Ein Angebot, das sich nach dem Senden noch ändern lässt, taugt nicht als Nachweis. Und ein Angebot, das der Kunde ausdrucken, unterschreiben, scannen und per E-Mail zurückschicken muss, braucht Tage. Bei BionicAdri wird das Angebot beim Senden eingefroren und der Kunde unterschreibt es vom Handy aus mit einem Code, der per E-Mail ankommt.
Das geschieht Schritt für Schritt – und das sollten Sie wissen, bevor Sie es nutzen.
Was Sie senden, ist das, was unterschrieben wird
Solange das Angebot ein Entwurf ist, bearbeiten Sie es nach Belieben. In dem Moment, in dem Sie es senden (per E-Mail, per WhatsApp, über ADRI oder indem Sie es als gesendet markieren), wird es eingefroren: Weder Positionen noch Beträge ändern sich. So kann niemand bestreiten, was unterschrieben wurde.
Und wenn Ihnen ein Fehler unterläuft? Das Angebot wird mit einer schriftlichen Begründung storniert und als neuer Entwurf dupliziert. Das Einzige, was sich bei einem gesendeten Angebot noch ändern lässt, ist wie lange es gültig bleibt, wie Sie weiter unten sehen.
Vom Handy aus unterschreiben, ohne Ausdruck
Die E-Mail an den Kunden enthält eine Schaltfläche: „Angebot ansehen und unterschreiben“. Das beigefügte PDF enthält zusätzlich einen QR-Code, der dieselbe Seite öffnet. Wenn Sie ein Entwurfs-PDF ansehen, sehen Sie statt des QR-Codes einen Hinweis: Der Link zum Unterschreiben entsteht beim Senden, nicht vorher.
Der Kunde öffnet das Angebot und prüft es. Wenn er einverstanden ist:
- Er gibt seinen Namen und seine Funktion an (DNI ist optional) und markiert, dass er gelesen hat und zustimmt.
- Er fordert den Code an. Ein 6-stelliger Code kommt an die E-Mail-Adresse, an die das Angebot gesendet wurde. Wer den Link öffnet, kann diese Adresse nicht ändern.
- Er gibt den Code ein und zeichnet seine Unterschrift mit dem Finger oder der Maus.
Der Code ist 10 Minuten lang gültig und die Anzahl der Versuche ist begrenzt. Wenn etwas schiefgeht, lautet die Meldung immer gleich: „Ungültig oder abgelaufen“. Er kann das Angebot auch von dieser Seite aus ablehnen.
Was gespeichert wird
Beim Unterschreiben wird das Angebot angenommen, und Auftrag und Projekt werden wie immer erstellt. Der Kunde erhält per E-Mail das unterschriebene PDF: das Angebot genau so, wie es gesendet wurde, mit seiner Unterschrift und einem Nachweisblatt (wer unterschrieben hat, in welcher Funktion, an welche E-Mail-Adresse der Code ging, wann, von welchem Browser aus und die Angebotsnummer). Es trägt das Firmensiegel.
Außerdem wird die Unterschrift in einem Register erfasst, das nur neue Einträge zulässt: Eine Zeile kann weder bearbeitet noch gelöscht werden. Ihr Team lädt das unterschriebene PDF jederzeit über die Angebotsansicht herunter.
Eine ehrliche Einschränkung: Es ist eine einfache Unterschrift mit Code per E-Mail und gezeichnetem Schriftzug, samt Nachweisen. Es ist keine Unterschrift mit dem digitalen Zertifikat des Kunden. Wenn Ihr Vertrag dieses Niveau verlangt, klären Sie das vorher ab.
Wenn der Kunde Papier bevorzugt
Das kommt vor. Der Kunde unterschreibt eine ausgedruckte Kopie, und Sie laden die unterschriebene Kopie (PDF, JPG oder PNG) in der Angebotsansicht hoch und geben an, wer unterschrieben hat. Das Angebot gilt als angenommen, und die Kopie wird zusammen mit ihm gespeichert.
Fünfzehn Tage Gültigkeit, die sich verlängern lassen
Jedes neue Angebot hat zunächst eine Gültigkeit von 15 Tagen. Das ist ein Standardwert: Er lässt sich in den Verwaltungseinstellungen Ihres Unternehmens ändern. Wenn Sie einen Entwurf senden möchten, dessen Datum bereits abgelaufen ist, weist das System Sie vorher darauf hin.
Wenn der Kunde mehr Zeit benötigt, muss nichts neu erstellt werden: Die Gültigkeit wird verlängert, und sowohl der Link, den er bereits hat, als auch der QR-Code im PDF funktionieren weiterhin. Die Gültigkeit eines bereits gesendeten oder abgelaufenen Angebots, das noch nicht unterzeichnet wurde, kann verlängert werden.
Angebote an einen potenziellen Kunden
Du kannst jemandem, der noch kein Kunde ist, direkt aus seinem Datensatz im CRM ein Angebot erstellen. Ein Angebot an einen potenziellen Kunden wird nur durch Unterzeichnung angenommen, und beim Unterzeichnen passieren drei Dinge: Das Formular fragt nach seinen Steuerdaten, sein Kundendatensatz wird erstellt und der Verkauf wird als gewonnen erfasst.
Es gibt eine Vorsichtsmaßnahme. Wenn diese Person mit einem Kunden übereinstimmt, der bereits nur anhand der E-Mail-Adresse oder Telefonnummer bekannt war, führt das System sie nicht automatisch zusammen: Es benachrichtigt die verantwortliche Person, damit sie es prüft. So werden zwei unterschiedliche Unternehmen nicht vermischt.
Wer annimmt und ablehnt, und was ADRI tut
Ein Angebot manuell anzunehmen oder abzulehnen (zum Beispiel, wenn ein Kunde dir am Telefon antwortet), hängt von einer Berechtigung ab, und außerdem muss das Angebot dir gehören: Der Vertriebsmitarbeiter sieht die Angebote seiner Kunden, und der Portal-Kunde die seines Unternehmens. Die Regel ist auf dem Bildschirm und in ADRI dieselbe: Sie kann nicht tun, was du nicht kannst. Wenn du ein Angebot öffnest, das dir nicht zusteht, erklärt der Hinweis das, statt zu sagen, dass es nicht existiert.
ADRI kann auch ein storniertes Angebot duplizieren und daraus einen neuen Entwurf machen, damit du es korrigierst und erneut sendest. Mehr darüber, wie all das in Angebote und Verträge integriert ist.
Häufige Fragen
Muss der Kunde ein Konto erstellen, um zu unterzeichnen?
Nein. Er öffnet den Link in der E-Mail oder scannt den QR-Code im PDF, fordert den Code an, der per E-Mail ankommt, und unterzeichnet. Er benötigt weder ein Passwort noch muss er etwas installieren.
Was passiert, wenn nach dem Senden des Angebots etwas geändert werden muss?
Ein gesendetes Angebot wird nicht bearbeitet. Es wird mit einem Grund storniert und als Entwurf dupliziert, um es zu korrigieren und erneut zu senden. Das Einzige, was bei einem gesendeten Angebot geändert werden kann, ist sein Gültigkeitsdatum.
Kann die Gültigkeit verlängert werden, ohne einen weiteren Link zu senden?
Ja. Wenn die Gültigkeit verlängert wird, bleiben der Link des Kunden und der QR-Code im PDF dieselben. Das gilt nur für gesendete oder abgelaufene Angebote, die noch nicht unterzeichnet wurden.
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