Eine Lieferantenregistrierung, die Unterlagen eines Bewerbers, die Daten eines Kunden für ein Angebot, die Anmeldung zu einer Schulung. Alle haben eines gemeinsam: Du brauchst Daten und Dateien von jemandem, der nicht in deinem Unternehmen arbeitet. Die öffentlichen Formulare von BionicAdri sind dafür gedacht.
Wie erstellst du ein Online-Formular mit Dateiupload?
Unter Dokumente → Formulare → Neues Formular legst du den Namen, eine Beschreibung für die Person, die ausfüllt, und die Dankesnachricht fest. Danach fügst du die Felder hinzu, bis zu 50 pro Formular:
- Kurz- und Langtext, Zahlen, E-Mail, Telefon und Datum, jeweils mit eigenen Regeln (Minimum, Maximum, Dezimalstellen …).
- DNI, NIE, NIF oder CIF mit geprüftem Kontrollbuchstaben.
- Auswahllisten, Mehrfachauswahl und Ja/Nein-Kästchen.
- Dateien: eine oder mehrere pro Feld, bis zu 10 und jeweils bis zu 20 MB, vom Typ, den du auswählst.
Zulässig sind PDF, Bilder (auch HEIC-Fotos vom iPhone), Dokumente und Tabellen aus Word, Excel und LibreOffice, CSV und Text. ZIP, HTML und SVG sind nie zulässig, auch wenn du darum bittest, weil sich damit am leichtesten etwas Schädliches einschleusen lässt.
Wer ausfüllt, sieht Fehler sofort, aber entscheidend ist der Server: Was die Regeln nicht erfüllt, wird nicht gespeichert.
Was sieht die Person, die das Formular ausfüllt?
Eine Seite mit dem Logo und dem Namen deines Unternehmens, der Beschreibung, den Feldern und dem Datenschutzhinweis. Es ist keine Registrierung nötig. Die Schaltflächen und Hinweise erscheinen in ihrer Sprache. Wenn etwas fehlt, wird ihr gesagt, welches Feld sie korrigieren muss, ohne dass ihre Eingaben verloren gehen. Am Ende sieht sie deine Dankesnachricht und eine Referenznummer.
Der Link gilt pro Formular und enthält einen langen Schlüssel, der nicht erraten werden kann. Du kannst ihn jederzeit ein- und ausschalten. Wenn er sich zu weit verbreitet hat, generierst du ihn neu, und der alte funktioniert nicht mehr.
Später fortfahren, ohne Dateien zu verlieren
Manche Formulare lassen sich nicht in einem Rutsch ausfüllen: Es fehlt ein Zertifikat, eine Nummer muss gesucht werden. Wenn du Später fortfahren erlauben aktivierst, speichert die Person ihren aktuellen Stand, einschließlich der bereits hochgeladenen Dateien, und erhält einen Link zum Zurückkehren. Wenn sie ihre E-Mail-Adresse eingibt, wird ihr dieser Link auch zugeschickt, und die E-Mail-Adresse wird nicht mit dem Entwurf gespeichert.
Was gespeichert wird, ist verschlüsselt. Entwürfe erscheinen nicht in deinen Antworten oder Exporten und werden 180 Tage nach der letzten Speicherung automatisch gelöscht. Die Person selbst kann jederzeit löschen, was sie gespeichert hat.
Was verlangt die DSGVO von einem Webformular?
Um ein Formular veröffentlichen zu können, musst du den Block Datenschutz ausfüllen:
- Verantwortlicher für die Verarbeitung und Kontakt zur Ausübung der Rechte.
- Zweck: wofür du die Daten verwendest.
- Einwilligungstext, auf Wunsch mit Link zu deiner Datenschutzerklärung. Wer das Formular ausfüllt, muss das Kästchen ankreuzen, und jede Antwort speichert, mit welcher Version des Textes zugestimmt wurde.
- Aufbewahrungsfrist in Tagen. Sie ist ein Maximum: Nach Ablauf dieser Frist werden die Antworten und ihre Dateien jede Nacht automatisch gelöscht.
Die öffentliche Seite zeigt immer den vollständigen Hinweis; er lässt sich nicht entfernen. Und wenn jemand die eigenen Daten anfragt oder sie löschen lassen möchte, kann die Person, die die Formulare verwaltet, in allen Formularen per E-Mail, Telefon oder DNI nach dieser Person suchen, ihre Daten exportieren oder ihre Antwort mit einer Begründung löschen.
