Semnarea cu cineva din afara firmei se termină de obicei în două feluri: fie tipărești, semnează, scanează și ți-l trimite înapoi neclar; fie îi ceri să se înregistreze pe o platformă pe care nu o cunoaște. Ambele se blochează. Ce funcționează este ca persoana să deschidă un link, să demonstreze că este ea și să semneze. Și să-ți rămână o dovadă care rezistă.
Se poate semna un document fără înregistrare?
Da. În BionicAdri, la Documente → Trimite spre semnare, adaugi destinatarul extern cu numele și e-mailul său. Nu se creează niciun utilizator pentru el: semnează dintr-un link.
Dacă vrei, scrii și DNI sau NIE. Dacă îl pui, persoana va trebui să scrie același număr pentru a intra. Dacă nu îl pui, îl va scrie pe al său la semnare și va rămâne notat ca declarat, adică neverificat. Pagina de dovezi spune care dintre cele două cazuri a fost.
Ce face persoana care primește linkul
- Primește un e-mail de la firma ta cu butonul «Vezi și semnează documentul».
- Deschide linkul și vede cine îi trimite documentul și despre ce este.
- Își scrie DNI, NIE sau pașaportul.
- Primește un cod din 6 cifre în același e-mail și îl scrie.
- Citește documentul complet, bifează că este de acord și apasă Semnează. De asemenea, îl poate respinge cu un motiv.
- Primește prin e-mail o copie semnată și sigilată care îi servește drept dovadă.
Desenarea semnăturii cu degetul este opțională. Semnătura este valabilă datorită codului, care a ajuns doar în e-mailul său, împreună cu DNI sau NIE. Trăsătura este un complement vizual.
Linkul nu se consumă când este deschis. Este valabil până la sfârșitul zilei datei limită a documentului sau, dacă nu are dată limită, 30 de zile. Dacă cineva face prea multe încercări cu DNI sau cu codul, linkul este blocat, primești o notificare și doar Retrimite linkul generează unul nou.
Ce rămâne ca dovadă a semnăturii?
Când toți au semnat, PDF-ul include o pagină de dovezi: cine a semnat, când, de la ce IP și amprenta documentului original. Semnătura nu este desenată peste document, ci se adaugă la final.
Pe acea pagină, DNI sau NIE nu apare complet. Apare mascat, cu doar patru cifre la vedere, urmând criteriul Agenției Spaniole pentru Protecția Datelor. Este suficient pentru a identifica persoana fără a-i expune documentul celor care văd PDF-ul.
Apoi, PDF-ul este sigilat pentru ca orice modificare ulterioară să poată fi detectată. Dacă firma ta și-a încărcat certificatul digital, se sigilează cu acesta. Dacă nu, se folosește un sigiliu provizoriu al instalării în sine, care detectează modificările chiar dacă nu identifică firma în fața terților. Semnătura nu se pierde niciodată din cauza unei probleme cu sigiliul.
Este o semnătură electronică simplă cu dovezi solide, nu o semnătură calificată. Pentru un contract deosebit de delicat, consultați-vă consilierul dacă aveți nevoie de un prestator calificat.
Ce vezi tu între timp
În fișa documentului, fiecare persoană din exterior apare cu eticheta Extern și starea sa. Vezi dacă este blocată din cauza încercărilor, dacă nu îi ajunge invitația sau dacă nu îi ajunge codul, și poți retrimite linkul sau anula documentul. Dacă îl anulezi, este anunțată că nu mai trebuie să facă nimic.
Fluturași de salariu: confirmă că ești tu la fiecare 30 de minute
Cealaltă față a semnăturii sunt datele pe care nu oricine ar trebui să le vadă. Un fluturaș de salariu spune cât câștigă o persoană. De aceea, chiar dacă te-ai autentificat, pentru a vedea, previzualiza sau descărca un fluturaș de salariu, aplicația îți cere «Confirmă că ești tu».
- Primești un cod de 6 cifre pe e-mail sau prin WhatsApp dacă nu ai e-mail. Sunt valabile și aplicația de autentificare, amprenta sau o cheie de securitate.
- Timp de 30 de minute, în acel browser, nu se mai solicită. Sus vezi «Deblocat până la HH:MM» și un buton Blochează acum în caz că te ridici de la post.
- Este valabil pentru toate rolurile: angajatul cu fluturașul său de salariu și Resursele Umane cu fluturașii celorlalți.
- Același lucru protejează documentele semnate de alte persoane, dosarul unui angajat și registrul de salarizare.
De ce nu este suficientă sesiunea? Pentru că o sesiune deschisă pe un calculator partajat, sau furată, nu ar trebui să fie suficientă pentru a vedea cât câștigă tot personalul. Codul ajunge pe e-mailul sau pe telefonul tău; DNI-ul nu servește drept cheie, pentru că îl cunosc mulți oameni.
Semnarea fluturașului de salariu nu te obligă nici să repeți: dacă te-ai verificat acum 15 minute sau mai puțin, doar bifezi conformitatea. Iar ADRI oferă sumele din fluturași de salariu doar celui care le poate vedea și cu verificarea activă; fără ea, îți spune perioada și starea, dar nu cifrele.
Totul este consemnat.
Fiecare cod solicitat, fiecare verificare, fiecare blocare și fiecare fluturaș de salariu sau document al altcuiva care este deschis rămân în registrul de accesări, cu IP, dispozitiv și browser. Nu se înregistrează locația GPS: dovada puternică este deja codul care a ajuns doar la acea persoană.
Mai multe detalii în fluturași de salariu cu semnătură digitală și în securitate și conformitate. Dacă ceea ce semnezi sunt oferte comerciale, vezi oferte pe care clientul le semnează online, sau solicită o demonstrație.
Întrebări frecvente
Persoana care semnează are nevoie de un cont?
Nu. Primește un link prin e-mail, își introduce DNI-ul, NIE sau pașaportul și un cod de 6 cifre care îi sosește pe acel e-mail, și semnează. Nu i se creează niciun cont de utilizator.
Trebuie să deseneze semnătura?
Nu este obligatoriu. Semnătura este valabilă cu codul de verificare; trăsătura este un element vizual suplimentar care, dacă este desenată, rămâne pe pagina de dovezi.
De ce îmi cere un cod ca să-mi văd fluturașul de salariu dacă am intrat deja?
Pentru că un fluturaș de salariu este o informație foarte sensibilă. Verificarea durează 30 de minute în acel browser și împiedică pe cineva cu sesiunea ta deschisă să îl vadă.
Se vede DNI-ul complet în PDF-ul semnat?
Nu. Pe pagina de dovezi apare mascat, cu doar patru cifre vizibile.
- Semnătură
- Documente
- Fluturași de salariu
- Securitate