Ce citește
Data, suma, TVA, numărul facturii, numele furnizorului și o categorie sugerată. De asemenea, CIF, email, telefon și adresă, dar numai dacă se citesc clar. Un CIF ilizibil nu se salvează.
Cheltuieli și furnizori
Cheltuieli și furnizori: încarcă bonul, ADRI îl citește și tu aprobi
Cu BionicAdri încarci bonul sau factura și ADRI citește furnizorul, suma și TVA. Apoi se aprobă, iar același justificativ nu intră de două ori. Este pentru cine se ocupă de achizițiile unui IMM și nu vrea să tasteze fiecare cheltuială.
Captură
Încarcă bonul și ADRI îl citește pentru tine
În Gestiune → Cheltuieli apeși Nou sau Captură rapidă și încarci un PDF sau o fotografie, mai multe deodată dacă vrei. În timp ce ADRI îl citește vezi «Se citește bonul…» în listă. Apoi ai cheltuiala aproape completată.
Furnizor fără duplicare
Reutilizează furnizorul după CIF și, dacă nu există, după nume. Dacă nu există, îl creează. Dacă exista deja și îi lipseau date, le completează fără a le suprascrie pe cele bune.
Date care lipsesc
Dacă după citirea bonului lipsesc CIF sau emailul, ADRI le caută o dată pe internet. Dacă nu este sigur, lasă câmpul gol.
Alte valute
O cheltuială în dolari sau altă monedă se convertește în euro la cursul oficial al BCE de la data cheltuielii. Vezi suma originală și cursul aplicat.
Furnizori străini
Pentru furnizorii din UE sau din afara, TVA-ul se decide după țara din fișa furnizorului. Completează-l mereu.
Verifică înainte de a trimite
Citirea nu este infailibilă. Verifică suma, furnizorul și categoria înainte de a trece cheltuiala la aprobare.
Fără duplicate
Același bon nu intră de două ori
Încărcarea de două ori a aceluiași justificativ este ușoară și costă bani. BionicAdri o oprește de la intrare:
Același fișier
Dacă încarci același PDF sau aceeași poză care există deja într-o altă cheltuială, nu se creează o a doua cheltuială și te duce la original.
Aceeași factură, altă poză
Dacă este același furnizor și același număr, al doilea rămâne în ciornă blocată. Nu poate fi trimis sau aprobat până când ștergi sau respingi unul.
Bonuri fără număr
Într-un bon de bar sau parcare se detectează doar dacă fișierul este identic. O cheltuială respinsă sau anulată nu împiedică să o încarci din nou.
Aprobare
Ciornă, aprobare și reguli clare
Ciornă
Încarci cheltuiala și o verifici. Captura rapidă poate fi trimisă singură spre aprobare când ADRI termină de citit; dacă preferi să o verifici înainte, alegi să o lași în ciornă.
Trimis spre aprobare
Cine aprobă îl vede în fila de gestionare. Poate aproba sau respinge, inclusiv mai multe deodată; la respingere se cere un motiv.
Aprobat sau respins
Cheltuiala aprobată intră în contabilitate. O cheltuială ștearsă anulează înregistrarea ei contabilă printr-o contraînregistrare.
În mod implicit, încarcă cheltuieli super-administratorul, administratorul, directorul, comercialul, Resursele Umane și contabilul. Aprobă toți, mai puțin comercialul. Nimeni nu își aprobă propria cheltuială dacă există altă persoană care o poate face; dacă ești singura persoană care aprobă, ca în cazul unui PFA, atunci poți. Administratorul poate schimba aceste permisiuni în Roluri.
Facturi prin e-mail
Dacă furnizorul îți trimite factura prin e-mail
Poți face ca o factură de furnizor primită prin e-mail să creeze singură o ciornă de cheltuială. E-mailul devine tichet, IA detectează că include o factură, se atașează PDF-ul și ADRI completează datele. Tu doar verifici și aprobi.
Dezactivat din fabrică
Îl activezi în Setări → Email → Bonuri cu caseta de rutare a documentelor din e-mail. Până atunci, nimic nu se schimbă.
Ce necesită
Clasificarea bonurilor cu IA funcțională, conversia e-mailului în bon activă și factura ca atașament PDF sau imagine de până la 25 MB. Fără atașament nu se creează cheltuiala.
Mereu ciornă
Nimic nu se contabilizează și nu se plătește singur. Dacă e-mailul nu conține factură, nu se creează nimic, iar același e-mail generează o singură ciornă.
Furnizori
Fișa completă a fiecărui furnizor
În Furnizori vezi lista cu cheltuiala totală și ultima achiziție a fiecăruia. Cu pictograma ochiului îi deschizi fișa: cheltuieli, facturi de furnizor, comenzi de achiziție, note și date bancare. Cu Căutare cu IA descrii de ce ai nevoie, ADRI propune candidați și tu îi imporți pe cei care îți sunt utili. Comenzile de achiziție urmează ciclul ciornă, confirmare și recepție.
Dacă activezi automatizarea anomaliilor, sistemul marchează cheltuielile suspecte, cum ar fi un furnizor nou, un posibil duplicat sau o sumă neobișnuită. Doar avertizează cu un punctaj; nu blochează aprobarea.
Preț
De la 275 €/lună, IA inclusă
Plătești pe loc: un loc este o sarcină de IA care rulează în paralel, nu o persoană, așa că utilizatorii nu au limită. Serverul pe care stau datele tale se alege separat, de la 100 €/lună. Prețuri fără TVA.
Întrebări frecvente
Ce ne întreabă oamenii cel mai des
ADRI citește orice bon sau factură?
Citește PDF-uri și fotografii și completează data, suma, TVA, numărul, furnizorul și categoria sugerată. Un bon ilizibil trece la verificare manuală în loc să tot reîncerce. De aceea este bine să verifici înainte de a trimite spre aprobare.
Ce se întâmplă dacă încarc de două ori același bon?
Dacă este același fișier, nu se creează o a doua cheltuială și te duce la cea originală. Dacă este o altă fotografie a aceleiași facturi, a doua rămâne blocată în ciornă până când ștergi sau respingi una.
Cine poate aproba o cheltuială?
În mod implicit, super-administratorul, administratorul, directorul, Resurse Umane și contabilul. Comercialul încarcă cheltuieli, dar nu le aprobă, și nimeni nu aprobă propria cheltuială dacă există altă persoană care o poate face.
Facturile de la furnizori primite prin e-mail se procesează singure?
Doar dacă activezi această opțiune în setări. Atunci se creează o ciornă de cheltuială pe care o verifici și o aprobi; nimic nu se contabilizează și nu se plătește singur.
Cum tratează cheltuielile în altă monedă?
Le trece în euro la cursul oficial al BCE de la data cheltuielii. În cheltuială vezi suma originală, moneda și cursul aplicat.
Demonstrație fără obligații
Spune-ne cum îți gestionezi astăzi cheltuielile și le analizăm împreună.
Spune-ne cum lucrezi astăzi și îți arătăm cum ar face-o ADRI cu datele tale. Fără obligații.