O que lê
Data, valor, IVA, número da fatura, nome do fornecedor e uma categoria sugerida. Também CIF, e-mail, telefone e endereço, mas só se forem lidos com clareza. Um CIF ilegível não é guardado.
Despesas e fornecedores
Despesas e fornecedores: carrega o talão, ADRI lê-o e tu aprovas
Com BionicAdri carregas o talão ou a fatura e ADRI lê fornecedor, valor e IVA. Depois aprova-se, e o mesmo comprovativo não entra duas vezes. É para quem trata das compras de uma PME e não quer escrever cada despesa.
Captura
Carrega o talão e ADRI lê-o por ti
Em Gestão → Despesas clicas em Novo ou Captura rápida e carregas um PDF ou uma foto, vários ao mesmo tempo se quiseres. Enquanto ADRI o lê, vês «A ler talão…» na listagem. Depois tens a despesa quase preenchida.
Fornecedor sem duplicar
Reutiliza o fornecedor pelo CIF e, se não houver, pelo nome. Se não existir, cria-o. Se já existia e faltavam dados, completa-os sem substituir os bons.
Dados em falta
Se depois de ler o talão faltarem o CIF ou o e-mail, ADRI procura-os uma vez na internet. Se não estiver seguro, deixa o campo vazio.
Outras divisas
Uma despesa em dólares ou noutra moeda é convertida em euros à taxa de câmbio oficial do BCE da data da despesa. Vês o valor original e a taxa aplicada.
Fornecedores estrangeiros
Para fornecedores da UE ou de fora, o IVA é decidido pelo país da ficha do fornecedor. Preenche-o sempre.
Revê antes de enviar
A leitura não é infalível. Verifica o valor, o fornecedor e a categoria antes de passar a despesa a aprovação.
Sem duplicados
O mesmo talão não entra duas vezes
Carregar duas vezes o mesmo comprovativo é fácil e custa dinheiro. BionicAdri corta-o à entrada:
Mesmo ficheiro
Se carregares o mesmo PDF ou a mesma foto que já está noutra despesa, não se cria uma segunda despesa e leva-te à original.
Mesma fatura, outra foto
Se for o mesmo fornecedor e o mesmo número, o segundo fica em rascunho bloqueado. Não se pode enviar nem aprovar até que elimines ou rejeites um.
Talões sem número
Num talão de bar ou parque de estacionamento só se deteta se o ficheiro for idêntico. Uma despesa rejeitada ou cancelada não impede voltar a carregá-la.
Aprovação
Rascunho, aprovação e regras claras
Rascunho
Carregas a despesa e revê-la. A captura rápida pode ser enviada sozinha para aprovação quando ADRI termina de ler; se preferires revê-la antes, escolhes deixá-la em rascunho.
Enviado para aprovação
Quem aprova vê-o no separador de gestão. Pode aprovar ou rejeitar, também vários ao mesmo tempo; ao rejeitar, é pedido um motivo.
Aprovado ou rejeitado
A despesa aprovada entra na contabilidade. Uma despesa apagada anula o seu lançamento com um contra-lançamento.
Por predefinição, carregam despesas o superadministrador, o administrador, o diretor, o comercial, os RH e o contabilista. Aprovam todos menos o comercial. Ninguém aprova a sua própria despesa se houver outra pessoa que o possa fazer; se fores a única pessoa que aprova, como num trabalhador independente, sim, podes. O administrador pode alterar estas permissões em Funções.
Faturas por e-mail
Se o fornecedor te enviar a fatura por e-mail
Podes fazer com que uma fatura de fornecedor recebida por e-mail crie sozinha um rascunho de despesa. O e-mail converte-se em ticket, a IA deteta que traz uma fatura, anexa-se o PDF e a ADRI preenche os dados. Tu só revês e aprovas.
Desativado de fábrica
Ativas isto em Definições → E-mail → Tickets com a caixa para encaminhar documentos do e-mail. Até então, nada muda.
O que precisa
A classificação de tickets com IA a funcionar, a conversão de e-mail para ticket ativa e a fatura como anexo PDF ou imagem até 25 MB. Sem anexo, não se cria a despesa.
Sempre rascunho
Nada se contabiliza nem se paga sozinho. Se o e-mail não trouxer fatura, não se cria nada, e um mesmo e-mail gera um único rascunho.
Fornecedores
Ficha completa de cada fornecedor
Em Fornecedores vês a lista com a despesa total e a última compra de cada um. Com o ícone do olho abres a sua ficha: despesas, faturas de fornecedor, ordens de compra, notas e dados bancários. Com Pesquisar com IA descreves o que precisas, a ADRI propõe candidatos e tu importas os que te sirvam. As ordens de compra seguem o ciclo rascunho, confirmar e receber.
Se ativares a automatização de anomalias, o sistema assinala despesas suspeitas, como um fornecedor novo, um possível duplicado ou um montante fora do habitual. Apenas avisa com uma pontuação; não bloqueia a aprovação.
Preço
Desde 275 €/mês, IA incluída
Pagas por posto: um posto é uma tarefa de IA a trabalhar em paralelo, não uma pessoa, pelo que os utilizadores não têm limite. O servidor onde vivem os teus dados escolhe-se à parte, desde 100 €/mês. Preços sem IVA.
Perguntas frequentes
O que costumam perguntar-nos
A ADRI lê qualquer ticket ou fatura?
Lê PDF e fotos, e preenche data, montante, IVA, número, fornecedor e categoria sugerida. Um ticket ilegível passa para revisão manual em vez de ficar a tentar novamente. Por isso, convém rever antes de enviar para aprovação.
O que acontece se carregar o mesmo ticket duas vezes?
Se for o mesmo ficheiro, não é criada uma segunda despesa e leva-te ao original. Se for outra foto da mesma fatura, o segundo fica bloqueado em rascunho até que apagues ou rejeites um.
Quem pode aprovar uma despesa?
Por predefinição, o superadministrador, o administrador, o diretor, os RH e o contabilista. O comercial submete despesas mas não as aprova, e ninguém aprova a sua se houver outra pessoa que o possa fazer.
As faturas de fornecedor por e-mail são processadas sozinhas?
Só se ativares essa opção nas definições. Então cria-se um rascunho de despesa que tu revês e aprovas; nada se contabiliza nem se paga sozinho.
Como trata as despesas noutra moeda?
Passa-os para euros à taxa de câmbio oficial do BCE da data da despesa. Na despesa vês o montante original, a divisa e a taxa aplicada.
Demo sem compromisso
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