Quadro As minhas tarefas
Cinco colunas: Pendente, Em progresso, Em pausa, Pendente de revisão e Concluída. Arrastas cartões entre elas. Cada coluna carrega 15 cartões e um botão «Carregar mais» traz o resto.
Projetos e tarefas
Projetos e tarefas: quadro, horas e custos para justificar subvenções
Um quadro de tarefas com cronómetro, avisos quando as horas se esgotam e custos por projeto e viagem. É para equipas que repartem trabalho e para empresas com projetos financiados que têm de justificar cada gasto.
O que é
Um local para o trabalho, as horas e o dinheiro do projeto
Cada tarefa tem responsável, prazo, horas e comentários. Cada projeto pode ter os seus gastos, as suas viagens e as horas das suas pessoas. Tudo vive na mesma aplicação que o resto da tua empresa, sem folhas de cálculo paralelas.
Se o teu projeto é interno e normal, usas apenas as tarefas. A parte das subvenções é opcional por projeto e não incomoda quem não precisa.
Tarefas
Um quadro de cinco colunas e o cronómetro à mão
Prazos e produtividade
O separador Prazos é um calendário de entregas. Produtividade cruza as horas de tarefa com o registo de ponto e exporta para Excel.
Criar com ADRI
Descreves o trabalho («web do cliente X, 10 h de design para a Ana, 20 h de programação para o Pedro») e o ADRI propõe a tarefa mãe e as suas partidas. Não se cria nada até clicares em Criar.
Funções em cada tarefa
Responsável, colaborador ou auditor. Se a tarefa exigir revisão, ao concluí-la passa a «Pendente de revisão» e um auditor aprova-a ou devolve-a com uma nota.
Comentários e ficheiros
Fio de comentários com @menções, subtarefas como checklist, ficheiros até 20 MB e um histórico com tudo o que aconteceu.
Avisos de prazo
Um dia antes, no próprio dia e quando vence, por email e campainha. O WhatsApp é opcional e é ativado pelo administrador.
As permissões de cada função ajustam-se em Funções. Por predefinição, a função empregado não traz permissões de tarefas até lhe serem atribuídas. Se quiseres ver como se encaixa com o registo de ponto, consulta o controlo de horário.
Horas
O cronómetro conta o que se trabalha realmente
Inicias o cronómetro
Na ficha da tarefa, clicas em Iniciar. Se estava pendente, passa a Em progresso. Podes pausar e retomar.
Pára-lo com uma nota
Ao parar, escreves uma frase sobre o que fizeste. As horas somam-se à tarefa e cada segmento fica no histórico.
O registo de ponto fica a par
Ao terminar o dia de trabalho, os cronómetros abertos param. Numa pausa para almoço, pausam, e retomam ao voltar. Assim não se inflacionam horas fora do horário de trabalho.
Avisos aos 80, 90 e 100 %
Se a tarefa tiver horas estimadas, o sistema avisa a primeira vez que se atinge cada limiar. Ao cliente, se a tarefa estiver ligada a ele e tiver acesso ao portal, chega-lhe um tom informativo; à equipa, um acionável. Os limiares editam-se em Definições de tarefas.
Partidas para repartir um encargo
Uma tarefa mãe pode ter partidas com as suas horas e pessoas. O orçamento da mãe não se soma ao das filhas: dividir 20 h em partidas que somam 20 h continua a ser 20 h. As horas registadas, essas sim, somam-se.
Projetos financiados
Financiador, código de subvenção e viagens
Um projeto pode ter o nome do financiador e o código da subvenção. Pode não ter cliente: um projeto de investigação normalmente não tem.
Viagens de projeto
Cada viagem tem destino, datas, motivo e participantes. Agrupa bilhetes, ajudas de custo e alojamento. Se as datas ficarem fora do projeto, avisa-te, mas não te bloqueia.
Imputar uma despesa
No registo de despesas ou na captura rápida escolhes Projeto, Viagem e Categoria de custo (pessoal, viagens e ajudas de custo, equipamento, subcontratação ou outros custos diretos). O seletor só oferece projetos abertos.
A IA não escolhe por ti
O ADRI lê o recibo e retira data, valor, IVA e fornecedor. Mas nunca preenche projeto, viagem, categoria nem valor elegível: isso é sempre uma pessoa que o coloca.
No registo manual também podes indicar o valor elegível, se o organismo só reconhecer parte da despesa, e anexar o comprovativo de pagamento à parte da fatura. Alterar a imputação de uma despesa já enviada ou aprovada exige permissão de administração de despesas e deixa registo de quem e quando.
Justificação
Custos por projeto e viagem, prontos para apresentar
O separador Custos de cada projeto soma as despesas aprovadas ou pagas, em euros, por categoria, por viagem e por pessoa. Podes filtrar por viagem, pessoa e datas.
| Elemento | O que vês |
|---|---|
| Totais | Despesas, pessoal (se tiveres permissão), elegível e total geral. |
| Folha de pessoal | Horas por pessoa e tarefa, com a tarifa em vigor nesse dia. Só contam as horas do cronómetro real. |
| Avisos | Despesas sem comprovativo de pagamento, despesas noutras moedas (não se somam), horas sem atribuir e horas sem tarifa. |
| Excel | Várias folhas: resumo, por categoria, por viagem, por pessoa, despesas e pessoal. |
| ZIP de justificação | O Excel mais as faturas e comprovativos numerados. É preparado em segundo plano, a campainha avisa-te e o link dura 7 dias. |
O valor de pessoal é um dado salarial: só o veem RH e direção. O resto vê as horas, não os euros. As tarifas horárias não se editam: adiciona-se uma linha nova e o histórico fica completo. Se o total mudar depois de descarregar um Excel, o separador avisa-te do desfasamento com os dois valores. Para ver todos os projetos ao mesmo tempo há uma vista na secção de gestão. Podes pedir ao ADRI «os custos do projeto X em Excel» a partir do chat.
Preço
Desde 275 €/mês, IA incluída
Pagas por posto: um posto é uma tarefa de IA a trabalhar em paralelo, não uma pessoa, pelo que os utilizadores não têm limite. O servidor onde vivem os teus dados escolhe-se à parte, desde 100 €/mês. Preços sem IVA.
Perguntas frequentes
O que costumam perguntar-nos
Posso usar apenas as tarefas, sem subsídios?
Sim. Os dados de financiador, viagens e custos são opcionais por projeto. Um projeto interno continua a funcionar como sempre.
Quando é que o sistema avisa que vou exceder as horas?
Quando a tarefa tem horas estimadas e as horas registadas cruzam pela primeira vez os 80, os 90 e os 100 %. Cada limiar avisa uma só vez por tarefa.
Quem vê quanto custa cada funcionário?
Apenas RH e direção. As restantes pessoas com acesso aos custos veem as horas trabalhadas, mas nenhum valor de pessoal.
Podem justificar-se despesas noutras moedas?
Aparecem num aviso, mas não se somam aos totais: só contam as despesas em euros.
As tarefas são eliminadas ao concluí-las?
Não. Ficam no quadro como concluídas. Eliminar uma tarefa é definitivo e exige uma permissão que, por defeito, têm super-admin, admin e gestor.
Pode o ADRI imputar uma despesa a um projeto?
Se lho pedires por chat, sim, e verifica as mesmas regras que o ecrã. Revê sempre o que tiver imputado.
Demo sem compromisso
Conta-nos como levas hoje os teus projetos e vemo-lo juntos
Conta-nos como trabalhas hoje e mostramos-te como o ADRI o faria com os teus dados. Sem compromisso.