Formulários online com upload de ficheiros e RGPD: adeus ao Excel que volta meio preenchido

Um registo de fornecedor, a documentação de um candidato, os dados de um cliente para um orçamento, a inscrição numa formação. Todos têm o mesmo em comum: precisas de dados e ficheiros de alguém que não trabalha na tua empresa. Os formulários públicos da BionicAdri foram pensados para isso.

Como criar um formulário online com carregamento de ficheiros?

Em Documentos → Formulários → Novo formulário colocas o nome, uma descrição para quem preenche e a mensagem de agradecimento. Depois adicionas os campos, até 50 por formulário:

• Texto curto e longo, numérico, e-mail, telefone e data, cada um com as suas regras (mínimo, máximo, decimais…).
• DNI, NIE, NIF ou CIF com a letra de controlo verificada.
• Listas de opções, várias opções e caixas de sim ou não.
• Ficheiros: um ou vários por campo, até 10 e até 20 MB cada um, do tipo que escolheres.

Aceitam-se PDF, imagens (também as fotos HEIC do iPhone), documentos e folhas de Word, Excel e LibreOffice, CSV e texto. Nunca se aceitam ZIP, HTML nem SVG, mesmo que o peças, porque são os formatos com que é mais fácil introduzir algo prejudicial.

Quem preenche vê os erros no momento, mas quem manda é o servidor: o que não cumpre as regras não é guardado.

O que vê a pessoa que preenche?

Uma página com o logótipo e o nome da tua empresa, a descrição, os campos e o aviso de proteção de dados. Não precisa de se registar. Os botões e os avisos aparecem no seu idioma. Se faltar algo, é-lhe indicado que campo corrigir sem perder o que escreveu. No final, vê a tua mensagem de agradecimento e um número de referência.

O link é um por formulário e contém uma chave longa que não se pode adivinhar. Tu ativas e desativas quando quiseres. Se tiver sido divulgado mais do que devia, regenera-lo e o anterior deixa de funcionar.

Continuar mais tarde, sem perder os ficheiros

Há formulários que não se preenchem de uma só vez: falta um certificado, é preciso procurar um número. Se ativares Permitir continuar mais tarde, a pessoa guarda o que já introduziu, incluindo os ficheiros já carregados, e recebe um link para voltar. Se escrever o seu e-mail, é-lhe enviado também esse link, e o e-mail não é guardado com o rascunho.

O que está guardado vai cifrado. Os rascunhos não aparecem nas tuas respostas nem nas exportações, e são eliminados automaticamente 180 dias após o último guardado. A própria pessoa pode eliminar o que guardou quando quiser.

O que exige o RGPD a um formulário web?

Para poderes publicar um formulário tens de preencher o bloco Proteção de dados:

• Responsável pelo tratamento e contacto para exercer direitos.
• Finalidade: para que vais usar os dados.
• Texto de consentimento, com link para a tua política de privacidade se quiseres. Quem preenche tem de assinalar a caixa, e cada resposta guarda com que versão do texto consentiu.
• Prazo de conservação em dias. É um máximo: passado esse prazo, as respostas e os seus ficheiros são eliminados automaticamente todas as noites.

A página pública mostra sempre o aviso completo; não se pode remover. E se alguém te pedir os seus dados ou que os elimines, quem gere os formulários pode procurá-lo por e-mail, telefone ou DNI em todos os formulários, exportar os seus dados ou eliminar a sua resposta com um motivo.

Este texto é indicativo: a base legal e os prazos concretos do teu tratamento são decididos pela tua empresa, com o seu assessor se necessário.

Ficheiros de desconhecidos que nunca são abertos sem isolamento

Um formulário público recebe ficheiros de qualquer pessoa. Por isso, nunca são publicados nem abertos no servidor sem proteção. Quando é necessário ler o seu texto, o programa que o abre trabalha numa zona isolada: sem internet, sem ver a rede interna nem as chaves do servidor nem o resto dos ficheiros da empresa, e com limites de tempo e de memória. Se essa zona não puder ser criada, o ficheiro não é lido. Tu descarrega-los a partir da aplicação; nunca são abertos no ecrã.

Além disso, a página tem armadilhas para robôs que uma pessoa não nota e limites de envios por conexão, por formulário e por dia.

Respostas ordenadas e exportação para Excel ou ZIP

Em Respostas vês um resumo (totais, respostas por opção, mínimo, máximo e média dos números), filtros por data e por qualquer campo, e avisos úteis: respostas novas, possíveis duplicadas pelo mesmo email ou DNI, obrigatórios vazios ou respostas que serão apagadas por expiração de prazo em 7 dias.

• Exportar para Excel: uma linha por resposta e uma coluna por campo, de imediato.
• Exportar ZIP com ficheiros: o Excel mais uma pasta por resposta com os respetivos ficheiros. É preparado em segundo plano, avisa-te quando está pronto e é apagado do servidor aos 7 dias.

Passar as respostas para o chat da ADRI

O botão Passar para o chat abre uma conversa com a ADRI já escrita, por exemplo «lê a resposta 123 e diz-me o que contém». Os dados não são copiados para o chat: a ADRI lê-os do formulário quando é necessário, também o texto dos PDF, Word ou Excel carregados. Só vê os formulários que tu podes ver, e cada leitura fica registada no teu nome.

O que o público escreveu nunca dá ordens à ADRI: é tratado como informação de um terceiro. E há limites por tarefa para que ninguém a possa obrigar a despejar um formulário inteiro.

Quem pode criar e ver formulários?

Por predefinição, criam e gerem formulários o superadministrador, o administrador e a direção; RH, escritório, comercial e colaboradores podem receber acesso a formulários específicos. O administrador pode alterá-lo em Funções. O módulo vem desativado e é ativado a partir do marketplace de módulos.

Mais em formulários online, em seleção de candidatos e CV e em segurança e conformidade, ou pede uma demonstração.

Perguntas frequentes

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