Das Unterschreiben mit jemandem von außen endet meist auf zwei Arten: Entweder du druckst es aus, er unterschreibt, scannt es ein und schickt es dir unscharf zurück; oder du bittest ihn, sich auf einer Plattform anzumelden, die er nicht kennt. Beides hängt fest. Was funktioniert: Die Person öffnet einen Link, weist nach, dass sie es ist, und unterschreibt. Und du behältst einen Beweis, der standhält.
Kann man ein Dokument ohne Registrierung unterschreiben?
Ja. In BionicAdri fügst du unter Dokumente → Zur Unterschrift senden den externen Empfänger mit Namen und E-Mail hinzu. Für ihn wird kein Benutzer angelegt: Er unterschreibt über einen Link.
Wenn du willst, gibst du auch seine DNI oder NIE ein. Wenn du sie angibst, muss die Person genau diese Nummer eingeben, um hineinzukommen. Wenn nicht, gibt sie ihre eigene beim Unterschreiben ein und wird als angegeben vermerkt, also nicht geprüft. Die Beweisseite sagt, welcher der beiden Fälle vorlag.
Was die Person tut, die den Link erhält
- Er erhält eine E-Mail von deinem Unternehmen mit dem Button „Dokument ansehen und unterschreiben“.
- Er öffnet den Link und sieht, wer ihm das Dokument schickt und um welches es sich handelt.
- Er gibt seine DNI, NIE oder seinen Reisepass ein.
- Er erhält einen 6-stelligen Code in derselben E-Mail und gibt ihn ein.
- Er liest das ganze Dokument, markiert, dass er einverstanden ist, und klickt auf Unterschreiben. Er kann es auch mit einer Begründung ablehnen.
- Er erhält per E-Mail eine signierte und versiegelte Kopie, die ihm als Nachweis dient.
Die Signatur mit dem Finger zu zeichnen ist optional. Die Signatur gilt durch den Code, der nur an seine E-Mail ging, zusammen mit der DNI oder NIE. Der Strich ist eine visuelle Ergänzung.
Der Link verbraucht sich nicht beim Öffnen. Er gilt bis zum Ende des Tages des Fristdatums des Dokuments oder, wenn es kein Fristdatum gibt, 30 Tage. Wenn jemand zu viele Versuche mit der DNI oder dem Code macht, wird der Link gesperrt, du bekommst einen Hinweis und nur Link erneut senden erzeugt einen neuen.
Was bleibt als Beweis für die Signatur?
Wenn alle unterschrieben haben, enthält das PDF eine Beweisseite: wer unterschrieben hat, wann, von welcher IP aus und den Fingerabdruck des Originaldokuments. Die Signatur wird nicht über das Dokument gemalt, sondern am Ende angefügt.
Auf dieser Seite erscheint die DNI oder NIE nicht vollständig. Sie wird maskiert angezeigt, mit nur vier sichtbaren Ziffern, nach dem Kriterium der spanischen Datenschutzbehörde. Das reicht, um die Person zu identifizieren, ohne ihr Dokument allen zu zeigen, die das PDF sehen.
Danach wird das PDF versiegelt, damit jede spätere Änderung erkannt werden kann. Wenn dein Unternehmen sein digitales Zertifikat hochgeladen hat, wird damit versiegelt. Wenn nicht, wird ein vorläufiges Siegel der Installation selbst verwendet, das Änderungen erkennt, aber das Unternehmen gegenüber Dritten nicht identifiziert. Die Signatur geht durch ein Problem mit dem Siegel nie verloren.
Es ist eine einfache elektronische Signatur mit soliden Beweisen, keine qualifizierte Signatur. Bei einem besonders heiklen Vertrag frag deinen Berater, ob du einen qualifizierten Anbieter brauchst.
Was du in der Zwischenzeit siehst
In der Dokumentansicht erscheint jede externe Person mit dem Label Extern und ihrem Status. Du siehst, ob sie wegen zu vieler Versuche gesperrt ist, ob die Einladung oder der Code nicht ankommt, und kannst den Link erneut senden oder das Dokument annullieren. Wenn du es annullierst, wird sie darüber informiert, dass sie nichts mehr tun muss.
