.
Sein Kalender. Jeder versendet nur innerhalb seines Arbeitsfensters: Es werden seine Feiertage, sein Urlaub und seine Schicht berücksichtigt. Das Wochenende ist geschlossen, es sei denn, der Vertriebsmitarbeiter hat Schicht oder öffnet es manuell. Eine E-Mail, die an einem Dienstag am späten Nachmittag ankommt, wirkt wie von einem Menschen; eine, die an einem Sonntag um drei Uhr morgens ankommt, nicht.
Nichts davon ist Magie. Es ist das, was jedes gut organisierte Vertriebsteam tun würde. Der Unterschied ist, dass die Plattform es hier für jede Person anwendet, ohne dass jemand daran denken muss.
Ein Skript, drei Versuche und die Stimme jedes Einzelnen
Das Unternehmen schreibt ein allgemeines Skript: wer ihr seid, was ihr verkauft, wie der Kontakt recherchiert wird und was verboten ist. Danach gibt es ein Feld für jeden Versuch, bis zu drei, das sagt, was beim ersten, beim zweiten und beim dritten zu tun ist und über welche Kanäle: E-Mail, WhatsApp oder LinkedIn.
Jeder Vertriebsmitarbeiter kann nur das ändern, was er möchte. Was er leer lässt, übernimmt er aus dem Skript des Unternehmens. Und die Variablen wie sein Name, seine Position, der Name des Unternehmens des Kontakts oder seine Stadt werden ersetzt, bevor die KI überhaupt etwas liest. So dient dasselbe Skript dem gesamten Team, und jede Nachricht wird von demjenigen unterzeichnet, der sie versendet.
Zwischen einem Versuch und dem nächsten vergehen die Tage, die du festlegst. Wenn der Kontakt antwortet, stoppt die Sequenz. Wenn nicht, wechselt er nach dem letzten Versuch und der von dir festgelegten Frist zu „Verloren“, und du kannst entscheiden, ob später ein neuer Versuch unternommen wird.
Entwürfe: Die KI bereitet vor, der Mensch entscheidet
Hier ist der Teil, der am meisten geschätzt wird. ADRI schreibt nicht einfach los und feuert ab. Er bereitet jeden Versuch nur einmal vor, kann vorher die Website des Kontakts oder sein berufliches Profil recherchieren und hinterlässt einen Entwurf mit ein paar Notizen, warum er geschrieben hat, was er geschrieben hat. Der Entwurf wartet auf seinen Einsatz.
Jeder Vertriebsmitarbeiter entscheidet, wie stark er eingreifen möchte. Wenn er „jeden Entwurf selbst prüfen“ aktiviert, wartet alles, was ADRI vorbereitet, in der Ansicht „Heute“ auf seine Freigabe. Von dort aus kann er einzeln bearbeiten, verwerfen oder freigeben oder mehrere markieren und auf einmal freigeben. Wir empfehlen, das in der ersten Woche so zu machen, bis man dem Ton vertraut.
Auch wenn diese Option nicht aktiviert ist, gibt es Situationen, in denen der Entwurf auf eine Person wartet: eine unausgefüllte Lücke im Text, eine E-Mail ohne Betreff, ein Kanal ohne Angabe oder ein Empfänger, der sich abgemeldet hat. Im Zweifel geht er nicht raus.
Auch ein Entwurf kann verfallen. Wenn der Kontakt antwortet, seinen Status ändert, sich abmeldet, seine E-Mail zurückkommt oder sieben Tage ohne Versand vergehen, wird dieser Entwurf nicht mehr versendet. Und wenn der Lead den Vertriebsmitarbeiter wechselt, geht der Entwurf nicht mit der Signatur des vorherigen raus: Er wird für den neuen neu vorbereitet.
Was Verwaltende sehen
Der Bildschirm „Heute“ fasst den Tag in einem Satz zusammen: wie viele Erstkontakte heute rausgehen, wie viele gestern geantwortet haben und wie viele Entwürfe auf Freigabe warten. Darunter eine Zeile pro Vertriebsmitarbeiter mit dem, was er bisher im Verhältnis zu seinem Limit erreicht hat, und wann er als Nächstes an der Reihe ist, sowie den Antworten der letzten Tage. Die Analysen pro Vertriebsmitarbeiter zeigen, wer Antworten erzielt und mit welchem Versuch, ohne zu vermischen, was das System tut und was jede Person abschließt.
Ein Vertriebsmitarbeiter sieht nur seine eigenen Dinge. Wer verwaltet, sieht das gesamte Team. Und Leads ohne Besitzer werden unter den Vertriebsmitarbeitern mit den wenigsten offenen Leads verteilt; einem aktiven Mitarbeiter wird niemals ein Lead weggenommen.
Vor der ersten Nachricht: geprüfte Daten
Ein guter Versand beginnt vor dem Schreiben. ADRI füllt zuerst die Unternehmensdaten aus und prüft, ob das Postfach, an das geschrieben werden soll, tatsächlich existiert – nicht nur, ob die Domain antwortet. ADRI verwirft Domains, die es nicht mehr gibt, nutzt offizielle Quellen des jeweiligen Unternehmenslandes und erfindet keine Zahlen: Wenn keine verlässliche Angabe gefunden wird, bleibt sie leer. Außerdem schreibt die Plattform nur an Firmenadressen, nicht an persönliche E-Mail-Adressen.
Das reduziert Bounces, die zu den Dingen gehören, die den Ruf eines Absenders am stärksten schädigen, und verhindert absurde Nachrichten wie „ich habe gesehen, dass ihr so und so viele Millionen umsetzt“ mit einer erfundenen Zahl.
Ehrliche Grenzen
- Eine menschlich geschriebene E-Mail garantiert keine Antwort. Was sich verbessert, ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Nachricht ankommt und gelesen wird, nicht das Interesse des Kontakts.
- Bevor irgendetwas rausgeht, akzeptiert jeder Vertriebsmitarbeiter einen rechtlichen Hinweis. Absender ist dein Unternehmen und die Verantwortung für den Versand liegt bei ihm. Wenn du in einem neuen Land Kontakt aufnehmen willst, sprich es mit deinem Rechtsberater ab.
- Wenn die Person die Entwürfe nicht prüft und sie einfach so rausgehen lässt, hängt die Qualität vom Skript ab. Ein vages Skript führt zu vagen Nachrichten.
Wenn du das Gesamtbild sehen möchtest, findest du es auf der Seite zum CRM mit KI und WhatsApp. Im Artikel zur Vertriebspipeline mit ADRI erklären wir den vollständigen Zyklus eines Kontakts, von der Akquise bis zum Abschluss. Und für die Planung von Besuchen bei genau diesen Kunden gibt es die Kundenkarte und den Besuchsplan.
Nächster Schritt
Möchtest du sehen, wie das mit deinem Vertriebsteam aussehen würde? Fordere eine Demo an und wir zeigen dir ADRI beim Erstellen von Entwürfen mit deinen echten Daten.
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