Un presupuesto que se puede cambiar después de enviarlo no vale como prueba. Y un presupuesto que el cliente tiene que imprimir, firmar, escanear y devolver por correo tarda días. En BionicAdri la oferta se congela al enviarla y el cliente la firma desde el móvil con un código que le llega al correo.
Esto es lo que ocurre, paso a paso, y lo que conviene saber antes de usarlo.
Lo que envías es lo que se firma
Mientras la oferta es un borrador, la editas como quieras. En el momento en que la envías (por correo, por WhatsApp, a través de ADRI o marcándola como enviada) queda congelada: ya no cambian ni las líneas ni los importes. Así nadie puede discutir qué se firmó.
¿Y si te equivocas? Se anula la oferta, con un motivo escrito, y se duplica como borrador nuevo. Lo único que sí se puede tocar en una oferta enviada es cuánto tiempo sigue vigente, como verás más abajo.
Firmar desde el móvil, sin imprimir
El correo al cliente lleva un botón, «Ver y firmar la oferta». El PDF adjunto lleva además un código QR que abre la misma página. Si miras un PDF de borrador, en lugar del QR verás un aviso: el enlace para firmar nace al enviar, no antes.
El cliente abre la oferta y la revisa. Si está de acuerdo:
- Escribe su nombre y su cargo (el DNI es opcional) y marca que ha leído y acepta.
- Pide el código. Le llega un número de 6 dígitos al correo al que se envió la oferta. Quien abre el enlace no puede cambiar esa dirección.
- Escribe el código y dibuja su firma con el dedo o el ratón.
El código dura 10 minutos y tiene un número limitado de intentos. Si algo falla, el mensaje es siempre el mismo: «No válido o caducado». También puede rechazar la oferta desde esa página.
Qué queda guardado
Al firmar, la oferta pasa a aceptada y se crean el pedido y el proyecto como siempre. El cliente recibe por correo el PDF firmado: la oferta tal como se envió, con su firma y una hoja de evidencias (quién firmó, con qué cargo, a qué correo llegó el código, cuándo, desde qué navegador y el número de oferta). Lleva el sello de la empresa.
Además, la firma se apunta en un registro que solo admite altas: no se puede editar ni borrar una línea. Tu equipo descarga el PDF firmado cuando quiera desde la ficha de la oferta.
Un límite honesto: es una firma sencilla, con código por correo y trazo dibujado, más sus evidencias. No es una firma con el certificado digital del cliente. Si tu contrato exige ese nivel, consúltalo antes.
Si el cliente prefiere el papel
Pasa. El cliente firma una copia impresa y tú subes la copia firmada (PDF, JPG o PNG) en la ficha de la oferta, indicando quién firmó. La oferta queda aceptada y la copia se guarda junto a ella.
Quince días de validez, y se pueden ampliar
Cada oferta nueva nace con una validez de 15 días. Es un valor por defecto: se cambia en los ajustes de gestión de tu empresa. Si intentas enviar un borrador cuya fecha ya pasó, el sistema te lo dice antes.
Si el cliente pide más tiempo, no hace falta rehacer nada: se amplía la validez y el enlace que ya tiene, y el QR del PDF, siguen funcionando. Se puede ampliar una oferta enviada o caducada que aún no esté firmada.
Ofertas a un posible cliente
Puedes presupuestar a alguien que todavía no es cliente, desde su ficha en el CRM. Una oferta a un posible cliente solo se acepta firmándola, y al firmar pasan tres cosas: el formulario le pide sus datos fiscales, se crea su ficha de cliente y se registra la venta como ganada.
Hay una cautela. Si esa persona coincide con un cliente que ya existía solo por el correo o el teléfono, el sistema no los junta por su cuenta: avisa a la persona responsable para que lo revise. Así no se mezclan dos empresas distintas.
Quién acepta y rechaza, y qué hace ADRI
Aceptar o rechazar a mano una oferta (por ejemplo, un cliente que te contesta por teléfono) depende de un permiso, y además la oferta tiene que ser tuya: el comercial ve las de sus clientes, y el cliente del portal, las de su empresa. La regla es la misma en la pantalla y en ADRI: ella no puede hacer lo que tú no puedes. Si abres una oferta que no te toca, el aviso lo explica en vez de decir que no existe.
ADRI también puede duplicar una oferta anulada como borrador nuevo, para que corrijas y reenvíes. Más sobre cómo se integra todo esto en presupuestos y contratos.
Preguntas frecuentes
¿Tiene el cliente que crear una cuenta para firmar?
No. Abre el enlace del correo o escanea el QR del PDF, pide el código que le llega al correo y firma. No necesita contraseña ni instalar nada.
¿Qué pasa si hay que cambiar algo después de enviar la oferta?
La oferta enviada no se edita. Se anula con un motivo y se duplica como borrador para corregirla y volver a enviarla. Lo único que se puede cambiar en una oferta enviada es su fecha de validez.
¿Se puede ampliar la validez sin mandar otro enlace?
Sí. Al ampliar la validez, el enlace del cliente y el QR del PDF siguen siendo los mismos. Solo vale para ofertas enviadas o caducadas que todavía no estén firmadas.
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