Ce qu'il lit
Date, montant, TVA, numéro de facture, nom du fournisseur et une catégorie suggérée. Aussi le CIF, l'e-mail, le téléphone et l'adresse, mais seulement s'ils sont lus clairement. Un CIF illisible n'est pas enregistré.
Dépenses et fournisseurs
Dépenses et fournisseurs : téléversez le ticket, ADRI le lit et vous approuvez
Avec BionicAdri, vous téléversez le ticket ou la facture et ADRI lit le fournisseur, le montant et la TVA. Ensuite, la dépense est approuvée, et le même justificatif ne passe pas deux fois. C'est pour ceux qui gèrent les achats d'une PME et ne veulent pas saisir chaque dépense.
Capture
Téléversez le ticket et ADRI le lit pour vous
Dans Gestion → Dépenses vous appuyez sur Nouveau ou Capture rapide et vous téléversez un PDF ou une photo, plusieurs à la fois si vous voulez. Pendant qu'ADRI le lit, vous voyez « Lecture du ticket… » dans la liste. Ensuite, la dépense est presque remplie.
Fournisseur sans doublon
Réutilise le fournisseur par CIF et, s'il n'y en a pas, par nom. S'il n'existe pas, il le crée. S'il existait déjà et que des données manquaient, il les complète sans écraser les bonnes.
Données manquantes
Si après la lecture du ticket, le CIF ou l'e-mail manquent, ADRI les cherche une fois sur internet. S'il n'est pas sûr, il laisse le champ vide.
Autres devises
Une dépense en dollars ou dans une autre devise est convertie en euros au taux de change officiel de la BCE à la date de la dépense. Vous voyez le montant d'origine et le taux appliqué.
Fournisseurs étrangers
Pour les fournisseurs de l'UE ou hors UE, la TVA se décide selon le pays de la fiche du fournisseur. Remplissez-la toujours.
Vérifiez avant d'envoyer
La lecture n'est pas infaillible. Vérifiez le montant, le fournisseur et la catégorie avant de faire passer la dépense en approbation.
Sans doublons
Le même ticket ne passe pas deux fois
Téléverser deux fois le même justificatif est facile et coûte de l'argent. BionicAdri le bloque dès l'entrée :
Même fichier
Si vous téléversez le même PDF ou la même photo que celle déjà présente dans une autre dépense, une seconde dépense n'est pas créée et vous êtes redirigé vers l'original.
Même facture, autre photo
S'il s'agit du même fournisseur et du même numéro, le second reste en brouillon bloqué. Il ne peut être envoyé ni approuvé tant que vous n'en supprimez pas ou n'en refusez pas un.
Tickets sans numéro
Sur un ticket de bar ou de parking, la détection n'a lieu que si le fichier est identique. Une dépense refusée ou annulée n'empêche pas de la téléverser à nouveau.
Approbation
Brouillon, approbation et règles claires
Brouillon
Vous téléversez la dépense et vous la vérifiez. La capture rapide peut être envoyée directement en approbation lorsque ADRI a fini de lire ; si vous préférez la vérifier avant, vous choisissez de la laisser en brouillon.
Envoyé pour approbation
La personne qui approuve le voit dans l'onglet de gestion. Elle peut approuver ou rejeter, également plusieurs à la fois ; en cas de rejet, un motif est demandé.
Approuvé ou rejeté
La dépense approuvée entre en comptabilité. Une dépense supprimée annule son écriture comptable par une contre-écriture.
Par défaut, le super-administrateur, l'administrateur, le dirigeant, le commercial, les RH et le comptable soumettent des dépenses. Tous l'approuvent sauf le commercial. Personne n'approuve sa propre dépense si une autre personne peut le faire ; si vous êtes la seule personne qui approuve, comme dans le cas d'un indépendant, vous pouvez le faire. L'administrateur peut modifier ces permissions dans Rôles.
Factures par e-mail
Si le fournisseur vous envoie la facture par e-mail
Vous pouvez faire qu'une facture fournisseur reçue par e-mail crée toute seule un brouillon de dépense. L'e-mail devient un ticket, l'IA détecte qu'il contient une facture, le PDF est joint et ADRI remplit les données. Vous ne faites que vérifier et approuver.
Désactivé par défaut
Vous l'activez dans Paramètres → Email → Tickets avec la case pour acheminer les documents de l'e-mail. D'ici là, rien ne change.
Ce qu'il faut
La classification des tickets avec IA en fonctionnement, la conversion e-mail en ticket activée et la facture en pièce jointe PDF ou image jusqu'à 25 Mo. Sans pièce jointe, la dépense n'est pas créée.
Toujours en brouillon
Rien n'est comptabilisé ni payé automatiquement. Si l'e-mail ne contient pas de facture, rien n'est créé, et un même e-mail génère un seul brouillon.
Fournisseurs
Fiche complète de chaque fournisseur
Dans Fournisseurs, vous voyez la liste avec la dépense totale et le dernier achat de chacun. Avec l'icône de l'œil, vous ouvrez sa fiche : dépenses, factures fournisseurs, bons de commande, notes et coordonnées bancaires. Avec Rechercher avec l'IA, vous décrivez ce dont vous avez besoin, ADRI propose des candidats et vous importez ceux qui vous conviennent. Les bons de commande suivent le cycle brouillon, confirmer et recevoir.
Si vous activez l'automatisation des anomalies, le système signale les dépenses suspectes, comme un nouveau fournisseur, un doublon possible ou un montant inhabituel. Il ne fait qu'avertir avec un score ; il ne bloque pas l'approbation.
Prix
À partir de 275 €/mois, IA incluse
Vous payez par poste : un siège, c'est une tâche d'IA qui travaille en parallèle, pas une personne, donc les utilisateurs n'ont pas de limite. Le serveur où vivent vos données se choisit à part, à partir de 100 €/mois. Prix hors TVA.
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande le plus souvent
ADRI lit-il n'importe quel ticket ou facture ?
Il lit les PDF et les photos, et remplit la date, le montant, la TVA, le numéro, le fournisseur et la catégorie suggérée. Un ticket illisible passe en révision manuelle au lieu de rester en tentative. C'est pourquoi il est conseillé de vérifier avant d'envoyer pour approbation.
Que se passe-t-il si je téléverse deux fois le même ticket ?
S'il s'agit du même fichier, aucune deuxième dépense n'est créée et vous êtes redirigé vers l'originale. S'il s'agit d'une autre photo de la même facture, la seconde reste bloquée en brouillon jusqu'à ce que vous en supprimiez ou en rejetiez une.
Qui peut approuver une dépense ?
Par défaut, le super-administrateur, l'administrateur, le dirigeant, les RH et le comptable. Le commercial soumet des dépenses mais ne les approuve pas, et personne n'approuve les siennes si une autre personne peut le faire.
Les factures fournisseurs reçues par e-mail sont-elles traitées automatiquement ?
Uniquement si vous activez cette option dans les paramètres. Un brouillon de dépense est alors créé, que vous vérifiez et approuvez ; rien n'est comptabilisé ni payé automatiquement.
Comment traite-t-il les dépenses dans une autre devise ?
Les convertit en euros au taux de change officiel de la BCE à la date de la dépense. Dans la dépense, vous voyez le montant d'origine, la devise et le taux appliqué.
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