L’enregistrement d’un fournisseur, la documentation d’un candidat, les données d’un client pour un devis, l’inscription à une formation. Tous ont un point commun : vous avez besoin des données et des fichiers de quelqu’un qui ne travaille pas dans votre entreprise. Les formulaires publics de BionicAdri sont conçus pour cela.
Comment créer un formulaire en ligne avec téléversement de fichiers ?
Dans Documents → Formulaires → Nouveau formulaire, vous indiquez le nom, une description pour la personne qui remplit et le message de remerciement. Ensuite, vous ajoutez les champs, jusqu’à 50 par formulaire :
- Texte court et long, numérique, e-mail, téléphone et date, chacun avec ses règles (minimum, maximum, décimales…).
- DNI, NIE, NIF ou CIF avec la lettre de contrôle vérifiée.
- Listes d’options, choix multiples et cases oui/non.
- Fichiers : un ou plusieurs par champ, jusqu’à 10 et jusqu’à 20 Mo chacun, du type de fichier que vous choisissez.
Les PDF, les images (y compris les photos HEIC de l’iPhone), les documents et feuilles Word, Excel et LibreOffice, les CSV et le texte sont acceptés. Les ZIP, HTML et SVG ne sont jamais acceptés, même si vous le demandez, car ce sont les formats avec lesquels il est le plus facile d’introduire quelque chose de dangereux.
La personne qui remplit voit les erreurs immédiatement, mais c’est le serveur qui fait foi : ce qui ne respecte pas les règles n’est pas enregistré.
Que voit la personne qui remplit le formulaire ?
Une page avec le logo et le nom de votre entreprise, la description, les champs et l’avis de protection des données. Il n’a pas besoin de s’inscrire. Les boutons et les messages s’affichent dans sa langue. S’il manque quelque chose, on lui indique quel champ corriger sans perdre ce qu’il a saisi. À la fin, il voit votre message de remerciement et un numéro de référence.
Le lien est unique par formulaire et contient une clé longue impossible à deviner. Vous l’activez et le désactivez quand vous le souhaitez. S’il a été diffusé plus que de raison, vous le régénérez et l’ancien cesse de fonctionner.
Continuer plus tard, sans perdre les fichiers
Certains formulaires ne se remplissent pas d’une seule traite : il manque un certificat, il faut chercher un numéro. Si vous activez Permettre de continuer plus tard, la personne enregistre ce qu’elle a déjà rempli, y compris les fichiers déjà téléversés, et reçoit un lien pour revenir. Si elle saisit son e-mail, ce lien lui est également envoyé, et l’e-mail n’est pas enregistré avec le brouillon.
Ce qui est enregistré est chiffré. Les brouillons n’apparaissent ni dans vos réponses ni dans les exportations, et sont supprimés automatiquement 180 jours après le dernier enregistrement. La personne elle-même peut supprimer ce qu’elle a enregistré quand elle le souhaite.
Que demande le RGPD à un formulaire web ?
Pour pouvoir publier un formulaire, vous devez remplir le bloc Protection des données :
- Responsable du traitement et contact pour exercer vos droits.
- Finalité : à quoi vous allez utiliser les données.
- Texte de consentement, avec un lien vers votre politique de confidentialité si vous le souhaitez. La personne qui remplit le formulaire doit cocher la case, et chaque réponse enregistre la version du texte avec laquelle elle a consenti.
- Durée de conservation en jours. C’est un maximum : passé ce délai, les réponses et leurs fichiers sont supprimés automatiquement chaque nuit.
La page publique affiche toujours l’avis complet ; il n’est pas possible de le retirer. Et si quelqu’un demande ses données ou leur suppression, la personne qui gère les formulaires peut le rechercher par e-mail, téléphone ou DNI dans tous les formulaires, exporter ce qui lui appartient ou supprimer sa réponse avec un motif.
Ce texte est indicatif : la base légale et les délais concrets de votre traitement sont décidés par votre entreprise, avec son conseiller si nécessaire.
Fichiers d’inconnus qui ne sont jamais ouverts sans isolation
Un formulaire public reçoit des fichiers de n’importe qui. C’est pourquoi ils ne sont jamais publiés ni ouverts sur le serveur sans protection. Lorsqu’il faut lire leur texte, le programme qui les ouvre travaille dans une zone isolée : sans internet, sans voir le réseau interne, ni les clés du serveur, ni le reste des fichiers de l’entreprise, et avec des limites de temps et de mémoire. Si cette zone ne peut pas être créée, le fichier n’est pas lu. Vous les téléchargez depuis l’application ; ils ne s’ouvrent jamais à l’écran.
De plus, la page comporte des pièges à robots qu’une personne ne remarque pas et des limites d’envoi par connexion, par formulaire et par jour.
Réponses triées et exportation vers Excel ou ZIP
Dans Réponses, vous voyez un résumé (totaux, réponses par option, minimum, maximum et moyenne des nombres), des filtres par date et par n’importe quel champ, ainsi que des alertes utiles : nouvelles réponses, doublons possibles avec le même e-mail ou DNI, champs obligatoires vides ou réponses qui seront supprimées à l’expiration du délai dans 7 jours.
- Exporter vers Excel : une ligne par réponse et une colonne par champ, immédiatement.
- Exporter un ZIP avec les fichiers : le fichier Excel, plus un dossier par réponse contenant ses fichiers. La préparation se fait en arrière-plan, vous êtes prévenu lorsqu’elle est prête et elle est supprimée du serveur au bout de 7 jours.
Passer les réponses au chat d’ADRI
Le bouton Passer au chat ouvre une conversation avec ADRI déjà rédigée, par exemple « lis la réponse 123 et dis-moi ce qu’elle contient ». Les données ne sont pas copiées dans le chat : ADRI les lit dans le formulaire quand c’est nécessaire, y compris le texte des PDF, Word ou Excel téléversés. ADRI ne voit que les formulaires que vous pouvez voir, et chaque lecture est enregistrée à votre nom.
Ce qu’a écrit le public ne donne jamais d’ordres à ADRI : ADRI le traite comme des informations venant d’un tiers. Et il existe des plafonds par tâche pour que personne ne puisse lui faire extraire tout un formulaire d’un coup.
Qui peut créer et voir les formulaires ?
Par défaut, le super-administrateur, l’administrateur et la direction créent et gèrent les formulaires ; les RH, le bureau, le service commercial et les employés peuvent recevoir l’accès à des formulaires précis. L’administrateur peut modifier cela dans Rôles. Le module est désactivé par défaut et s’active depuis la marketplace des modules.
Plus d’informations dans formulaires en ligne, dans sélection de candidats et CV et dans sécurité et conformité, ou demandez une démo.
Questions fréquentes
La personne qui remplit le formulaire doit-elle s’inscrire ?
Non. La personne ouvre le lien du formulaire, le remplit, coche le consentement et l’envoie. À la fin, elle voit un numéro de référence.
Quels fichiers peuvent être téléversés ?
PDF, images (y compris HEIC de l’iPhone), documents et feuilles de calcul Word, Excel et LibreOffice, CSV et texte, jusqu’à 20 Mo chacun et 10 par champ. Jamais de fichiers ZIP, HTML ou SVG.
Combien de temps les réponses sont-elles conservées ?
Le délai que vous définissez pour chaque formulaire, qui est un maximum. Une fois ce délai passé, les réponses et leurs fichiers sont supprimés automatiquement.
ADRI peut-il lire les fichiers téléversés ?
Oui, le texte des PDF, Word, Excel et des images contenant du texte, toujours dans une zone isolée et uniquement si vous pouvez voir ce formulaire.
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