Upload mit KI
Du ziehst die PDFs per Drag & Drop hinein und ADRI liest Name, DNI und Zeitraum. Du überprüfst die Zuordnung und bestätigst. Bis du bestätigst, wird niemand benachrichtigt.
Gehaltsabrechnungen und Dokumente
Gehaltsabrechnungen mit digitaler Signatur des Mitarbeiters und geschützten Aufzeichnungen
Du lädst die Gehaltsabrechnungen als PDF hoch, ADRI erkennt, zu welchem Mitarbeiter jede gehört, und jede Person erhält ihre, liest sie und unterschreibt sie vom Handy aus. Du bewahrst den Nachweis der Übergabe auf, und was bereits unterschrieben ist, wird nicht versehentlich gelöscht.
Was ist das?
Was ist die digitale Signatur von Gehaltsabrechnungen und Dokumenten
Das Unternehmen muss nachweisen können, dass es jedem Mitarbeiter die Gehaltsabrechnung ausgehändigt hat. Dieses Modul löst das mit einem Portal, in dem der Mitarbeiter seine Gehaltsabrechnung sieht, einer Benachrichtigung, wenn sie verfügbar ist, und einer unterschriebenen Empfangsbestätigung.
Dasselbe gilt für andere PDFs, die eine Unterschrift benötigen: Verträge, Rundschreiben oder Anhänge. Jede Unterschrift wird mit ihrem Datum, ihrer IP und ihrem Hash gespeichert, und unterschriebene Dokumente werden nach strengen Regeln aufbewahrt.
Was es für dich tut
Vom PDF-Ordner zur unterschriebenen Empfangsbestätigung
Ein PDF mit vielen Gehaltsabrechnungen
Wenn dein Gehaltsabrechnungsprogramm eine einzelne PDF-Datei ausgibt, wird sie nach Seiten aufgeteilt, oder ADRI schlägt die Seitenbereiche für mehrseitige Gehaltsabrechnungen vor, damit du sie prüfst.
Benachrichtigung an den Mitarbeiter
Bei der Bestätigung erhält die Person eine E-Mail und eine Benachrichtigung in der App, und WhatsApp, wenn sie es aktiviert hat. Wenn sie nicht unterschreibt, erhält sie Erinnerungen während der Arbeitszeit.
Unterschrift mit Code
Der Mitarbeiter zeichnet seine Unterschrift, gibt seine Einwilligung und gibt einen 6-stelligen Code ein, der per E-Mail bei ihm eingeht. Der Code läuft nach 10 Minuten ab.
Nachweisseite
Die Unterschrift wird nicht auf die Gehaltsabrechnung gemalt: Es wird eine Seite mit den Angaben hinzugefügt, wer unterschrieben hat, wann, von welcher IP und dem SHA-256-Hash des Originals.
Dokumente zum Unterschreiben
Du sendest ein PDF an einen oder mehrere Unterzeichner, mit Frist und Erinnerungen, oder lädst einen Stapel personalisierter PDFs hoch, eines pro Person.
So funktioniert's
In 3 Schritten startklar
Du lädst die PDFs hoch
Unter Lohnabrechnungen verwalten ziehst du die Dateien hinein. ADRI schlägt den Mitarbeiter und den Zeitraum für jede vor.
Du prüfst und bestätigst
Du prüfst die Zuordnung mit sichtbarem Namen, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Nach der Bestätigung erhält jeder Mitarbeiter seine Benachrichtigung.
Der Mitarbeiter unterschreibt
Öffnet seine Lohnabrechnung, unterschreibt sie vom Handy aus und erhält eine Bestätigung mit dem Fingerabdruck des versiegelten PDFs.
Geschützte Aufzeichnungen
Unterschriebenes wird nicht gelöscht: es wird annulliert
Ohne Unterschrift, wird gelöscht
Eine ausstehende Lohnabrechnung kann aus dem Verlauf entfernt werden. Das PDF bleibt auf dem Server und es wird festgehalten, wer es getan hat und wann.
