Firmare con qualcuno di esterno spesso finisce in due modi: o stampi, firma, scansiona e te lo restituisce sfocato; oppure gli chiedi di registrarsi su una piattaforma che non conosce. Entrambe si bloccano. Quello che funziona è che la persona apra un link, dimostri di essere lei e firmi. E che a te resti una prova che regga.
Si può firmare un documento senza registrarsi?
Sì. In BionicAdri, in Documenti → Invia per la firma, aggiungi il destinatario esterno con il suo nome e la sua email. Non viene creato alcun utente per lui: firma da un link.
Se vuoi, inserisci anche il DNI o NIE della persona. Se lo inserisci, la persona dovrà digitare quello stesso numero per entrare. Se non lo inserisci, inserirà il proprio al momento della firma e sarà registrato come dichiarato, cioè non verificato. La pagina delle prove indica quale dei due casi si è verificato.
Cosa fa la persona che riceve il link
- Riceve un'email dalla tua azienda con il pulsante «Visualizza e firma il documento».
- Apre il link e vede chi gli invia il documento e di cosa si tratta.
- Inserisce il suo DNI, NIE o passaporto.
- Riceve un codice di 6 cifre nella stessa email e lo inserisce.
- Legge il documento completo, spunta di essere d'accordo e preme Firma. Può anche rifiutarlo con una motivazione.
- Riceve via email una copia firmata e sigillata che gli serve come giustificativo.
Disegnare la firma con il dito è facoltativo. La firma è valida grazie al codice, che è arrivato solo alla sua email, insieme al DNI o NIE. Il tratto è un complemento visivo.
Il link non si esaurisce all'apertura. È valido fino alla fine del giorno della scadenza del documento o, se non ha scadenza, per 30 giorni. Se qualcuno fa troppi tentativi con il DNI o con il codice, il link viene bloccato, ricevi un avviso e solo Invia di nuovo il link ne genera uno nuovo.
Cosa resta come prova della firma?
Quando tutti hanno firmato, il PDF contiene una pagina delle prove: chi ha firmato, quando, da quale IP e l'impronta del documento originale. La firma non viene disegnata sopra il documento, ma aggiunta alla fine.
In quella pagina il DNI o NIE non appare per intero. Compare mascherato, con solo quattro cifre visibili, secondo il criterio dell'Agenzia spagnola per la protezione dei dati. Basta per identificare la persona senza esporre il suo documento a chi vede il PDF.
Poi, il PDF viene sigillato affinché qualsiasi modifica successiva possa essere rilevata. Se la tua azienda ha caricato il suo certificato digitale, viene sigillato con esso. Altrimenti, si usa un sigillo provvisorio della stessa installazione, che rileva le modifiche anche se non identifica l'azienda verso terzi. La firma non si perde mai per un problema con il sigillo.
È una firma elettronica semplice con prove solide, non una firma qualificata. Per un contratto particolarmente delicato, consulta il tuo consulente se hai bisogno di un prestatore qualificato.
Cosa vedi tu nel frattempo
Nella scheda del documento, ogni persona esterna appare con l'etichetta Esterno e il suo stato. Vedi se è bloccata per tentativi, se non riceve l'invito o se non riceve il codice, e puoi reinviare il link o annullare il documento. Se lo annulli, viene avvisata che non deve più fare nulla.
Buste paga: confermare che sei tu ogni 30 minuti
L'altro lato della firma sono i dati che non tutti devono vedere. Una busta paga dice quanto guadagna una persona. Per questo, anche se hai effettuato l'accesso, per vedere, visualizzare in anteprima o scaricare una busta paga l'applicazione ti chiede «Conferma che sei tu».
- Ricevi un codice di 6 cifre via email, oppure tramite WhatsApp se non hai un'email. Sono validi anche l'app di autenticazione, l'impronta digitale o una chiave di sicurezza.
- Per 30 minuti, in quel browser, non viene più richiesto. In alto vedi «Sbloccato fino alle HH:MM» e un pulsante Blocca ora nel caso ti alzi dalla postazione.
- Vale per tutti i ruoli: il dipendente con la sua busta paga e le Risorse Umane con quelle degli altri.
- Lo stesso protegge i documenti firmati da altre persone, il fascicolo di un dipendente e il registro retributivo.
Perché non basta la sessione? Perché una sessione aperta su un computer condiviso, o rubata, non dovrebbe bastare per vedere quanto guadagna tutto il personale. Il codice arriva alla tua email o al tuo telefono; il DNI non serve come chiave, perché lo conoscono in molti.
Firmare la tua busta paga non ti obbliga a ripetere: se ti sei verificato 15 minuti fa o meno, devi solo confermare la conformità. E ADRI fornisce gli importi delle buste paga solo a chi può vederle e con la verifica attiva; senza di essa ti dice il periodo e lo stato, ma non le cifre.
Tutto viene annotato
Ogni codice richiesto, ogni verifica, ogni blocco e ogni busta paga o documento altrui che viene aperto restano nel registro degli accessi, con IP, dispositivo e browser. Non viene registrata la posizione GPS: la prova forte è già il codice che è arrivato solo a quella persona.
Più dettagli in buste paga con firma digitale e in sicurezza e conformità. Se quello che firmi sono offerte commerciali, consulta offerte che il cliente firma online, oppure richiedi una demo.
Domande frequenti
La persona che firma ha bisogno di un account?
No. Riceve un link via email, inserisce il proprio DNI, NIE o passaporto e un codice di 6 cifre che gli arriva a quella email, e firma. Non gli viene creato alcun account.
È necessario disegnare la firma?
Non è obbligatorio. La firma vale con il codice di verifica; il tratto è un complemento visivo che, se disegnato, resta nella pagina delle evidenze.
Perché mi chiede un codice per vedere la mia busta paga se sono già entrato?
Perché una busta paga è un dato molto sensibile. La verifica dura 30 minuti in quel browser ed evita che qualcuno con la tua sessione aperta possa vederla.
Si vede il DNI completo nel PDF firmato?
No. Nella pagina delle evidenze appare mascherato, con solo quattro cifre visibili.
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