Il y a des entreprises qui utilisent depuis des années un logiciel qui ne leur plaît plus. Il est lent, ne dialogue avec rien, chaque changement coûte de l’argent. Et elles le gardent. Pas par affection, mais parce que changer fait peur. C’est une peur raisonnable : en gestion, une erreur ne se voit pas le jour où on la commet, elle se voit quand le trimestre arrive.
Nous allons mettre un nom sur cette peur et voir ce qu’il faut pour la faire disparaître.
Les trois peurs de toujours
- Perdre l’historique. Des années de factures, de clients et d’encaissements que vous ne voulez ni ressaisir ni laisser dans un tiroir.
- Déséquilibrer la TVA. Que ce qui est importé ne totalise pas autant que ce qui est émis et que vous ne le découvriez qu’au moment de déposer la déclaration.
- Les soldes. Des clients qui doivent de l’argent et qui, après le changement, apparaissent comme s’ils ne devaient rien. Ou l’inverse.
Les trois ont la même racine : importer un fichier et faire confiance. Si vous ne voyez pas ce qui va entrer, que vous ne pouvez le faire correspondre à rien et que vous ne pouvez pas revenir en arrière, toute migration est un pari.
Premier point : rien n'est enregistré sans aperçu
Dans BionicAdri, il n'y a pas d'écran d'importation. Vous transmettez à ADRI le fichier que vous avez exporté de votre programme et vous lui indiquez ce que c'est : le livre des factures émises d'une période, par exemple. Il peut venir de Sage, Holded, Odoo, A3, Contasol ou d'un autre : ce dont il a besoin, c'est du livre au format Excel ou CSV, pas PDF.
ADRI ne copie pas les lignes à la main. Il convertit le fichier avec du code, qui ne se fatigue pas et ne saute pas une ligne, et vous montre un aperçu avant d'enregistrer quoi que ce soit : combien de factures et de factures rectificatives, combien de nouveaux clients et quelles lignes comportent des erreurs, avec leur motif. Tant que vous ne dites pas oui, rien n'a été écrit.
Deuxième point : le total doit correspondre à votre livre
L'aperçu affiche le total à importer à côté du total du livre d'origine. Vous comparez ce chiffre avec celui de votre programme, qui fait foi. S'il ne correspond pas, ou si des lignes comportent des erreurs, BionicAdri ne vous laisse pas confirmer.
Cette règle peut sembler sévère, et c'est la plus utile. Un total qui ne colle pas est souvent une ligne mal exportée, une période tronquée ou une facture rectificative avec le signe inversé. Mieux vaut le découvrir devant l'aperçu que six mois plus tard.
Troisième point : les factures importées restent verrouillées
Une facture importée compte comme la vôtre. Elle apparaît dans la liste, dans la fiche client, dans le tableau de bord financier, dans le rapport d'activité et dans l'estimation de la TVA. ADRI la voit et répond aux questions à son sujet.
Mais elle ne fait rien de sa propre initiative. Elle ne passe pas par VeriFactu, car votre programme précédent s'en est déjà chargé. Elle n'est pas envoyée, aucun paiement par carte n'est effectué, elle n'a ni lien de paiement ni rappels. Elle ne touche pas au stock. Et elle ne peut être ni modifiée, ni supprimée, ni rectifiée ici, même en tant qu'administrateur général. S'il faut corriger quelque chose, cela se corrige dans le programme d'origine et arrive avec l'importation suivante.
Cela règle une crainte que presque personne ne dit tout haut : qu'une ancienne facture importée déclenche un rappel de paiement auprès d'un client qui a payé en 2023. Ici, cela ne peut pas arriver. Elles portent une étiquette « Importée » avec le nom du programme et un numéro commençant par EXT, ainsi elles ne consomment pas les numéros de vos séries et ne les font pas sauter.
Si, pendant un temps, vous facturez avec les deux programmes en même temps, et qu'une facture émise dans BionicAdri apparaît aussi dans le livre de l'autre, l'importation la reconnaît par le numéro ou par le client, la date et le total, et ne la duplique pas. L'aperçu vous indique combien elle en a écartées.
