Wer die Meldungen liest
Nur der Compliance Officer und Super-Admin. Admin, Manager und HR sehen sie nicht, weil der Systemverantwortliche unabhängig sein muss.
Hinweisgeberkanal und Compliance
Hinweisgeberkanal und Compliance: Meldungen, Gleichstellung und Datenrechte
Ein vertraulicher Hinweisgeberkanal, die Nachverfolgung des Gleichstellungsplans, das Entgeltregister und Anträge auf Datenrechte, in einem einzigen Hub. Es ist für HR und Compliance von Unternehmen, die jeden Schritt nachvollziehbar dokumentieren müssen.
Was es ist
Vier Compliance-Tools in einem einzigen Hub
Der Compliance Hub vereint den Hinweisgeberkanal, die Nachverfolgung des Gleichstellungsplans, das Entgeltregister und Anträge auf Datenrechte. Jedes Tool gibt den Ablauf vor und hinterlässt Spuren. Die Inhalte und ihre rechtliche Gültigkeit bringt dein Unternehmen mit seiner Beratung ein.
Nichts davon ist Rechtsberatung oder garantiert für sich allein die Einhaltung einer Vorschrift.
Hinweisgeberkanal
Vertrauliche Meldungen gemäß Ley 2/2023
Jeder kann ohne Anmeldung melden
Wählt eine Kategorie, beschreibt die Vorfälle und fügt bei Bedarf bis zu 5 Dateien à 10 MB hinzu. Wenn er den Namen leer lässt, ist die Meldung anonym.
Erhält einen Nachverfolgungscode
Mit dem Code fragt er den Status ab und liefert weitere Informationen. Wenn er eine E-Mail angegeben hat, erhält er sofort die Eingangsbestätigung und Benachrichtigungen über Änderungen.
Der Bearbeiter untersucht und antwortet
Sie durchläuft die Status: gelesen, in Untersuchung und abgeschlossen oder archiviert. Beim Abschluss schreibt er eine Zusammenfassung für den Hinweisgeber; die internen Notizen sieht dieser nicht.
Fristen im Blick
Eingangsbestätigung innerhalb von 7 Tagen und Antwort innerhalb von 3 Monaten, einmalig auf 6 verlängerbar mit Begründung. Das Panel warnt, wenn sich die Bestätigung verzögert oder die Frist nähert.
Ohne IP und Browser
Sie werden nicht protokolliert. Die Anhänge gehen auf eine private Festplatte und keine Meldung kann gelöscht werden.
Automatische Anonymisierung
Nach 3 Monaten ohne Untersuchung wird der Inhalt anonymisiert. Abgeschlossene oder archivierte werden bis zu 10 Jahre aufbewahrt, eine Regel, die standardmäßig auf jedem Server deaktiviert ist.
Gleichstellung und Gehälter
Gleichstellungsplan und Entgeltregister
Gleichstellungsplan
Eine Liste von Maßnahmen für die 8 Bereiche der Diagnose des RD 901/2020: Zugang zur Beschäftigung, Einstufung, Weiterbildung, Beförderung, Vergütung, Vereinbarkeit, Unterrepräsentation und Belästigung. Jede Maßnahme hat Verantwortliche, Frist und Status. Es ist Nachverfolgung, ersetzt nicht den ausgehandelten Plan noch das offizielle Register.
Entgeltregister
Nach Berufskategorie: durchschnittliches Jahresgehalt von Männern und Frauen, Gehaltslücke und Vergütung pro Stunde. Wenn Stunden fehlen, erscheint „Ohne Stunden“: sie werden nicht erfunden. IRPF und Sozialversicherung zählen nicht als Vergütung. Export als PDF.
Bewertung der Lücke
Wenn eine Kategorie 5 % überschreitet, hält HR fest, ob die Lücke gerechtfertigt ist oder ob ein Aktionsplan erforderlich ist, mit optionalem Zieldatum. Wer und wann wird festgehalten. Der Arbeitnehmerausschuss sieht und lädt das Register herunter, kann aber keine Bewertungen schreiben.
