Um orçamento que pode ser alterado depois de enviado não vale como prova. E um orçamento que o cliente tem de imprimir, assinar, digitalizar e devolver por email demora dias. Na BionicAdri a proposta fica congelada ao ser enviada e o cliente assina a partir do telemóvel com um código que recebe no email.
Isto é o que acontece, passo a passo, e o que convém saber antes de o usar.
O que envias é o que se assina
Enquanto a proposta é um rascunho, podes editá-la como quiseres. No momento em que a envias (por email, por WhatsApp, através do ADRI ou marcando-a como enviada) fica congelada: já não mudam nem as linhas nem os valores. Assim ninguém pode discutir o que foi assinado.
E se te enganares? Anula-se a proposta, com um motivo escrito, e duplica-se como novo rascunho. A única coisa que se pode mesmo alterar numa proposta enviada é quanto tempo continua válida, como verás mais abaixo.
Assinar a partir do telemóvel, sem imprimir
O email ao cliente leva um botão, «Ver e assinar a proposta». O PDF anexado leva também um código QR que abre a mesma página. Se vires um PDF de rascunho, em vez do QR verás um aviso: o link para assinar nasce ao enviar, não antes.
O cliente abre a proposta e revê-a. Se estiver de acordo:
- Escreve o nome e o cargo (o DNI é opcional) e marca que leu e aceita.
- Pede o código. Recebe um número de 6 dígitos no email para o qual a proposta foi enviada. Quem abre o link não pode alterar esse endereço.
- Escreve o código e desenha a sua assinatura com o dedo ou o rato.
O código dura 10 minutos e tem um número limitado de tentativas. Se algo falhar, a mensagem é sempre a mesma: «Inválido ou expirado». Também pode recusar a proposta a partir dessa página.
O que fica guardado
Ao assinar, a proposta passa a aceite e são criados o pedido e o projeto como sempre. O cliente recebe por email o PDF assinado: a proposta tal como foi enviada, com a sua assinatura e uma folha de evidências (quem assinou, com que cargo, para que email foi o código, quando, a partir de que navegador e o número da proposta). Leva o selo da empresa.
Além disso, a assinatura é registada num registo que só admite inserções: não é possível editar nem apagar uma linha. A tua equipa descarrega o PDF assinado quando quiser a partir da ficha da proposta.
Um limite honesto: é uma assinatura simples, com código por email e traço desenhado, mais as suas evidências. Não é uma assinatura com o certificado digital do cliente. Se o teu contrato exigir esse nível, consulta antes.
Se o cliente preferir o papel
Acontece. O cliente assina uma cópia impressa e tu carregas a cópia assinada (PDF, JPG ou PNG) na ficha da proposta, indicando quem assinou. A proposta fica aceite e a cópia é guardada junto a ela.
Quinze dias de validade, que podem ser ampliados
Cada proposta nova nasce com uma validade de 15 dias. É um valor predefinido: altera-se nas definições de gestão da tua empresa. Se tentares enviar um rascunho cuja data já passou, o sistema avisa-te antes.
Se o cliente pedir mais tempo, não é preciso refazer nada: amplia-se a validade e a ligação que já tem, e o QR do PDF, continuam a funcionar. Pode ampliar-se uma proposta enviada ou caducada que ainda não esteja assinada.
Propostas a um potencial cliente
Pode fazer uma proposta a alguém que ainda não é cliente, a partir da sua ficha no CRM. Uma proposta a um potencial cliente só é aceite mediante assinatura, e ao assinar acontecem três coisas: o formulário pede os seus dados fiscais, é criada a sua ficha de cliente e a venda é registada como ganha.
Há uma precaução. Se essa pessoa coincidir com um cliente que já existia apenas pelo e-mail ou pelo telefone, o sistema não os junta por iniciativa própria: avisa a pessoa responsável para que o reveja. Assim, não se misturam duas empresas distintas.
Quem aceita e rejeita, e o que faz a ADRI
Aceitar ou rejeitar manualmente uma proposta (por exemplo, um cliente que te responde por telefone) depende de uma permissão e, além disso, a proposta tem de ser tua: o comercial vê as dos seus clientes, e o cliente do portal, as da sua empresa. A regra é a mesma no ecrã e na ADRI: ela não pode fazer o que tu não podes. Se abrires uma proposta que não te compete, o aviso explica-o em vez de dizer que não existe.
A ADRI também pode duplicar uma proposta anulada como novo rascunho, para que a corrijas e reenvies. Mais sobre como tudo isto se integra em orçamentos e contratos.
Perguntas frequentes
O cliente tem de criar uma conta para assinar?
Não. Abre a ligação do e-mail ou digitaliza o QR do PDF, pede o código que recebe no e-mail e assina. Não precisa de palavra-passe nem de instalar nada.
O que acontece se for preciso alterar algo depois de enviar a proposta?
A proposta enviada não é editada. Anula-se com um motivo e duplica-se como rascunho para a corrigir e voltar a enviá-la. A única coisa que se pode alterar numa proposta enviada é a sua data de validade.
É possível ampliar a validade sem enviar outra ligação?
Sim. Ao ampliar a validade, a ligação do cliente e o QR do PDF continuam a ser os mesmos. Só se aplica a propostas enviadas ou caducadas que ainda não estejam assinadas.
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