Signature en ligne pour les personnes extérieures, sans inscription, et bulletins de paie protégés

Faire signer quelqu'un de l'extérieur se termine souvent de deux manières : soit vous imprimez, la personne signe, scanne et vous le renvoie flou ; soit vous lui demandez de s'inscrire sur une plateforme qu'elle ne connaît pas. Les deux bloquent. Ce qui fonctionne, c'est que la personne ouvre un lien, prouve que c'est bien elle et signe. Et qu'il vous reste une preuve qui tient.

Peut-on signer un document sans s'inscrire ?

Oui. Dans BionicAdri, dans Documents → Envoyer pour signature, vous ajoutez le destinataire externe avec son nom et son e-mail. Aucun utilisateur n'est créé pour lui : il signe depuis un lien.

Si vous le souhaitez, vous saisissez aussi son DNI ou NIE. Si vous l'indiquez, la personne devra saisir ce même numéro pour accéder au document. Sinon, elle saisira le sien au moment de signer et il sera consigné comme déclaré, c'est-à-dire non vérifié. La page de preuves indique lequel des deux cas s'applique.

Ce que fait la personne qui reçoit le lien

1. Il reçoit un e-mail de votre entreprise avec le bouton « Voir et signer le document ».
2. Il ouvre le lien et voit qui lui envoie le document et de quoi il s'agit.
3. Il saisit son DNI, NIE ou passeport.
4. Il reçoit un code à 6 chiffres dans le même e-mail et le saisit.
5. Il lit le document complet, coche qu'il est d'accord et clique sur Signer. Il peut aussi le refuser avec un motif.
6. Il reçoit par e-mail une copie signée et scellée qui lui sert de justificatif.

Dessiner la signature avec le doigt est facultatif. La signature vaut par le code, qui n'est arrivé que dans sa boîte mail, avec le DNI ou le NIE. Le tracé est un complément visuel.

Le lien ne s'épuise pas à l'ouverture. Il est valable jusqu'à la fin du jour de la date limite du document ou, si celui-ci n'a pas de date limite, 30 jours. Si quelqu'un fait trop de tentatives avec le DNI ou le code, le lien se bloque, vous recevez une notification et seul Renvoyer le lien en génère un nouveau.

Que reste-t-il comme preuve de la signature ?

Une fois que tout le monde a signé, le PDF comporte une page de preuves : qui a signé, quand, depuis quelle IP et l'empreinte du document original. La signature n'est pas apposée sur le document, elle est ajoutée à la fin.

Sur cette page, le DNI ou le NIE n'apparaît pas en entier. Il est masqué, avec seulement quatre chiffres visibles, selon les critères de l'Agence espagnole de protection des données. Cela suffit pour identifier la personne sans exposer son document à quiconque voit le PDF.

Ensuite, le PDF est scellé afin que toute modification ultérieure puisse être détectée. Si votre entreprise a téléversé son certificat numérique, le scellement se fait avec celui-ci. Sinon, on utilise un sceau provisoire de l'installation elle-même, qui détecte les modifications même s'il n'identifie pas l'entreprise auprès de tiers. La signature n'est jamais perdue à cause d'un problème avec le sceau.

C'est une signature électronique simple avec des preuves solides, pas une signature qualifiée. Pour un contrat particulièrement délicat, consultez votre conseiller pour savoir si vous avez besoin d'un prestataire qualifié.

Ce que tu vois pendant ce temps

Dans la fiche du document, chaque personne externe apparaît avec le libellé Externe et son statut. Tu vois si elle est bloquée après des tentatives, si l'invitation ne lui parvient pas ou si le code ne lui parvient pas, et tu peux renvoyer le lien ou annuler le document. Si tu l'annules, elle est prévenue qu'elle n'a plus rien à faire.

Bulletins de paie : confirmer que c'est bien toi toutes les 30 minutes

L'autre face de la signature, ce sont les données qui ne doivent pas être vues par n'importe qui. Un bulletin de paie indique combien gagne une personne. C'est pourquoi, même si tu es connecté, pour voir, prévisualiser ou télécharger un bulletin de paie, l'application te demande « Confirme que c'est bien toi ».

• Tu reçois un code à 6 chiffres par e-mail, ou par WhatsApp si tu n'as pas d'e-mail. L'application d'authentification, l'empreinte ou une clé de sécurité fonctionnent aussi.
• Pendant 30 minutes, dans ce navigateur, on ne te le demande plus. En haut, tu vois « Débloqué jusqu'à HH:MM » et un bouton Bloquer maintenant au cas où tu quitterais ton poste.
• S'applique à tous les rôles : l'employé avec son bulletin de paie et les RH avec ceux des autres.
• Cela protège de la même manière les documents signés par d'autres personnes, le dossier d'un employé et le registre des rémunérations.

Pourquoi la session ne suffit-elle pas ? Parce qu'une session ouverte sur un ordinateur partagé, ou volée, ne devrait pas suffire pour voir ce que gagne tout le personnel. Le code arrive sur ton e-mail ou ton téléphone ; le DNI ne sert pas de clé, car beaucoup de gens le connaissent.

Signer ton bulletin de paie ne t'oblige pas non plus à recommencer : si ta vérification date de 15 minutes ou moins, tu marques simplement la conformité. Et ADRI ne communique les montants des bulletins de paie qu'à ceux qui peuvent les voir et avec la vérification active ; sans elle, ADRI indique la période et le statut, mais pas les chiffres.

Tout est consigné

Chaque code demandé, chaque vérification, chaque blocage et chaque bulletin de paie ou document d'autrui ouvert sont consignés dans le journal des accès, avec l'IP, l'appareil et le navigateur. La localisation GPS n'est pas enregistrée : la preuve forte est déjà le code qui n'a été envoyé qu'à cette personne.

Plus de détails dans les bulletins de paie avec signature électronique et dans sécurité et conformité. Si ce que tu signes, ce sont des offres commerciales, consulte les offres que le client signe en ligne, ou demande une démo.

Questions fréquentes

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