Há empresas que levam anos com um programa de que já não gostam. É lento, não fala com nada, cada alteração custa dinheiro. E continuam com ele. Não por afeto, mas porque mudar dá medo. É um medo razoável: na gestão, um erro não se nota no dia em que o cometes, nota-se quando chega o trimestre.
Vamos dar nome a esse medo e ver o que é preciso para o afastar.
Os três medos de sempre
- Perder o histórico. Anos de faturas, de clientes e de cobranças que não queres voltar a digitar nem deixar numa gaveta.
- Desquadrar o IVA. Que o importado não some o mesmo que o emitido e o descubras ao apresentar o modelo.
- Os saldos. Clientes que devem dinheiro e que, após a mudança, aparecem como se não devessem nada. Ou o contrário.
Os três têm a mesma raiz: importar um ficheiro e confiar. Se não vês o que vai entrar, não o conferes com nada e não podes voltar atrás, qualquer migração é uma aposta.
Primeiro: não se guarda nada sem uma pré-visualização
Na BionicAdri não há um ecrã de importação. Passas à ADRI o ficheiro que exportaste do teu programa e dizes-lhe o que é: o livro de faturas emitidas de um período, por exemplo. Pode ser de Sage, Holded, Odoo, A3, Contasol ou outro: o que precisa é do livro em Excel ou CSV, não em PDF.
A ADRI não copia as linhas à mão. Converte o ficheiro com código, que não se cansa nem salta uma linha, e mostra-te uma pré-visualização antes de guardar nada: quantas faturas e quantas retificativas, quantos clientes novos e que linhas têm erros, com o respetivo motivo. Até dizeres que sim, não se escreveu nada.
Segundo: o total tem de bater certo com o teu livro
A pré-visualização coloca o total que se vai importar ao lado do total do livro original. Tu comparas esse número com o do teu programa, que é o que manda. Se não coincidir, ou se houver linhas com erros, a BionicAdri não te deixa confirmar.
Essa regra parece dura e é a mais útil. Um total que não bate certo costuma ser uma linha mal exportada, um período cortado a meio ou uma retificativa com o sinal trocado. É melhor descobrires antes da pré-visualização do que seis meses depois.
Terceiro: as faturas importadas ficam fechadas
Uma fatura importada conta como tua. Aparece na listagem, na ficha do cliente, no painel financeiro, no relatório de atividade e na estimativa do IVA. A ADRI vê-a e responde a perguntas sobre ela.
Mas não faz nada por sua conta. Não passa pelo VeriFactu, porque isso já foi feito pelo teu programa anterior. Não é enviada, não se cobra por cartão, não tem link de pagamento nem lembretes. Não mexe no stock. E não se pode editar, apagar nem retificar aqui, mesmo sendo administrador geral. Se houver algo a corrigir, corrige-se no programa de origem e chega com a importação seguinte.
Isto resolve um medo que quase ninguém diz em voz alta: que uma fatura antiga, importada, dispare um lembrete de cobrança a um cliente que pagou em 2023. Aqui não pode acontecer. Têm uma etiqueta «Importada» com o nome do programa e um número que começa por EXT, assim não ocupam nem saltam os números das tuas séries.
Se durante algum tempo faturas com os dois programas ao mesmo tempo, e uma fatura emitida na BionicAdri aparece também no livro do outro, a importação reconhece-a pelo número ou por cliente, data e total, e não a duplica. A pré-visualização diz-te quantas saltou.
Os saldos: o livro de IVA não diz o que se recebeu
O livro de faturas emitidas diz o que faturaste, mas não o que te pagaram. Por isso, ao importar, cada fatura fica em «recebimento desconhecido»: conta nas vendas, mas não figura como pendente de cobrança. Assim não se te enche a lista de dívidas falsas.
Para lançar os recebimentos, passas à ADRI o livro diário, ou o razão de clientes, do mesmo programa e do período que abrange. A ADRI associa cada recebimento à sua fatura: primeiro se a descrição menciona o número, depois pelo valor exato e, se não, começando pela fatura mais antiga do cliente. As faturas passam a paga, pagamento parcial, pendente ou vencida.
O importante está no que é duvidoso. Se um recebimento encaixa em duas faturas, a ADRI pergunta-te qual. Nunca escolhe por si. Se a descrição menciona um número que não é de nenhuma fatura importada, mas uma única fatura aberta do cliente tem exatamente esse valor, faz-te a proposta, e a decisão continua a ser tua.
Além disso, se repetir o mesmo diário ou introduzir um acumulado de vários meses, as cobranças não são duplicadas. As que já entraram são reconhecidas.
Uma última proteção: enquanto um cliente tiver faturas importadas em cobrança desconhecida, não se pode dar de baixa. Primeiro, introduz o diário para saber se deve algo.
E se se enganar: desfazer o lote
«Adri, desfaz a importação de ontem». São apagadas as faturas que esse lote criou, ou as cobranças, se era um livro diário. Pode fazê-lo quem a fez ou um administrador geral. Os clientes novos que criou são mantidos, porque fazem parte da sua carteira.
Saber que pode voltar atrás muda a forma de trabalhar. Importa um mês, vê-o e continua com o resto sem medo de que um erro fique para sempre.
Depois: perguntar ao livro diário
Com o diário dentro, o ADRI responde a perguntas de contabilidade com os seus mesmos números e as suas mesmas permissões: quanto gastou numa conta neste trimestre, os lançamentos da 430 de março, somas e saldos, o saldo de cada cliente ou fornecedor. Apenas lê: não cria nem altera lançamentos.
E uma advertência honesta. As faturas importadas não têm lançamentos no BionicAdri, porque foram contabilizadas no seu programa anterior. O diário e a estimativa do IVA não batem certo para elas, e não é um erro. O ADRI diz-lhe quantas são em cada período. Isto não substitui a sua contabilidade oficial: é uma forma de ter o histórico à mão, sem o perder.
Os clientes também entram com pré-visualização
A lista de clientes é importada da mesma forma. Passa o Excel ou o CSV, vê quantos são criados, quantos são atualizados e os erros linha a linha, e confirma. Se um cliente já existe, procura-se pelo identificador do BionicAdri, pelo número de cliente externo, pelo NIF e pelo email, por essa ordem. Reimportar o mesmo ficheiro não duplica. Cada cliente pode guardar o número que tinha no programa anterior, para o encontrar com o campo de pesquisa habitual.
O que leva consigo
- Nada é guardado sem que o veja antes. Pré-visualização com erros e avisos.
- O total bate certo ou não entra. Contra o livro do seu programa.
- O que foi importado não atua sozinho. Sem envios, cobranças nem lembretes.
- É você que decide o que é duvidoso. O ADRI pergunta, não escolhe.
- Tudo pode ser desfeito. Por lotes.
Se quiser ver como funciona com um ficheiro da sua empresa, tem a página sobre mudar de programa de gestão. Para o que vem a seguir, veja faturação com VeriFactu e orçamentos e contratos. E se lhe preocupa quem pode mexer no quê uma vez dentro, leia como protegemos picagens, assinaturas e recibos de vencimento.
Próximo passo
Quer ver uma importação com uma pré-visualização real? Peça uma demonstração e fazemo-la consigo.
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