Un alta de proveedor, la documentación de un candidato, los datos de un cliente para un presupuesto, la inscripción a una formación. Todos tienen lo mismo en común: necesitas datos y archivos de alguien que no trabaja en tu empresa. Los formularios públicos de BionicAdri están pensados para eso.
¿Cómo crear un formulario online con subida de archivos?
En Documentos → Formularios → Nuevo formulario pones el nombre, una descripción para quien rellena y el mensaje de agradecimiento. Después añades los campos, hasta 50 por formulario:
- Texto corto y largo, numérico, correo, teléfono y fecha, cada uno con sus reglas (mínimo, máximo, decimales…).
- DNI, NIE, NIF o CIF con la letra de control comprobada.
- Listas de opciones, varias opciones y casillas de sí o no.
- Ficheros: uno o varios por campo, hasta 10 y hasta 20 MB cada uno, del tipo que elijas.
Se admiten PDF, imágenes (también las fotos HEIC del iPhone), documentos y hojas de Word, Excel y LibreOffice, CSV y texto. Nunca se admiten ZIP, HTML ni SVG, aunque lo pidas, porque son los formatos con los que más fácil es colar algo dañino.
Quien rellena ve los errores al momento, pero quien manda es el servidor: lo que no cumple las reglas no se guarda.
¿Qué ve la persona que rellena?
Una página con el logo y el nombre de tu empresa, la descripción, los campos y el aviso de protección de datos. No tiene que registrarse. Los botones y los avisos salen en su idioma. Si falta algo, se le dice qué campo corregir sin perder lo que escribió. Al terminar ve tu mensaje de agradecimiento y un número de referencia.
El enlace es uno por formulario y lleva una clave larga que no se puede adivinar. Tú lo enciendes y lo apagas cuando quieras. Si se ha difundido más de la cuenta, lo regeneras y el anterior deja de funcionar.
Continuar más tarde, sin perder los archivos
Hay formularios que no se rellenan de una sentada: falta un certificado, hay que buscar un número. Si activas Permitir continuar más tarde, la persona guarda lo que lleva, incluidos los ficheros ya subidos, y recibe un enlace para volver. Si escribe su correo, se le manda también ese enlace, y el correo no se guarda con el borrador.
Lo guardado va cifrado. Los borradores no salen en tus respuestas ni en las exportaciones, y se borran solos a los 180 días desde el último guardado. La propia persona puede borrar lo que guardó cuando quiera.
¿Qué pide el RGPD a un formulario web?
Para poder publicar un formulario tienes que rellenar el bloque Protección de datos:
- Responsable del tratamiento y contacto para ejercer derechos.
- Finalidad: para qué vas a usar los datos.
- Texto de consentimiento, con enlace a tu política de privacidad si quieres. Quien rellena tiene que marcar la casilla, y cada respuesta guarda con qué versión del texto consintió.
- Plazo de conservación en días. Es un máximo: pasado ese plazo, las respuestas y sus ficheros se borran solos cada noche.
La página pública siempre muestra el aviso completo; no se puede quitar. Y si alguien te pide sus datos o que los borres, quien gestiona los formularios puede buscarlo por correo, teléfono o DNI en todos los formularios, exportar lo suyo o borrar su respuesta con un motivo.
Este texto es orientativo: la base legal y los plazos concretos de tu tratamiento los decide tu empresa, con su asesor si hace falta.
Archivos de desconocidos que nunca se abren sin aislar
Un formulario público recibe ficheros de cualquiera. Por eso nunca se publican ni se abren en el servidor sin protección. Cuando hace falta leer su texto, el programa que lo abre trabaja en una zona aislada: sin internet, sin ver la red interna ni las claves del servidor ni el resto de ficheros de la empresa, y con límites de tiempo y de memoria. Si esa zona no se puede crear, el fichero no se lee. Tú los descargas desde la aplicación, nunca se abren en la pantalla.
Además, la página lleva trampas para robots que una persona no nota y topes de envíos por conexión, por formulario y por día.
Respuestas ordenadas y exportación a Excel o ZIP
En Respuestas ves un resumen (totales, respuestas por opción, mínimo, máximo y media de los números), filtros por fecha y por cualquier campo, y avisos útiles: respuestas nuevas, posibles repetidas por el mismo correo o DNI, obligatorios vacíos o respuestas que se borrarán por plazo en 7 días.
- Exportar a Excel: una fila por respuesta y una columna por campo, al momento.
- Exportar ZIP con ficheros: el Excel más una carpeta por respuesta con sus archivos. Se prepara en segundo plano, te avisa cuando está listo y se borra del servidor a los 7 días.
Pasar las respuestas al chat de ADRI
El botón Pasar al chat abre una conversación con ADRI ya escrita, por ejemplo «lee la respuesta 123 y dime qué contiene». Los datos no se copian al chat: ADRI los lee del formulario cuando hace falta, también el texto de los PDF, Word o Excel subidos. Solo ve los formularios que tú puedes ver, y cada lectura queda apuntada a tu nombre.
Lo que escribió el público nunca le da órdenes a ADRI: lo trata como información de un tercero. Y hay topes por tarea para que nadie pueda hacerle volcar un formulario entero.
¿Quién puede crear y ver formularios?
Por defecto, crean y gestionan formularios el super-administrador, el administrador y dirección; RRHH, oficina, comercial y empleados pueden recibir acceso a formularios concretos. El administrador puede cambiarlo en Roles. El módulo viene apagado y se enciende desde el marketplace de módulos.
Más en formularios online, en selección de candidatos y CV y en seguridad y cumplimiento, o pide una demo.
Preguntas frecuentes
¿La persona que rellena necesita registrarse?
No. Abre el enlace del formulario, lo rellena, marca el consentimiento y lo envía. Al terminar ve un número de referencia.
¿Qué archivos se pueden subir?
PDF, imágenes (también HEIC del iPhone), documentos y hojas de Word, Excel y LibreOffice, CSV y texto, hasta 20 MB cada uno y 10 por campo. Nunca ZIP, HTML ni SVG.
¿Cuánto tiempo se guardan las respuestas?
El plazo que pongas en cada formulario, que es un máximo. Pasado ese plazo, las respuestas y sus ficheros se borran solos.
¿Puede ADRI leer los archivos subidos?
Sí, el texto de PDF, Word, Excel e imágenes con texto, siempre en una zona aislada y solo si tú puedes ver ese formulario.
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