Gehaltsabrechnungen: alle 30 Minuten bestätigen, dass du es bist
Die andere Seite der Unterschrift sind Daten, die nicht jeder sehen sollte. Eine Gehaltsabrechnung verrät, wie viel eine Person verdient. Deshalb verlangt die Anwendung, auch wenn du angemeldet bist, zum Ansehen, für die Vorschau oder zum Herunterladen einer Gehaltsabrechnung „Bestätige, dass du es bist“.
- Du erhältst einen 6-stelligen Code per E-Mail oder über WhatsApp, wenn du keine E-Mail-Adresse hast. Auch die Authentifizierungs-App, der Fingerabdruck oder ein Sicherheitsschlüssel funktionieren.
- Für 30 Minuten wird in diesem Browser nicht erneut danach gefragt. Oben siehst du „Entsperrt bis HH:MM“ und eine Schaltfläche Jetzt sperren, falls du deinen Platz verlässt.
- Gilt für alle Rollen: den Mitarbeiter mit seiner Gehaltsabrechnung und die Personalabteilung mit denen der anderen.
- Dasselbe schützt die unterschriebenen Dokumente anderer Personen, die Personalakte eines Mitarbeiters und das Entgeltregister.
Warum reicht die Sitzung nicht aus? Weil eine offene Sitzung auf einem gemeinsam genutzten Computer oder eine gestohlene Sitzung nicht ausreichen sollte, um zu sehen, was die gesamte Belegschaft verdient. Der Code kommt an deine E-Mail-Adresse oder dein Telefon; die DNI taugt nicht als Schlüssel, weil sie vielen Menschen bekannt ist.
Deine Gehaltsabrechnung zu unterschreiben zwingt dich ebenfalls nicht, es zu wiederholen: Wenn du dich vor 15 Minuten oder weniger verifiziert hast, bestätigst du nur deine Zustimmung. Und ADRI gibt Beträge aus Gehaltsabrechnungen nur an Personen weiter, die sie sehen dürfen und deren Verifizierung aktiv ist; ohne sie nennt ADRI dir den Zeitraum und den Status, aber nicht die Beträge.
Alles wird protokolliert
Jeder angeforderte Code, jede Verifizierung, jede Sperre und jede geöffnete fremde Gehaltsabrechnung oder jedes fremde Dokument werden im Zugriffsprotokoll festgehalten, mit IP, Gerät und Browser. Der GPS-Standort wird nicht erfasst: Der starke Nachweis ist bereits der Code, der nur an diese Person gesendet wurde.
Mehr Details unter Gehaltsabrechnungen mit digitaler Unterschrift und unter Sicherheit und Compliance. Wenn du kommerzielle Angebote unterschreibst, sieh dir Angebote, die der Kunde online unterschreibt an, oder fordere eine Demo an.
Häufige Fragen
Braucht die Person, die unterschreibt, ein Konto?
Nein. Die Person erhält einen Link per E-Mail, gibt ihre DNI, NIE oder Passnummer und einen 6-stelligen Code ein, der an diese E-Mail-Adresse gesendet wird, und unterschreibt. Es wird kein Benutzerkonto für sie angelegt.
Muss die Unterschrift gezeichnet werden?
Es ist nicht verpflichtend. Die Unterschrift ist mit dem Verifizierungscode gültig; der Strich ist eine visuelle Ergänzung und erscheint, falls er gezeichnet wird, auf der Nachweisseite.
Warum werde ich nach einem Code gefragt, um meine Gehaltsabrechnung zu sehen, wenn ich doch schon angemeldet bin?
Weil eine Gehaltsabrechnung ein sehr sensibler Datensatz ist. Die Verifizierung gilt 30 Minuten in diesem Browser und verhindert, dass jemand mit deiner geöffneten Sitzung sie sehen kann.
Ist im unterschriebenen PDF die vollständige DNI-Nummer sichtbar?
Nein. Auf der Nachweisseite wird sie maskiert angezeigt, mit nur vier sichtbaren Ziffern.
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