Les soldes : le livre de TVA ne dit pas ce qui a été encaissé
Le livre des factures émises indique ce que vous avez facturé, mais pas ce qui vous a été payé. C'est pourquoi, lors de l'importation, chaque facture reste en « encaissement inconnu » : elle compte dans les ventes, mais n'apparaît pas comme en attente d'encaissement. Ainsi, votre liste ne se remplit pas de fausses dettes.
Pour rapprocher les encaissements, vous transmettez à ADRI le journal, ou le grand livre clients, du même programme et de la période concernée. ADRI associe chaque encaissement à sa facture : d'abord si le libellé mentionne le numéro, ensuite par le montant exact et, à défaut, en commençant par la facture la plus ancienne du client. Les factures passent au statut payée, partiellement payée, en attente ou échue.
L'important est dans le doute. Si un encaissement correspond à deux factures, ADRI vous demande laquelle. Il ne choisit jamais lui-même. Si le libellé mentionne un numéro qui n'est celui d'aucune facture importée, mais qu'une seule facture ouverte du client porte exactement ce montant, il vous la propose, et la décision reste la vôtre.
De plus, si vous répétez le même journal ou si vous importez un journal cumulé sur plusieurs mois, les encaissements ne sont pas dupliqués. Ceux qui sont déjà entrés sont reconnus.
Une dernière protection : tant qu'un client a des factures importées dont l'encaissement est inconnu, il ne peut pas être désactivé. Passez d'abord le journal pour savoir s'il doit quelque chose.
Et si vous vous trompez : annuler le lot
« Adri, annule l'importation d'hier ». Les factures créées par ce lot sont supprimées, ou les encaissements s'il s'agissait d'un journal. Cela peut être fait par la personne qui a lancé l'importation ou par un administrateur général. Les nouveaux clients créés sont conservés, car ils font partie de votre portefeuille.
Savoir que vous pouvez revenir en arrière change la façon de travailler. Vous importez un mois, vous le vérifiez, puis vous continuez avec le reste sans craindre qu'une erreur reste pour toujours.
Ensuite : interroger le journal
Une fois le journal importé, ADRI répond aux questions de comptabilité avec vos propres chiffres et vos propres permissions : combien vous avez dépensé sur un compte ce trimestre, les écritures du compte 430 de mars, les totaux et soldes, le solde de chaque client ou fournisseur. ADRI lit uniquement : elle ne crée ni ne modifie d'écritures.
Et un avertissement honnête. Les factures importées n'ont pas d'écritures comptables dans BionicAdri, car elles ont été comptabilisées dans votre logiciel précédent. Le journal et l'estimation de la TVA ne concordent pas pour elles, et ce n'est pas une erreur. ADRI vous indique combien il y en a pour chaque période. Cela ne remplace pas votre comptabilité officielle : c'est une façon de garder l'historique à portée de main, sans le perdre.
Les clients aussi passent par un aperçu
La liste des clients s'importe de la même manière. Vous chargez le fichier Excel ou CSV, vous voyez combien de clients sont créés, combien sont mis à jour et les erreurs ligne par ligne, puis vous confirmez. Si un client existe déjà, il est recherché par l'identifiant BionicAdri, par le numéro de client externe, par le NIF et par l'e-mail, dans cet ordre. Réimporter le même fichier ne crée pas de doublons. Chaque client peut conserver le numéro qu'il avait dans le logiciel précédent, pour le retrouver avec la recherche habituelle.
Ce que vous obtenez
- Rien n'est enregistré sans que vous ne l'ayez vu avant. Aperçu avec erreurs et avertissements.
- Le total s'équilibre ou rien n'est importé. Vérifié par rapport au journal de votre logiciel.
- Ce qui est importé n'agit pas de lui-même. Aucun envoi, aucun encaissement, aucun rappel.
- Ce qui est douteux, c'est vous qui décidez. ADRI pose la question, ne choisit pas.
- Tout peut être annulé. Par lots.
Si vous voulez voir comment cela fonctionne avec un fichier de votre entreprise, consultez la page sur le changement de logiciel de gestion. Pour la suite, regardez la facturation avec VeriFactu et les devis et contrats. Et si vous vous demandez qui peut modifier quoi une fois à l'intérieur, lisez comment nous protégeons les pointages, les signatures et les bulletins de paie.
Étape suivante
Vous voulez voir une importation avec un aperçu réel ? Demandez une démo et nous la réalisons avec vous.
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