Dieser Text dient nur zur Orientierung: Die Rechtsgrundlage und die konkreten Fristen für deine Verarbeitung legt dein Unternehmen fest, bei Bedarf mit Unterstützung eines Beraters.
Dateien von Unbekannten, die nie ohne Isolierung geöffnet werden
Ein öffentliches Formular nimmt Dateien von jedem entgegen. Deshalb werden sie niemals veröffentlicht oder ohne Schutz auf dem Server geöffnet. Wenn ihr Text gelesen werden muss, arbeitet das Programm, das sie öffnet, in einem isolierten Bereich: ohne Internet, ohne Einblick in das interne Netz, die Server-Schlüssel oder die übrigen Dateien des Unternehmens, und mit Zeit- und Speichergrenzen. Wenn dieser Bereich nicht erstellt werden kann, wird die Datei nicht gelesen. Du lädst sie aus der Anwendung herunter; auf dem Bildschirm werden sie nie geöffnet.
Außerdem enthält die Seite Bot-Fallen, die ein Mensch nicht bemerkt, und Obergrenzen für Einsendungen pro Verbindung, pro Formular und pro Tag.
Sortierte Antworten und Export nach Excel oder ZIP
Unter Antworten siehst du eine Zusammenfassung (Gesamtzahlen, Antworten pro Option, Minimum, Maximum und Durchschnitt der Zahlen), Filter nach Datum und nach jedem Feld sowie nützliche Hinweise: neue Antworten, mögliche Duplikate aufgrund derselben E-Mail-Adresse oder DNI, leere Pflichtfelder oder Antworten, die aufgrund der Frist in 7 Tagen gelöscht werden.
- Nach Excel exportieren: eine Zeile pro Antwort und eine Spalte pro Feld, sofort.
- ZIP mit Dateien exportieren: die Excel-Datei plus ein Ordner pro Antwort mit den zugehörigen Dateien. Der Export wird im Hintergrund vorbereitet, du wirst benachrichtigt, wenn er fertig ist, und er wird nach 7 Tagen vom Server gelöscht.
Antworten in den ADRI-Chat übernehmen
Die Schaltfläche Zum Chat wechseln öffnet eine bereits geschriebene Unterhaltung mit ADRI, zum Beispiel „lies Antwort 123 und sag mir, was darin steht“. Die Daten werden nicht in den Chat kopiert: ADRI liest sie bei Bedarf aus dem Formular, auch den Text der hochgeladenen PDF-, Word- oder Excel-Dateien. ADRI sieht nur die Formulare, die du sehen kannst, und jede Einsichtnahme wird unter deinem Namen protokolliert.
Was die Öffentlichkeit geschrieben hat, erteilt ADRI niemals Befehle: ADRI behandelt es als Information von Dritten. Und es gibt Obergrenzen pro Aufgabe, damit niemand ADRI dazu bringen kann, ein ganzes Formular auszulesen.
Wer kann Formulare erstellen und sehen?
Standardmäßig erstellen und verwalten Super-Administrator, Administrator und Geschäftsleitung Formulare; Personalabteilung, Büro, Vertrieb und Mitarbeitende können Zugriff auf bestimmte Formulare erhalten. Der Administrator kann dies unter Rollen ändern. Das Modul ist standardmäßig ausgeschaltet und wird über den Modul-Marketplace eingeschaltet.
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Häufige Fragen
Muss sich die Person, die das Formular ausfüllt, registrieren?
Nein. Die Person öffnet den Formularlink, füllt das Formular aus, bestätigt die Einwilligung und sendet es ab. Danach sieht sie eine Referenznummer.
Welche Dateien können hochgeladen werden?
PDF, Bilder (auch HEIC vom iPhone), Dokumente und Tabellen aus Word, Excel und LibreOffice, CSV und Text, jeweils bis zu 20 MB und 10 pro Feld. Niemals ZIP, HTML oder SVG.
Wie lange werden die Antworten gespeichert?
Der Zeitraum, den du in jedem Formular festlegst, ist ein Maximum. Nach diesem Zeitraum werden die Antworten und ihre Dateien automatisch gelöscht.
Kann ADRI hochgeladene Dateien lesen?
Ja, den Text aus PDF, Word, Excel und Bildern mit Text, immer in einem isolierten Bereich und nur, wenn du dieses Formular sehen kannst.
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