Unterschrieben: wird annulliert
Du klickst auf Annullieren und gibst einen Grund mit 10 bis 1000 Zeichen ein. Die Lohnabrechnung bleibt als Annulliert sichtbar, mit ihrem PDF und ihrem Verlauf, und die Person, die sie unterschrieben hat, wird benachrichtigt.
Vier Jahre Aufbewahrung
Nichts Unterschriebenes kann gelöscht werden, bis seit der ersten Unterschrift 4 Jahre vergangen sind, und es wird niemals automatisch gelöscht. Der Mitarbeiter kann sein unterschriebenes PDF weiterhin sehen und herunterladen.
Verketteter Verlauf
Jeder Schritt einer Lohnabrechnung oder eines Dokuments kann in einem verketteten Verlauf festgehalten werden, wie bei VeriFactu-Rechnungen. Der Administrator prüft es unter Sicherheit, in der Karte Integrität der Signaturen.
Wer jede Lohnabrechnung öffnet
Das Audit protokolliert jeden Download und jedes Mal, wenn jemand eine Lohnabrechnung öffnet oder in der Vorschau ansieht: wer, wann und von welcher IP.
Sammel-Download
Du lädst ein ZIP mit Originalen und unterschriebenen Dateien nach dem von dir gewählten Filter herunter, bis zu 300 pro Download. Wenn ein unterschriebenes PDF nicht zu seinem Fingerabdruck passt, wird der Download blockiert.
Welchen Wert sie hat
Eine einfache elektronische Signatur mit Nachweisen
Einfache elektronische Signatur
Es ist eine verstärkte einfache elektronische Signatur mit Einmalcode und Audit-Trail. Es ist keine qualifizierte Signatur des Mitarbeiters.
Firmensiegel
Wenn deine Installation über ein digitales Unternehmenszertifikat verfügt, kann das PDF zusätzlich ein Siegel des Ausstellers tragen. Ohne Zertifikat funktioniert die Unterschrift des Mitarbeiters genauso.
Heikle Fälle
Bei einem besonders sensiblen Vertrag oder einer besonders sensiblen Abschlussabrechnung solltest du mit deinem Berater prüfen, ob du einen Anbieter für qualifizierte Signaturen benötigst.
Preis
Ab 275 €/Monat, KI inklusive
Du zahlst pro Arbeitsplatz: Ein Arbeitsplatz ist eine KI-Aufgabe, die parallel läuft, keine Person, daher sind Nutzer unbegrenzt. Den Server, auf dem deine Daten liegen, wählst du separat, ab 100 €/Monat. Preise ohne MwSt.
Häufige Fragen
Was uns oft gefragt wird
Welchen rechtlichen Wert hat die Unterschrift des Mitarbeiters?
Es ist eine verstärkte einfache elektronische Signatur: Sie identifiziert die Person über ihr Konto und einen Einmalcode und hinterlässt eine vollständige Spur. Es ist keine qualifizierte Signatur. Bei sehr sensiblen Fällen besprich es mit deinem Berater.
Kann ich eine bereits unterschriebene Lohnabrechnung löschen?
Nein. Sie wird mit einem Grund annulliert und bleibt sichtbar, mit ihrem PDF und ihrem Verlauf. Sie kann erst gelöscht werden, wenn seit der ersten Unterschrift 4 Jahre vergangen sind, und niemals automatisch.
Woher weiß ADRI, zu wem jede Lohnabrechnung gehört?
Liest den Namen, die DNI und den Zeitraum aus dem PDF und schlägt den Mitarbeiter vor. Du prüfst es vor der Bestätigung. Die DNI im Benutzerprofil verbessert die Erkennung.
Wer kann die Lohnabrechnungen aller hochladen und einsehen?
Standardmäßig Personalabteilung, Geschäftsleitung und Super-Administrator. Die Rolle Administrator sieht die Lohnabrechnungen anderer Personen nicht. Jeder Mitarbeiter sieht nur seine eigenen, und der Administrator kann diese Berechtigungen unter Rollen ändern.
Kann der Mitarbeiter vom Handy aus unterschreiben?
Ja. Benachrichtigung öffnen, die eigene Lohnabrechnung ansehen, Unterschrift mit dem Finger zeichnen und den per E-Mail erhaltenen Code eingeben.
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