Was gelesen wird
Datum, Betrag, MwSt., Rechnungsnummer, Name des Lieferanten und eine vorgeschlagene Kategorie. Auch CIF, E-Mail, Telefon und Adresse, aber nur, wenn sie klar lesbar sind. Ist die CIF unleserlich, wird sie nicht gespeichert.
Ausgaben und Lieferanten
Ausgaben und Lieferanten: Beleg hochladen, ADRI liest ihn und du genehmigst
Mit BionicAdri lädst du den Beleg oder die Rechnung hoch und ADRI liest Lieferant, Betrag und MwSt. Danach wird genehmigt, und derselbe Beleg wird nicht zweimal erfasst. Es ist für alle, die die Einkäufe eines KMU verwalten und nicht jede Ausgabe eintippen möchten.
Erfassung
Lade den Beleg hoch und ADRI liest ihn für dich
In Verwaltung → Ausgaben klickst du auf Neu oder Schnellerfassung und lädst ein PDF oder ein Foto hoch, bei Bedarf mehrere gleichzeitig. Während ADRI es liest, siehst du «Beleg wird gelesen…» in der Liste. Danach ist die Ausgabe fast ausgefüllt.
Lieferant ohne Duplikat
Der Lieferant wird anhand der CIF wiederverwendet und, falls keine vorhanden ist, anhand des Namens. Wenn er nicht existiert, wird er angelegt. Wenn er bereits existierte und ihm Daten fehlten, werden diese ergänzt, ohne die guten zu überschreiben.
Fehlende Daten
Wenn nach dem Auslesen des Belegs die CIF oder die E-Mail fehlt, sucht ADRI sie einmal im Internet. Wenn er sich nicht sicher ist, lässt er das Feld leer.
Andere Währungen
Eine Ausgabe in US-Dollar oder einer anderen Währung wird zum offiziellen EZB-Wechselkurs am Datum der Ausgabe in Euro umgerechnet. Du siehst den ursprünglichen Betrag und den angewendeten Kurs.
Ausländische Lieferanten
Für Lieferanten aus der EU oder außerhalb wird die MwSt. durch das Land im Lieferantenprofil bestimmt. Fülle es immer aus.
Vor dem Senden prüfen
Das Auslesen ist nicht unfehlbar. Prüfe Betrag, Lieferant und Kategorie, bevor du die Ausgabe zur Genehmigung weitergibst.
Keine Duplikate
Derselbe Beleg wird nicht zweimal erfasst
Denselben Beleg zweimal hochzuladen ist leicht und kostet Geld. BionicAdri stoppt es bereits am Eingang:
Dieselbe Datei
Wenn du dasselbe PDF oder dasselbe Foto hochlädst, das bereits in einer anderen Ausgabe enthalten ist, wird keine zweite Ausgabe erstellt und du wirst zum Original weitergeleitet.
Dieselbe Rechnung, anderes Foto
Wenn es derselbe Lieferant und dieselbe Nummer ist, bleibt der zweite als blockierter Entwurf. Er kann weder gesendet noch genehmigt werden, bis du einen löschst oder ablehnst.
Belege ohne Nummer
Bei einem Beleg von einer Bar oder einem Parkhaus erfolgt die Erkennung nur, wenn die Datei identisch ist. Eine abgelehnte oder stornierte Ausgabe verhindert nicht, dass sie erneut hochgeladen wird.
Genehmigung
Entwurf, Genehmigung und klare Regeln
Entwurf
Du lädst die Ausgabe hoch und prüfst sie. Die Schnellerfassung kann automatisch zur Genehmigung gesendet werden, sobald ADRI mit dem Lesen fertig ist; wenn du sie lieber vorher prüfen möchtest, kannst du sie als Entwurf belassen.
Zur Genehmigung gesendet
Wer genehmigt, sieht es im Verwaltungs-Tab. Er kann genehmigen oder ablehnen, auch mehrere gleichzeitig; beim Ablehnen wird ein Grund verlangt.
Genehmigt oder abgelehnt
Die genehmigte Ausgabe wird in die Buchhaltung übernommen. Eine gelöschte Ausgabe hebt ihren Buchungssatz mit einem Gegenbuchungssatz auf.
