Board Meine Aufgaben
Fünf Spalten: Ausstehend, In Bearbeitung, Pausiert, Überprüfung ausstehend und Abgeschlossen. Du ziehst Karten zwischen ihnen. Jede Spalte lädt 15 Karten und ein Button «Mehr laden» holt den Rest.
Projekte und Aufgaben
Projekte und Aufgaben: Board, Stunden und Kosten zur Belegung von Förderungen
Ein Aufgabenboard mit Timer, Benachrichtigungen, wenn die Stunden aufgebraucht sind, und Kosten pro Projekt und Reise. Es ist für Teams, die Arbeit aufteilen, und für Unternehmen mit geförderten Projekten, die jede Ausgabe belegen müssen.
Was es ist
Ein Ort für die Arbeit, die Stunden und das Geld des Projekts
Jede Aufgabe hat einen Verantwortlichen, eine Frist, Stunden und Kommentare. Jedes Projekt kann seine Ausgaben, seine Reisen und die Stunden seiner Leute führen. Alles befindet sich in derselben Anwendung wie der Rest deines Unternehmens, ohne parallele Tabellenkalkulationen.
Wenn dein Projekt intern und normal ist, nutzt du nur die Aufgaben. Die Förderfunktionen sind pro Projekt optional und stören niemanden, der sie nicht braucht.
Aufgaben
Ein Board mit fünf Spalten und der Timer zur Hand
Fristen und Produktivität
Der Tab Fristen ist ein Kalender der Abgabetermine. Produktivität verknüpft die Aufgabenstunden mit der Zeiterfassung und exportiert nach Excel.
Mit ADRI erstellen
Du beschreibst die Arbeit («Website des Kunden X, 10 h Design für Ana, 20 h Programmierung für Pedro») und ADRI schlägt die Mutteraufgabe und ihre Teilpositionen vor. Nichts wird erstellt, bis du auf Erstellen klickst.
Rollen in jeder Aufgabe
Verantwortlicher, Mitarbeiter oder Auditor. Wenn die Aufgabe eine Überprüfung erfordert, wechselt sie beim Abschließen zu «Überprüfung ausstehend» und ein Auditor genehmigt sie oder gibt sie mit einer Notiz zurück.
Kommentare und Dateien
Kommentar-Thread mit @Erwähnungen, Unteraufgaben als Checkliste, Dateien bis 20 MB und ein Verlauf mit allem, was passiert ist.
Fristbenachrichtigungen
Einen Tag vorher, am selben Tag und bei Fälligkeit, per E-Mail und Glocke. WhatsApp ist optional und wird vom Administrator aktiviert.
Die Berechtigungen jeder Rolle werden in Rollen angepasst. Standardmäßig bringt die Rolle Mitarbeiter keine Aufgabenberechtigungen mit, bis sie ihr zugewiesen werden. Wenn du sehen möchtest, wie es mit der Zeiterfassung zusammenpasst, sieh dir die Zeiterfassung an.
Stunden
Der Timer zählt, was tatsächlich gearbeitet wird
Du startest den Timer
In der Aufgabenansicht klickst du auf Starten. Wenn sie ausstehend war, wechselt sie zu In Bearbeitung. Du kannst pausieren und fortsetzen.
Du stoppst ihn mit einer Notiz
Beim Stoppen schreibst du einen Satz darüber, was du gemacht hast. Die Stunden werden zur Aufgabe addiert und jeder Abschnitt bleibt im Verlauf.
Die Zeiterfassung erfährt es
Am Ende des Arbeitstages werden laufende Timer gestoppt. In einer Mittagspause werden sie pausiert und bei Rückkehr fortgesetzt. So werden keine Stunden außerhalb der Arbeitszeit künstlich aufgebläht.
Benachrichtigungen bei 80, 90 und 100 %
Wenn die Aufgabe geschätzte Stunden hat, warnt das System beim ersten Überschreiten jeder Schwelle. Der Kunde, wenn die Aufgabe mit ihm verknüpft ist und er Zugriff auf das Portal hat, erhält einen informativen Ton; das Team einen handlungsorientierten. Die Schwellenwerte werden in den Aufgabeneinstellungen bearbeitet.
Teilpositionen, um einen Auftrag aufzuteilen
Eine Mutteraufgabe kann Teilpositionen mit ihren Stunden und Personen haben. Das Budget der Mutter wird nicht zu dem der Tochteraufgaben addiert: 20 h in Teilpositionen aufzuteilen, die 20 h ergeben, bleibt 20 h. Die erfassten Stunden werden jedoch addiert.
Geförderte Projekte
Förderer, Fördercode und Reisen
Ein Projekt kann den Namen des Förderers und den Code der Förderung tragen. Es muss keinen Kunden haben: ein Forschungsprojekt hat normalerweise keinen.
Projektreisen
Jede Reise hat Ziel, Daten, Grund und Teilnehmer. Gruppiert Tickets, Diäten und Unterkunft. Wenn die Daten außerhalb des Projekts liegen, wird dich gewarnt, aber nicht blockiert.
