Assinar com alguém de fora costuma acabar de duas maneiras: ou imprimes, a pessoa assina, digitaliza e devolve-te o documento desfocado; ou pedes-lhe que se registe numa plataforma que não conhece. Ambas ficam encravadas. O que funciona é a pessoa abrir um link, provar que é ela e assinar. E que fique contigo uma prova que resista.
É possível assinar um documento sem registo?
Sim. Na BionicAdri, em Documentos → Enviar para assinatura, adicionas o destinatário externo com o seu nome e o seu e-mail. Não é criado nenhum utilizador para ele: assina a partir de um link.
Se quiseres, escreves também o seu DNI ou NIE. Se o colocares, a pessoa terá de escrever esse mesmo número para entrar. Se não o colocares, escreverá o seu ao assinar e ficará registado como declarado, ou seja, não comprovado. A página de evidências indica qual dos dois casos ocorreu.
O que faz a pessoa que recebe o link
- Recebe um e-mail da tua empresa com o botão «Ver e assinar o documento».
- Abre o link e vê quem lhe envia o documento e qual é.
- Escreve o seu DNI, NIE ou passaporte.
- Recebe um código de 6 dígitos no mesmo e-mail e escreve-o.
- Lê o documento completo, marca que está de acordo e clica em Assinar. Também pode recusá-lo com um motivo.
- Recebe por e-mail uma cópia assinada e selada que lhe serve de comprovativo.
Desenhar a assinatura com o dedo é opcional. A assinatura vale pelo código, que só foi enviado para o seu e-mail, juntamente com o DNI ou NIE. O traço é um complemento visual.
O link não se gasta ao abri-lo. Vale até ao final do dia da data-limite do documento ou, se não tiver data-limite, 30 dias. Se alguém fizer demasiadas tentativas com o DNI ou com o código, o link é bloqueado, recebes um aviso e apenas Reenviar link gera um novo.
O que fica como prova da assinatura?
Quando todos assinaram, o PDF inclui uma página de evidências: quem assinou, quando, a partir de que IP e a impressão digital do documento original. A assinatura não é pintada por cima do documento, é adicionada no final.
Nessa página, o DNI ou NIE não aparece por inteiro. Surge mascarado, com apenas quatro dígitos visíveis, seguindo o critério da Agência Espanhola de Proteção de Dados. É suficiente para identificar a pessoa sem expor o seu documento a quem veja o PDF.
Depois, o PDF é selado para que qualquer alteração posterior possa ser detetada. Se a tua empresa carregou o seu certificado digital, é selado com ele. Caso contrário, utiliza-se um selo provisório da própria instalação, que deteta alterações embora não identifique a empresa perante terceiros. A assinatura nunca se perde por um problema com o selo.
É uma assinatura eletrónica simples com provas sólidas, não uma assinatura qualificada. Para um contrato especialmente delicado, consulta o teu consultor se precisares de um prestador qualificado.
O que vê entretanto
Na ficha do documento, cada pessoa externa aparece com a etiqueta Externo e o seu estado. Vê se está bloqueada por tentativas, se não lhe chega o convite ou se não lhe chega o código, e pode reenviar o link ou anular o documento. Se o anular, é avisada de que já não tem de fazer nada.
Recibos de vencimento: confirmar que és tu a cada 30 minutos
O outro lado da assinatura são os dados que não devem estar ao alcance de qualquer pessoa. Um recibo de vencimento diz quanto ganha uma pessoa. Por isso, mesmo que tenha iniciado sessão, para ver, pré-visualizar ou descarregar um recibo de vencimento a aplicação pede-lhe «Confirma que és tu».
- Recebe um código de 6 dígitos no email, ou por WhatsApp se não tiver email. Também pode usar a app de autenticação, a impressão digital ou uma chave de segurança.
- Durante 30 minutos, nesse navegador, não volta a ser pedido. Em cima vê «Desbloqueado até às HH:MM» e um botão Bloquear agora para o caso de se levantar do posto.
- Aplica-se a todos os perfis: o trabalhador com o seu recibo de vencimento e os RH com os dos restantes.
- O mesmo protege os documentos assinados de outras pessoas, o processo individual de um trabalhador e o registo retributivo.
Porque é que a sessão não é suficiente? Porque uma sessão aberta num computador partilhado, ou roubada, não deveria bastar para ver o que ganha todo o pessoal. O código chega ao seu email ou ao seu telefone; o DNI não serve como chave, porque muita gente o conhece.
Assinar o seu recibo de vencimento também não o obriga a repetir: se se verificou há 15 minutos ou menos, apenas marca a conformidade. E a ADRI só dá valores de recibos de vencimento a quem os pode ver e com a verificação ativa; sem ela, diz-lhe o período e o estado, mas não os valores.
Tudo fica registado
Cada código pedido, cada verificação, cada bloqueio e cada recibo de vencimento ou documento alheio que se abre ficam no registo de acessos, com o IP, o dispositivo e o navegador. Não é registada a localização GPS: a prova forte é já o código que só chegou a essa pessoa.
Mais detalhes em recibos de vencimento com assinatura digital e em segurança e conformidade. Se o que assina são propostas comerciais, veja propostas que o cliente assina online, ou peça uma demo.
Perguntas frequentes
A pessoa que assina precisa de uma conta?
Não. Recebe um link por email, introduz o seu DNI, NIE ou passaporte e um código de 6 dígitos que lhe chega a esse email, e assina. Não lhe é criado nenhum utilizador.
Tem de desenhar a assinatura?
Não é obrigatório. A assinatura é válida com o código de verificação; o traço é um complemento visual que, se for desenhado, fica na página de evidências.
Porque é que me pede um código para ver o meu recibo de vencimento se já entrei?
Porque um recibo de vencimento é um dado muito sensível. A verificação dura 30 minutos nesse navegador e evita que alguém com a sua sessão aberta o possa ver.
O DNI completo aparece no PDF assinado?
Não. Na página de evidências aparece mascarado, apenas com quatro dígitos visíveis.
- Assinatura
- Documentos
- Recibos de vencimento
- Segurança