Hay empresas que llevan años con un programa que ya no les gusta. Es lento, no habla con nada, cada cambio cuesta dinero. Y siguen con él. No por cariño, sino porque cambiar da miedo. Es un miedo razonable: en la gestión, un error no se nota el día que lo cometes, se nota cuando llega el trimestre.
Vamos a ponerle nombre a ese miedo y a ver qué hace falta para quitárselo.
Los tres miedos de siempre
- Perder el histórico. Años de facturas, de clientes y de cobros que no quieres volver a teclear ni dejar en un cajón.
- Descuadrar el IVA. Que lo importado no sume lo mismo que lo emitido y lo descubras al presentar el modelo.
- Los saldos. Clientes que deben dinero y que, tras el cambio, aparecen como si no debieran nada. O al revés.
Los tres tienen la misma raíz: importar un fichero y confiar. Si no ves qué va a entrar, no lo cuadras con nada y no puedes volver atrás, cualquier migración es una apuesta.
Lo primero: no se guarda nada sin una vista previa
En BionicAdri no hay una pantalla de importación. Le pasas a ADRI el fichero que exportaste de tu programa y le dices qué es: el libro de facturas emitidas de un periodo, por ejemplo. Puede ser de Sage, Holded, Odoo, A3, Contasol u otro: lo que necesita es el libro en Excel o CSV, no en PDF.
ADRI no copia las filas a mano. Convierte el fichero con código, que no se cansa ni se salta una línea, y te enseña una vista previa antes de guardar nada: cuántas facturas y cuántas rectificativas, cuántos clientes nuevos y qué filas tienen errores, con su motivo. Hasta que no dices que sí, no se ha escrito nada.
Lo segundo: el total tiene que cuadrar con tu libro
La vista previa pone el total que se va a importar al lado del total del libro original. Tú comparas esa cifra con la de tu programa, que es el que manda. Si no coincide, o si hay filas con errores, BionicAdri no te deja confirmar.
Esa regla parece dura y es la más útil. Un total que no cuadra suele ser una fila mal exportada, un periodo cortado a medias o una rectificativa con el signo cambiado. Mejor enterarte delante de la vista previa que seis meses después.
Lo tercero: las facturas importadas quedan cerradas
Una factura importada cuenta como tuya. Sale en el listado, en la ficha del cliente, en el panel financiero, en el informe de actividad y en la estimación del IVA. ADRI la ve y responde preguntas sobre ella.
Pero no hace nada por su cuenta. No pasa por VeriFactu, porque eso ya lo hizo tu programa anterior. No se envía, no se cobra por tarjeta, no tiene enlace de pago ni recordatorios. No mueve stock. Y no se puede editar, borrar ni rectificar aquí, tampoco siendo administrador general. Si hay que corregir algo, se corrige en el programa de origen y llega con la siguiente importación.
Esto resuelve un miedo que casi nadie dice en voz alta: que una factura vieja, importada, dispare un recordatorio de cobro a un cliente que pagó en 2023. Aquí no puede pasar. Llevan una etiqueta «Importada» con el nombre del programa y un número que empieza por EXT, así no ocupan ni saltan los números de tus series.
Si durante un tiempo facturas con los dos programas a la vez, y una factura emitida en BionicAdri aparece también en el libro del otro, la importación la reconoce por el número o por cliente, fecha y total, y no la duplica. La vista previa te dice cuántas ha saltado.
Los saldos: el libro de IVA no dice qué se cobró
El libro de facturas emitidas dice qué facturaste, pero no qué te han pagado. Por eso, al importar, cada factura queda en «cobro desconocido»: cuenta en las ventas, pero no figura como pendiente de cobro. Así no se te llena la lista de deudas falsas.
Para poner los cobros pasas a ADRI el libro diario, o el mayor de clientes, del mismo programa y del periodo que cubre. ADRI une cada cobro con su factura: primero si el concepto cita el número, luego por el importe exacto y, si no, empezando por la factura más antigua del cliente. Las facturas pasan a pagada, pago parcial, pendiente o vencida.
Lo importante está en lo dudoso. Si un cobro encaja con dos facturas, ADRI te pregunta cuál. Nunca elige él. Si el concepto cita un número que no es de ninguna factura importada, pero una sola factura abierta del cliente tiene justo ese importe, te la propone, y la decisión sigue siendo tuya.
Además, si repites el mismo diario o pasas uno acumulado de varios meses, no se duplican cobros. Los que ya entraron se reconocen.
Una última protección: mientras un cliente tenga facturas importadas en cobro desconocido, no se puede dar de baja. Primero pasa el diario para saber si debe algo.
Y si te equivocas: deshacer el lote
«Adri, deshaz la importación de ayer». Se borran las facturas que creó ese lote, o los cobros si era un libro diario. Lo puede hacer quien la hizo o un administrador general. Los clientes nuevos que creó se conservan, porque son parte de tu cartera.
Saber que puedes volver atrás cambia la forma de trabajar. Importas un mes, lo miras, y sigues con el resto sin miedo a que un error se quede para siempre.
Después: preguntar al libro diario
Con el diario dentro, ADRI responde preguntas de contabilidad con tus mismas cifras y tus mismos permisos: cuánto has gastado en una cuenta este trimestre, los asientos de la 430 de marzo, sumas y saldos, el saldo de cada cliente o proveedor. Solo lee: no crea ni cambia asientos.
Y una advertencia honesta. Las facturas importadas no tienen asientos en BionicAdri, porque se contabilizaron en tu programa anterior. El diario y la estimación del IVA no cuadran para ellas, y no es un error. ADRI te dice cuántas son en cada periodo. Esto no sustituye a tu contabilidad oficial: es una forma de tener el histórico a mano, sin perderlo.
Los clientes también entran con vista previa
La lista de clientes se importa igual. Pasas el Excel o el CSV, ves cuántos se crean, cuántos se actualizan y los errores fila a fila, y confirmas. Si un cliente ya existe, se busca por el identificador de BionicAdri, por el número de cliente externo, por el NIF y por el correo, en ese orden. Reimportar el mismo fichero no duplica. Cada cliente puede guardar el número que tenía en el programa anterior, para encontrarlo con el buscador de siempre.
Qué te llevas
- Nada se guarda sin que lo veas antes. Vista previa con errores y avisos.
- El total cuadra o no entra. Contra el libro de tu programa.
- Lo importado no actúa solo. Sin envíos, cobros ni recordatorios.
- Lo dudoso lo decides tú. ADRI pregunta, no elige.
- Todo se puede deshacer. Por lotes.
Si quieres ver cómo funciona con un fichero de tu empresa, tienes la página sobre cambiar de programa de gestión. Para lo que viene después, mira facturación con VeriFactu y presupuestos y contratos. Y si te preocupa quién puede tocar qué una vez dentro, lee cómo protegemos fichajes, firmas y nóminas.
Siguiente paso
¿Quieres ver una importación con una vista previa real? Pide una demo y la hacemos contigo.
- Migración
- Facturación
- Contabilidad
- ADRI