O ofertă care poate fi modificată după trimitere nu are valoare de probă. Și o ofertă pe care clientul trebuie să o imprime, să o semneze, să o scaneze și să o returneze prin e-mail durează zile. La BionicAdri oferta se îngheață la trimitere și clientul o semnează de pe mobil cu un cod care îi ajunge pe e-mail.
Iată ce se întâmplă, pas cu pas, și ce e bine să știi înainte de a o folosi.
Ce trimiți este ce se semnează
Cât timp oferta este ciornă, o editezi cum vrei. În momentul în care o trimiți (prin e-mail, prin WhatsApp, prin ADRI sau marcând-o ca trimisă) rămâne înghețată: nu se mai schimbă nici liniile, nici sumele. Astfel nimeni nu poate contesta ce s-a semnat.
Și dacă greșești? Oferta se anulează, cu un motiv scris, și se duplică drept ciornă nouă. Singurul lucru care se poate modifica la o ofertă trimisă este cât timp rămâne valabilă, după cum vei vedea mai jos.
Semnare de pe mobil, fără imprimare
E-mailul către client include un buton, «Vezi și semnează oferta». PDF-ul atașat include în plus un cod QR care deschide aceeași pagină. Dacă te uiți la un PDF de ciornă, în locul codului QR vei vedea un anunț: linkul pentru semnare apare la trimitere, nu înainte.
Clientul deschide oferta și o verifică. Dacă este de acord:
- Își scrie numele și funcția (DNI este opțional) și bifează că a citit și acceptă.
- Cere codul. Primește un număr de 6 cifre pe e-mailul la care a fost trimisă oferta. Cine deschide linkul nu poate schimba acea adresă.
- Scrie codul și își desenează semnătura cu degetul sau cu mouse-ul.
Codul este valabil 10 minute și are un număr limitat de încercări. Dacă ceva nu merge, mesajul este întotdeauna același: «Invalid sau expirat». De asemenea, poate respinge oferta de pe acea pagină.
Ce rămâne salvat
La semnare, oferta trece în starea acceptată și se creează comanda și proiectul ca de obicei. Clientul primește prin e-mail PDF-ul semnat: oferta exact așa cum a fost trimisă, cu semnătura sa și o foaie de dovezi (cine a semnat, cu ce funcție, pe ce e-mail a ajuns codul, când, din ce browser și numărul ofertei). Poartă ștampila companiei.
În plus, semnătura este înregistrată într-un registru care permite doar adăugări: nu se poate edita sau șterge o linie. Echipa ta descarcă PDF-ul semnat oricând din fișa ofertei.
O limitare onestă: este o semnătură simplă, cu cod prin e-mail și traseu desenat, plus dovezile sale. Nu este o semnătură cu certificatul digital al clientului. Dacă contractul tău cere acel nivel, verifică înainte.
Dacă clientul preferă hârtia
Se întâmplă. Clientul semnează o copie imprimată, iar tu încarci copia semnată (PDF, JPG sau PNG) în fișa ofertei, indicând cine a semnat. Oferta rămâne acceptată și copia se păstrează alături de ea.
Cincisprezece zile de valabilitate, care pot fi prelungite
Fiecare ofertă nouă are o valabilitate de 15 zile. Este o valoare implicită: se modifică în setările de administrare ale companiei tale. Dacă încerci să trimiți o ciornă a cărei dată a trecut deja, sistemul te anunță înainte.
Dacă clientul cere mai mult timp, nu trebuie refăcut nimic: valabilitatea se prelungește și linkul pe care îl are deja, precum și QR-ul din PDF, continuă să funcționeze. Se poate prelungi o ofertă trimisă sau expirată care nu este încă semnată.
Oferte pentru un potențial client
Poți întocmi o ofertă pentru cineva care nu este încă client, din fișa sa în CRM. O ofertă pentru un potențial client se acceptă doar semnând-o, iar la semnare se întâmplă trei lucruri: formularul îi cere datele fiscale, i se creează fișa de client și vânzarea este înregistrată ca câștigată.
Există o precauție. Dacă acea persoană corespunde unui client care exista deja doar după e-mail sau telefon, sistemul nu le unește din proprie inițiativă: îl anunță pe responsabil să verifice. Astfel nu se amestecă două firme diferite.
Cine acceptă și respinge și ce face ADRI
Acceptarea sau respingerea manuală a unei oferte (de exemplu, un client care îți răspunde la telefon) depinde de o permisiune, iar în plus oferta trebuie să fie a ta: agentul comercial le vede pe cele ale clienților săi, iar clientul din portal pe cele ale firmei sale. Regula este aceeași pe ecran și în ADRI: ea nu poate face ceea ce tu nu poți. Dacă deschizi o ofertă care nu îți aparține, avertismentul explică acest lucru în loc să spună că nu există.
ADRI poate, de asemenea, să duplice o ofertă anulată ca ciornă nouă, pentru a o corecta și a o retrimite. Mai multe despre cum se integrează toate acestea în oferte și contracte.
Întrebări frecvente
Clientul trebuie să își creeze un cont pentru a semna?
Nu. Deschide linkul din e-mail sau scanează QR-ul din PDF, cere codul care îi sosește pe e-mail și semnează. Nu are nevoie de parolă și nu trebuie să instaleze nimic.
Ce se întâmplă dacă trebuie schimbat ceva după trimiterea ofertei?
Oferta trimisă nu se editează. Se anulează cu un motiv și se duplică drept ciornă pentru a o corecta și a o retrimite. Singurul lucru care poate fi schimbat la o ofertă trimisă este data de valabilitate.
Se poate prelungi valabilitatea fără a trimite un alt link?
Da. La prelungirea valabilității, linkul clientului și QR-ul din PDF rămân aceleași. Se aplică doar ofertelor trimise sau expirate care nu sunt încă semnate.
- Oferte
- Semnătură
- CRM
- ADRI