Für Transparenz gegenüber Bewerbern kann jede Lebenslauf-Kategorie ihr Gehaltsband tragen, das beim öffentlichen Lebenslauf-Upload angezeigt wird. Der Mitarbeiter sieht die Stufen und Kriterien unter Meine Vergütung. Die Anwendung enthält kein Feld für das aktuelle oder frühere Gehalt des Kandidaten. Das Vergütungsregister sehen nur HR, Manager und Super-Admin. Wenn Sie Lohnabrechnungen in der Plattform nutzen, finden Sie Lohnabrechnungen mit digitaler Signatur.
Personenbezogene Daten
DSGVO-Rechte und Aufbewahrungsfristen
Jeder Mitarbeiter kann in seinem Profil unter Meine Daten Auskunft, Berichtigung, Löschung, Übertragbarkeit, Einschränkung oder Widerspruch beantragen. Er kann nur einen offenen Antrag je Art haben.
Der Verantwortliche verwaltet
Der DPO sieht die Anträge im Hub, ändert den Status, schreibt die Antwort, und es wird festgehalten, wer und wann. Die Frist von einem Monat wird mit Labels markiert: innerhalb der Frist, läuft in 7 Tagen ab oder abgelaufen.
Nichts wird von allein gelöscht
Die Löschung ist ein Antrag, den eine Person prüft, weil viele Arbeitsdaten gesetzlich aufbewahrt werden, wie die Zeiterfassung 4 Jahre lang.
Fristen mit einer Untergrenze von 180 Tagen
Chats, Benachrichtigungen, Zugriffe und andere Aufzeichnungen werden nach mindestens 180 Tagen gelöscht. Die Fristen können erhöht, aber nie unter diese Untergrenze gesenkt werden. Lohnabrechnungen und Buchhaltung werden ohne automatische Löschung aufbewahrt.
Urlaub und Freistellungen werden 4 Jahre lang gespeichert, und die Änderungs- und Zugriffsprotokolle auf sensible Daten können weder geändert noch gelöscht werden. Die Sicherheitsdetails finden Sie unter Sicherheit und Compliance und die Zeiterfassung unter Zeiterfassung. Die Abwesenheiten der Belegschaft werden unter Urlaub, Freistellungen und Schichten verwaltet.
Preis
Ab 275 €/Monat, KI inklusive
Du zahlst pro Arbeitsplatz: Ein Arbeitsplatz ist eine KI-Aufgabe, die parallel läuft, keine Person, daher sind Nutzer unbegrenzt. Den Server, auf dem deine Daten liegen, wählst du separat, ab 100 €/Monat. Preise ohne MwSt.
Häufige Fragen
Was uns oft gefragt wird
Kann ein Administrator die Meldungen lesen?
Nein. Standardmäßig können sie nur der Compliance Officer und Super-Admin sehen, damit die Person, die den Kanal verwaltet, unabhängig ist. Der Administrator kann die Berechtigungen unter Rollen ändern.
Kann man eine Meldung machen, ohne den Namen anzugeben?
Ja. Wenn Sie den Namen leer lassen, ist die Meldung anonym. Sie erhalten einen Tracking-Code, um den Status abzufragen und dem Bearbeiter zu antworten.
Was passiert mit einer Meldung, die nicht untersucht wird?
Nach 3 Monaten ohne Untersuchung wird anonymisiert: Schilderung, Identität, E-Mail und Beweise werden gelöscht, und es wird dokumentiert, dass der Kanal funktioniert hat.
Ist der Gleichstellungsplan verpflichtend?
Ja, in Unternehmen mit 50 oder mehr Personen ist er im Rahmen des RD 901/2020 verpflichtend. Kleinere Unternehmen können das Tool freiwillig nutzen. Fragen Sie Ihre Beratung.
Wie lange habe ich, um auf eine Datenanfrage zu antworten?
Ein Monat, in komplexen Fällen auf drei Monate verlängerbar. Der Hub markiert die Frist nach 30 Tagen als abgelaufen, führt aber nichts von allein aus.
Garantiert dies, dass ich das Gesetz einhalte?
Nein. Es liefert Ihnen den Ablauf, die Aufzeichnung und die Rückverfolgbarkeit. Was Sie antworten, was Sie veröffentlichen und ob es ausreicht, entscheidet Ihr Unternehmen mit seiner Arbeitsrechtsberatung.
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