Eine Ausgabe zuordnen
Bei der Ausgabenerfassung oder der Schnellerfassung wählst du Projekt, Reise und Kostenkategorie (Personal, Reisen und Diäten, Ausrüstung, Unterauftragnehmer oder sonstige direkte Kosten). Der Selektor bietet nur offene Projekte an.
Die KI wählt nicht für dich
ADRI liest den Beleg und extrahiert Datum, Betrag, MwSt. und Anbieter. Aber es füllt niemals Projekt, Reise, Kategorie oder förderfähigen Betrag aus: Das macht immer eine Person.
Bei der manuellen Erfassung kannst du auch den förderfähigen Betrag angeben, wenn die Stelle nur einen Teil der Ausgabe anerkennt, und den Zahlungsbeleg getrennt von der Rechnung anhängen. Die Zuordnung einer bereits gesendeten oder genehmigten Ausgabe zu ändern erfordert die Berechtigung zur Ausgabenverwaltung und protokolliert, wer und wann.
Nachweis
Kosten nach Projekt und Reise, bereit zur Vorlage
Der Tab Kosten jedes Projekts summiert die genehmigten oder bezahlten Ausgaben in Euro, nach Kategorie, nach Reise und nach Person. Du kannst nach Reise, Person und Datum filtern.
| Element | Was du siehst |
|---|---|
| Summen | Ausgaben, Personal (wenn du die Berechtigung hast), förderfähig und Gesamtsumme. |
| Personalblatt | Stunden pro Person und Aufgabe, mit dem an dem Tag gültigen Tarif. Nur die Stunden des echten Timers zählen. |
| Warnungen | Ausgaben ohne Zahlungsbeleg, Ausgaben in anderen Währungen (werden nicht addiert), nicht zugeordnete Stunden und Stunden ohne Tarif. |
| Excel | Mehrere Blätter: Zusammenfassung, nach Kategorie, nach Reise, nach Person, Ausgaben und Personal. |
| ZIP mit Belegen | Die Excel plus die nummerierten Rechnungen und Belege. Wird im Hintergrund vorbereitet, die Glocke benachrichtigt dich und der Link ist 7 Tage gültig. |
Der Personalbetrag ist eine Gehaltsangabe: nur HR und Geschäftsführung sehen ihn. Alle anderen sehen die Stunden, nicht die Euro. Stundensätze werden nicht bearbeitet: Es wird eine neue Zeile hinzugefügt und die Historie bleibt vollständig. Wenn sich die Summe nach dem Herunterladen einer Excel ändert, warnt dich der Tab auf die Abweichung mit beiden Zahlen. Um alle Projekte gleichzeitig zu sehen, gibt es eine Ansicht im Managementbereich. Du kannst ADRI im Chat bitten: «die Kosten des Projekts X in Excel».
Preis
Ab 275 €/Monat, KI inklusive
Du zahlst pro Arbeitsplatz: Ein Arbeitsplatz ist eine KI-Aufgabe, die parallel läuft, keine Person, daher sind Nutzer unbegrenzt. Den Server, auf dem deine Daten liegen, wählst du separat, ab 100 €/Monat. Preise ohne MwSt.
Häufige Fragen
Was uns oft gefragt wird
Kann ich nur die Aufgaben nutzen, ohne Förderungen?
Ja. Die Daten zu Fördergeber, Reisen und Kosten sind pro Projekt optional. Ein internes Projekt funktioniert weiter wie immer.
Wann warnt das System, dass ich die Stunden überschreiten werde?
Wenn die Aufgabe geschätzte Stunden hat und die erfassten Stunden zum ersten Mal 80 %, 90 % und 100 % überschreiten. Jede Schwelle meldet sich nur einmal pro Aufgabe.
Wer sieht, was jeder Mitarbeiter kostet?
Nur HR und Geschäftsführung. Alle anderen mit Zugriff auf die Kosten sehen die geleisteten Stunden, aber keine Personalbeträge.
Können Ausgaben in anderen Währungen belegt werden?
Sie erscheinen in einem Hinweis, werden aber nicht zu den Summen addiert: nur Ausgaben in Euro zählen.
Werden Aufgaben beim Abschließen gelöscht?
Nein. Sie bleiben im Board als abgeschlossen. Eine Aufgabe zu löschen ist endgültig und erfordert eine Berechtigung, die standardmäßig Super-Admin, Admin und Manager haben.
Kann ADRI eine Ausgabe einem Projekt zuordnen?
Wenn du es per Chat anfragst, ja, und es prüft dieselben Regeln wie der Bildschirm. Überprüfe immer, was es zugeordnet hat.
Unverbindliche Demo
Erzähl uns, wie du heute deine Projekte führst, und wir schauen es uns gemeinsam an.
Erzähl uns, wie du heute arbeitest, und wir zeigen dir, wie ADRI es mit deinen Daten machen würde. Ganz unverbindlich.