Standardmäßig laden der Superadministrator, der Administrator, die Führungskraft, der Vertrieb, HR und der Buchhalter Ausgaben hoch. Alle außer dem Vertrieb genehmigen. Niemand genehmigt seine eigene Ausgabe, wenn es eine andere Person gibt, die das tun kann; wenn du die einzige Person bist, die genehmigt, wie bei einem Einzelunternehmer, dann darfst du. Der Administrator kann diese Berechtigungen unter Rollen ändern.
Rechnungen per E-Mail
Wenn dir der Lieferant die Rechnung per E-Mail schickt
Du kannst dafür sorgen, dass eine per E-Mail empfangene Lieferantenrechnung automatisch einen Ausgabenentwurf erstellt. Die E-Mail wird zu einem Beleg, die KI erkennt, dass sie eine Rechnung enthält, das PDF wird angehängt und ADRI füllt die Daten aus. Du prüfst und genehmigst nur.
Ab Werk ausgeschaltet
Du aktivierst es unter Einstellungen → E-Mail → Belege mit dem Kontrollkästchen zum Weiterleiten von Dokumenten aus der E-Mail. Bis dahin ändert sich nichts.
Was es braucht
Die KI-Klassifizierung von Belegen aktiv, die E-Mail-zu-Beleg-Konvertierung aktiv und die Rechnung als PDF- oder Bildanhang mit bis zu 25 MB. Ohne Anhang wird die Ausgabe nicht erstellt.
Immer Entwurf
Nichts wird automatisch gebucht oder bezahlt. Wenn die E-Mail keine Rechnung enthält, wird nichts erstellt, und dieselbe E-Mail erzeugt nur einen einzigen Entwurf.
Lieferanten
Vollständige Akte für jeden Lieferanten
Unter Lieferanten siehst du die Liste mit den Gesamtausgaben und dem letzten Einkauf jedes Einzelnen. Mit dem Augen-Symbol öffnest du seine Akte: Ausgaben, Lieferantenrechnungen, Bestellungen, Notizen und Bankdaten. Mit KI-Suche beschreibst du, was du brauchst, ADRI schlägt Kandidaten vor und du importierst die, die dir passen. Bestellungen folgen dem Zyklus Entwurf, Bestätigen und Empfangen.
Wenn du die Anomalie-Automatisierung aktivierst, markiert das System verdächtige Ausgaben, wie einen neuen Lieferanten, ein mögliches Duplikat oder einen ungewöhnlichen Betrag. Es weist nur mit einer Bewertung darauf hin; die Genehmigung wird nicht blockiert.
Preis
Ab 275 €/Monat, KI inklusive
Du zahlst pro Arbeitsplatz: Ein Arbeitsplatz ist eine KI-Aufgabe, die parallel läuft, keine Person, daher sind Nutzer unbegrenzt. Den Server, auf dem deine Daten liegen, wählst du separat, ab 100 €/Monat. Preise ohne MwSt.
Häufige Fragen
Was uns oft gefragt wird
Liest ADRI jeden Beleg oder jede Rechnung?
ADRI liest PDFs und Fotos und füllt Datum, Betrag, MwSt., Nummer, Lieferant und vorgeschlagene Kategorie aus. Ein unleserlicher Beleg wird zur manuellen Prüfung weitergeleitet, statt immer wieder neu zu versuchen. Deshalb ist es ratsam, vor dem Senden zur Genehmigung zu prüfen.
Was passiert, wenn ich denselben Beleg zweimal hochlade?
Wenn es dieselbe Datei ist, wird keine zweite Ausgabe erstellt und du wirst zum Original weitergeleitet. Wenn es ein anderes Foto derselben Rechnung ist, bleibt die zweite als Entwurf blockiert, bis du eine löschst oder ablehnst.
Wer kann eine Ausgabe genehmigen?
Standardmäßig der Superadministrator, der Administrator, die Führungskraft, HR und der Buchhalter. Der Vertrieb lädt Ausgaben hoch, genehmigt sie aber nicht, und niemand genehmigt seine eigene, wenn es eine andere Person gibt, die das tun kann.
Werden Lieferantenrechnungen per E-Mail automatisch verarbeitet?
Nur wenn du diese Option in den Einstellungen aktivierst. Dann wird ein Ausgabenentwurf erstellt, den du prüfst und genehmigst; nichts wird automatisch gebucht oder bezahlt.
Wie werden Ausgaben in einer anderen Währung behandelt?
Sie werden zum offiziellen EZB-Wechselkurs am Datum der Ausgabe in Euro umgerechnet. Beim Beleg siehst du den Originalbetrag, die Währung und den angewendeten Kurs.
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