Un devis que l'on peut modifier après l'avoir envoyé ne vaut pas comme preuve. Et un devis que le client doit imprimer, signer, scanner et renvoyer par e-mail prend des jours. Chez BionicAdri, l'offre se fige à l'envoi et le client la signe depuis son mobile avec un code qu'il reçoit par e-mail.
Voici ce qui se passe, étape par étape, et ce qu'il faut savoir avant de l'utiliser.
Ce que vous envoyez est ce qui est signé
Tant que l'offre est un brouillon, vous la modifiez comme vous voulez. Au moment où vous l'envoyez (par e-mail, par WhatsApp, via ADRI ou en la marquant comme envoyée), elle est figée : ni les lignes ni les montants ne changent plus. Personne ne peut donc contester ce qui a été signé.
Et si vous vous trompez ? L'offre est annulée, avec un motif écrit, puis dupliquée en nouveau brouillon. La seule chose que l'on peut encore modifier sur une offre envoyée, c'est sa durée de validité, comme vous le verrez plus bas.
Signer depuis le mobile, sans imprimer
L'e-mail au client contient un bouton « Voir et signer l'offre ». Le PDF joint comporte en plus un code QR qui ouvre la même page. Si vous ouvrez un PDF de brouillon, vous verrez un avertissement à la place du QR : le lien de signature naît à l'envoi, pas avant.
Le client ouvre l'offre et la relit. S'il est d'accord :
- Il saisit son nom et sa fonction (le DNI est facultatif) et coche qu'il a lu et accepte.
- Il demande le code. Un numéro à 6 chiffres lui arrive à l'adresse e-mail à laquelle l'offre a été envoyée. Celui qui ouvre le lien ne peut pas changer cette adresse.
- Il saisit le code et dessine sa signature avec le doigt ou la souris.
Le code est valable 10 minutes et le nombre de tentatives est limité. En cas d'échec, le message est toujours le même : « Invalide ou expiré ». Il peut aussi refuser l'offre depuis cette page.
Ce qui est conservé
À la signature, l'offre passe à acceptée et la commande et le projet sont créés comme d'habitude. Le client reçoit par e-mail le PDF signé : l'offre telle qu'elle a été envoyée, avec sa signature et une page de preuves (qui a signé, avec quelle fonction, à quelle adresse e-mail le code a été envoyé, quand, depuis quel navigateur et le numéro d'offre). Il porte le cachet de l'entreprise.
De plus, la signature est consignée dans un registre en ajout seul : aucune ligne ne peut être modifiée ni supprimée. Votre équipe télécharge le PDF signé quand elle veut depuis la fiche de l'offre.
Une limite honnête : c'est une signature simple, avec code par e-mail et tracé dessiné, plus ses preuves. Ce n'est pas une signature avec le certificat numérique du client. Si votre contrat exige ce niveau, vérifiez-le avant.
Si le client préfère le papier
Cela arrive. Le client signe une copie imprimée et vous téléversez la copie signée (PDF, JPG ou PNG) dans la fiche de l'offre, en indiquant qui a signé. L'offre est acceptée et la copie est conservée avec elle.
Quinze jours de validité, prolongeables
Chaque nouvelle offre naît avec une validité de 15 jours. C'est une valeur par défaut : elle se modifie dans les paramètres de gestion de votre entreprise. Si vous essayez d'envoyer un brouillon dont la date est déjà passée, le système vous le signale avant.
Si le client demande plus de temps, pas besoin de refaire quoi que ce soit : on prolonge la validité et le lien qu'il a déjà, ainsi que le QR du PDF, continuent de fonctionner. On peut prolonger une offre envoyée ou expirée qui n'est pas encore signée.
Offres à un client potentiel
Vous pouvez établir un devis pour une personne qui n'est pas encore cliente, depuis sa fiche dans le CRM. Une offre à un client potentiel ne s'accepte qu'en la signant, et à la signature, trois choses se produisent : le formulaire lui demande ses informations fiscales, sa fiche client est créée et la vente est enregistrée comme gagnée.
Il y a une précaution. Si cette personne correspond à un client qui existait déjà uniquement par l'e-mail ou le téléphone, le système ne les fusionne pas de lui-même : il prévient la personne responsable pour qu'elle vérifie. Ainsi, deux entreprises différentes ne sont pas mélangées.
Qui accepte et refuse, et ce que fait ADRI
Accepter ou refuser manuellement une offre (par exemple, un client qui vous répond au téléphone) dépend d'une autorisation, et en plus l'offre doit être la vôtre : le commercial voit celles de ses clients, et le client du portail, celles de son entreprise. La règle est la même à l'écran et dans ADRI : elle ne peut pas faire ce que vous ne pouvez pas faire. Si vous ouvrez une offre qui ne vous revient pas, l'avertissement l'explique au lieu de dire qu'elle n'existe pas.
ADRI peut aussi dupliquer une offre annulée comme nouveau brouillon, pour que vous puissiez la corriger et la renvoyer. En savoir plus sur la façon dont tout cela s'intègre dans devis et contrats.
Questions fréquentes
Le client doit-il créer un compte pour signer ?
Non. Il ouvre le lien de l'e-mail ou scanne le QR du PDF, demande le code qu'il reçoit par e-mail et signe. Il n'a besoin ni de mot de passe ni d'installer quoi que ce soit.
Que se passe-t-il s'il faut changer quelque chose après l'envoi de l'offre ?
Une offre envoyée ne se modifie pas. Elle est annulée avec un motif et dupliquée comme brouillon pour être corrigée et renvoyée. La seule chose que l'on peut changer dans une offre envoyée est sa date de validité.
Peut-on prolonger la validité sans envoyer un autre lien ?
Oui. Lorsque l'on prolonge la validité, le lien du client et le QR du PDF restent les mêmes. Cela ne vaut que pour les offres envoyées ou expirées qui ne sont pas encore signées.
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