Un preventivo che si può modificare dopo l'invio non vale come prova. E un preventivo che il cliente deve stampare, firmare, scansionare e restituire via email richiede giorni. In BionicAdri l'offerta si congela all'invio e il cliente la firma dal cellulare con un codice che gli arriva via email.
Ecco cosa succede, passo dopo passo, e cosa conviene sapere prima di usarlo.
Quello che invii è quello che si firma
Finché l'offerta è una bozza, la modifichi come vuoi. Nel momento in cui la invii (via email, via WhatsApp, tramite ADRI o contrassegnandola come inviata) resta congelata: non cambiano più né le righe né gli importi. Così nessuno può discutere cosa è stato firmato.
E se sbagli? L'offerta viene annullata, con un motivo scritto, e duplicata come nuova bozza. L'unica cosa che si può davvero modificare in un'offerta inviata è per quanto tempo resta valida, come vedrai più avanti.
Firmare dal cellulare, senza stampare
L'email al cliente contiene un pulsante, «Visualizza e firma l'offerta». Il PDF allegato contiene inoltre un codice QR che apre la stessa pagina. Se guardi un PDF di bozza, al posto del QR vedrai un avviso: il link per firmare nasce all'invio, non prima.
Il cliente apre l'offerta e la controlla. Se è d'accordo:
- Scrive nome e ruolo (il DNI è facoltativo) e spunta di aver letto e di accettare.
- Chiede il codice. Gli arriva un numero di 6 cifre all'email a cui è stata inviata l'offerta. Chi apre il link non può cambiare quell'indirizzo.
- Inserisce il codice e disegna la propria firma con il dito o il mouse.
Il codice dura 10 minuti e ha un numero limitato di tentativi. Se qualcosa non funziona, il messaggio è sempre lo stesso: «Non valido o scaduto». Può anche rifiutare l'offerta da quella pagina.
Cosa viene conservato
Alla firma, l'offerta passa ad accettata e vengono creati l'ordine e il progetto come sempre. Il cliente riceve via email il PDF firmato: l'offerta così come è stata inviata, con la sua firma e un foglio di evidenze (chi ha firmato, con quale ruolo, a quale email è arrivato il codice, quando, da quale browser e il numero dell'offerta). Riporta il timbro dell'azienda.
Inoltre, la firma viene registrata in un registro che ammette solo inserimenti: non si può modificare né cancellare una riga. Il tuo team scarica il PDF firmato quando vuole dalla scheda dell'offerta.
Un limite onesto: è una firma semplice, con codice via email e tratto disegnato, più le relative evidenze. Non è una firma con il certificato digitale del cliente. Se il tuo contratto richiede quel livello, verificalo prima.
Se il cliente preferisce la carta
Capita. Il cliente firma una copia stampata e tu carichi la copia firmata (PDF, JPG o PNG) nella scheda dell'offerta, indicando chi ha firmato. L'offerta risulta accettata e la copia viene salvata insieme ad essa.
Quindici giorni di validità, e si possono prorogare
Ogni nuova offerta nasce con una validità di 15 giorni. È un valore predefinito: si modifica nelle impostazioni di gestione della tua azienda. Se provi a inviare una bozza la cui data è già passata, il sistema te lo segnala prima.
Se il cliente chiede più tempo, non serve rifare nulla: si estende la validità e il link che ha già, e il QR del PDF, continuano a funzionare. Si può estendere un'offerta inviata o scaduta che non sia ancora stata firmata.
Offerte a un potenziale cliente
Puoi fare un preventivo a qualcuno che non è ancora cliente, dalla sua scheda nel CRM. Un'offerta a un potenziale cliente si accetta solo firmandola, e alla firma succedono tre cose: il modulo gli chiede i dati fiscali, si crea la sua scheda cliente e la vendita viene registrata come vinta.
C'è una precauzione. Se quella persona coincide con un cliente già esistente solo per l'email o il telefono, il sistema non li unisce da solo: avvisa la persona responsabile perché lo controlli. Così non si mescolano due aziende diverse.
Chi accetta e rifiuta, e cosa fa ADRI
Accettare o rifiutare manualmente un'offerta (per esempio, un cliente che ti risponde al telefono) dipende da un permesso, e in più l'offerta deve essere tua: il commerciale vede quelle dei suoi clienti, e il cliente del portale, quelle della sua azienda. La regola è la stessa nella schermata e in ADRI: lei non può fare ciò che tu non puoi. Se apri un'offerta che non ti spetta, l'avviso lo spiega invece di dire che non esiste.
ADRI può anche duplicare un'offerta annullata come nuova bozza, così puoi correggerla e reinviarla. Maggiori informazioni su come si integra tutto questo in preventivi e contratti.
Domande frequenti
Il cliente deve creare un account per firmare?
No. Apri il link nell'email o scansiona il QR del PDF, chiedi il codice che ricevi via email e firma. Non serve una password né installare nulla.
Cosa succede se bisogna cambiare qualcosa dopo aver inviato l'offerta?
L'offerta inviata non si modifica. Si annulla con un motivo e si duplica come bozza per correggerla e inviarla di nuovo. L'unica cosa che si può cambiare in un'offerta inviata è la sua data di validità.
Si può estendere la validità senza inviare un altro link?
Sì. Estendendo la validità, il link del cliente e il QR del PDF restano gli stessi. Vale solo per offerte inviate o scadute che non siano ancora state firmate.
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