Formulare online cu încărcare de fișiere și GDPR: adio Excelului care se întoarce pe jumătate completat

Înregistrarea unui furnizor, documentația unui candidat, datele unui client pentru o ofertă, înscrierea la un curs de formare. Toate au în comun același lucru: ai nevoie de date și fișiere de la cineva care nu lucrează în compania ta. Formularele publice de la BionicAdri sunt concepute pentru asta.

Cum creezi un formular online cu încărcare de fișiere?

În Documente → Formulare → Formular nou introduci numele, o descriere pentru persoana care completează și mesajul de mulțumire. Apoi adaugi câmpurile, până la 50 pe formular:

• Text scurt și lung, numeric, e-mail, telefon și dată, fiecare cu regulile sale (minim, maxim, zecimale…).
• DNI, NIE, NIF sau CIF cu litera de control verificată.
• Liste de opțiuni, opțiuni multiple și casete da/nu.
• Fișiere: unul sau mai multe pe câmp, până la 10 și până la 20 MB fiecare, de tipul pe care îl alegi.

Se acceptă PDF, imagini (inclusiv fotografiile HEIC de pe iPhone), documente și foi de calcul Word, Excel și LibreOffice, CSV și text. Nu se acceptă niciodată ZIP, HTML sau SVG, chiar dacă le ceri, deoarece sunt formatele cu care este cel mai ușor să strecori ceva dăunător.

Cine completează vede erorile imediat, dar serverul are ultimul cuvânt: ce nu respectă regulile nu se salvează.

Ce vede persoana care completează?

O pagină cu logo-ul și numele companiei tale, descrierea, câmpurile și avizul de protecție a datelor. Nu este nevoie să se înregistreze. Butoanele și notificările apar în limba sa. Dacă lipsește ceva, i se spune ce câmp să corecteze fără a pierde ce a scris. La final, vede mesajul tău de mulțumire și un număr de referință.

Linkul este unic pentru fiecare formular și conține o cheie lungă care nu poate fi ghicită. Îl activezi și îl dezactivezi când vrei. Dacă a fost distribuit prea mult, îl regenerezi, iar cel anterior nu mai funcționează.

Continuă mai târziu, fără să pierzi fișierele

Există formulare care nu se completează dintr-o singură rundă: lipsește un certificat, trebuie căutat un număr. Dacă activezi Permite continuarea mai târziu, persoana își salvează progresul, inclusiv fișierele deja încărcate, și primește un link pentru a reveni. Dacă își scrie e-mailul, i se trimite și acel link, iar e-mailul nu se salvează împreună cu ciorna.

Ce se salvează este criptat. Ciornele nu apar în răspunsurile tale și nici în exporturi și se șterg automat după 180 de zile de la ultima salvare. Persoana însăși poate șterge oricând ce a salvat.

Ce cere GDPR unui formular web?

Pentru a putea publica un formular, trebuie să completezi blocul Protecția datelor:

• Operatorul de date și contactul pentru exercitarea drepturilor.
• Scop: la ce vei folosi datele.
• Textul de consimțământ, cu un link către politica ta de confidențialitate, dacă vrei. Persoana care completează trebuie să bifeze caseta, iar fiecare răspuns păstrează versiunea textului la care a consimțit.
• Perioada de păstrare în zile. Este un maxim: după expirarea acestei perioade, răspunsurile și fișierele lor se șterg automat în fiecare noapte.

Pagina publică afișează întotdeauna avizul complet; nu poate fi eliminat. Și dacă cineva îți solicită datele sale sau să le ștergi, persoana care gestionează formularele îl poate căuta după e-mail, telefon sau DNI în toate formularele, poate exporta datele sale sau poate șterge răspunsul cu un motiv.

Acest text este orientativ: baza legală și termenele concrete ale prelucrării tale sunt stabilite de compania ta, împreună cu consultantul său, dacă este necesar.

Fișiere de la necunoscuți care nu sunt niciodată deschise fără izolare

Un formular public primește fișiere de la oricine. De aceea, acestea nu sunt niciodată publicate și nu sunt deschise pe server fără protecție. Când este nevoie să li se citească textul, programul care le deschide lucrează într-o zonă izolată: fără internet, fără să vadă rețeaua internă, cheile serverului sau restul fișierelor companiei, și cu limite de timp și de memorie. Dacă acea zonă nu poate fi creată, fișierul nu este citit. Tu le descarci din aplicație, niciodată nu se deschid pe ecran.

În plus, pagina are capcane pentru roboți pe care o persoană nu le observă și limite de trimiteri pe conexiune, pe formular și pe zi.

Răspunsuri ordonate și export în Excel sau ZIP

În Răspunsuri vezi un rezumat (totaluri, răspunsuri pe opțiune, minimul, maximul și media numerelor), filtre după dată și după orice câmp, și alerte utile: răspunsuri noi, posibile duplicate după același e-mail sau DNI, câmpuri obligatorii goale sau răspunsuri care se vor șterge din cauza termenului în 7 zile.

• Exportă în Excel: un rând pe răspuns și o coloană pe câmp, imediat.
• Exportă ZIP cu fișiere: fișierul Excel plus un folder pentru fiecare răspuns cu fișierele sale. Se pregătește în fundal, te anunță când este gata și se șterge de pe server după 7 zile.

Treci răspunsurile în chatul ADRI

Butonul Treci la chat deschide o conversație cu ADRI deja scrisă, de exemplu «citește răspunsul 123 și spune-mi ce conține». Datele nu sunt copiate în chat: ADRI le citește din formular când este nevoie, inclusiv textul din PDF, Word sau Excel încărcate. Vede doar formularele pe care le poți vedea tu, iar fiecare citire este înregistrată pe numele tău.

Ce a scris publicul nu îi dă niciodată ordine lui ADRI: le tratează ca pe informații de la un terț. Și există limite pe sarcină, astfel încât nimeni să nu îl poată face să deverseze un formular întreg.

Cine poate crea și vedea formulare?

În mod implicit, formularele sunt create și gestionate de super-administrator, administrator și conducere; resurse umane, birou, vânzări și angajații pot primi acces la formulare specifice. Administratorul poate schimba acest lucru în Roluri. Modulul vine dezactivat și se activează din marketplace-ul de module.

Mai multe în formulare online, în selecția candidaților și CV și în securitate și conformitate, sau solicită o demonstrație.

Întrebări frecvente

• Formulare
• RGPD
• Documente
• ADRI