Ci sono aziende che da anni usano un programma che non gli piace più. È lento, non parla con niente, ogni modifica costa denaro. E continuano con quello. Non per affetto, ma perché cambiare fa paura. È una paura ragionevole: nella gestione, un errore non si nota il giorno in cui lo commetti, si nota quando arriva il trimestre.
Diamo un nome a questa paura e vediamo cosa serve per togliercela.
Le tre paure di sempre
- Perdere lo storico. Anni di fatture, di clienti e di incassi che non vuoi ridigitare né lasciare in un cassetto.
- Squadrare l'IVA. Che l'importato non sommi come l'emesso e che tu lo scopra al momento di presentare il modello.
- I saldi. Clienti che devono denaro e che, dopo il passaggio, risultano come se non dovessero nulla. O il contrario.
Tutti e tre hanno la stessa radice: importare un file e fidarsi. Se non vedi cosa sta per entrare, non lo quadri con nulla e non puoi tornare indietro, qualsiasi migrazione è una scommessa.
Primo: non si salva nulla senza un'anteprima
In BionicAdri non c'è una schermata di importazione. Passi ad ADRI il file che hai esportato dal tuo programma e gli dici cos'è: il libro delle fatture emesse di un periodo, per esempio. Può essere di Sage, Holded, Odoo, A3, Contasol o altro: ciò che serve è il libro in Excel o CSV, non in PDF.
ADRI non copia le righe a mano. Converte il file tramite codice, che non si stanca né salta una riga, e ti mostra una anteprima prima di salvare qualsiasi cosa: quante fatture e quante rettificative, quanti clienti nuovi e quali righe hanno errori, con il relativo motivo. Finché non dici di sì, non è stato scritto nulla.
Secondo: il totale deve quadrare con il tuo libro
L'anteprima mette il totale che verrà importato accanto al totale del libro originale. Tu confronti quella cifra con quella del tuo programma, che è quello che conta. Se non coincide, o se ci sono righe con errori, BionicAdri non ti lascia confermare.
Questa regola sembra dura ed è la più utile. Un totale che non quadra di solito è una riga esportata male, un periodo tagliato a metà o una rettificativa con il segno cambiato. Meglio scoprirlo davanti all'anteprima che sei mesi dopo.
Terzo: le fatture importate restano chiuse
Una fattura importata conta come tua. Compare nell'elenco, nella scheda cliente, nel pannello finanziario, nel report di attività e nella stima dell'IVA. ADRI la vede e risponde a domande su di essa.
Ma non fa nulla da solo. Non passa da VeriFactu, perché lo ha già fatto il tuo programma precedente. Non viene inviata, non si incassa con carta, non ha link di pagamento né promemoria. Non muove lo stock. E non si può modificare, cancellare né rettificare qui, neanche essendo amministratore generale. Se c'è qualcosa da correggere, si corregge nel programma di origine e arriva con la successiva importazione.
Questo risolve una paura che quasi nessuno dice ad alta voce: che una vecchia fattura importata faccia scattare un promemoria di incasso a un cliente che ha pagato nel 2023. Qui non può succedere. Portano un'etichetta «Importata» con il nome del programma e un numero che inizia con EXT, così non occupano né saltano i numeri delle tue serie.
Se per un periodo fatturi con entrambi i programmi contemporaneamente, e una fattura emessa in BionicAdri compare anche nel libro dell'altro, l'importazione la riconosce dal numero o da cliente, data e totale, e non la duplica. L'anteprima ti dice quante ne ha saltate.
I saldi: il libro IVA non dice cosa è stato incassato
Il libro delle fatture emesse dice cosa hai fatturato, ma non cosa ti hanno pagato. Per questo, all'importazione, ogni fattura resta in «incasso sconosciuto»: conta nelle vendite, ma non figura come in attesa di incasso. Così non ti si riempie la lista di debiti falsi.
Per registrare gli incassi passi ad ADRI il libro giornale, o il mastro clienti, dello stesso programma e del periodo coperto. ADRI abbina ogni incasso alla sua fattura: prima se la causale cita il numero, poi per l'importo esatto e, in mancanza, partendo dalla fattura più vecchia del cliente. Le fatture passano a pagata, parzialmente pagata, in sospeso o scaduta.
L'importante sta nel dubbio. Se un incasso corrisponde a due fatture, ADRI ti chiede quale. Non sceglie mai da solo. Se la causale cita un numero che non appartiene a nessuna fattura importata, ma una sola fattura aperta del cliente ha esattamente quell'importo, te la propone, e la decisione resta tua.
Inoltre, se ripeti lo stesso giornale o ne passi uno cumulato di più mesi, gli incassi non vengono duplicati. Quelli già entrati vengono riconosciuti.
Un'ultima protezione: finché un cliente ha fatture importate in incasso sconosciuto, non si può disattivare. Prima passa il giornale per sapere se deve qualcosa.
E se sbagli: annullare il lotto
«Adri, annulla l'importazione di ieri». Vengono cancellate le fatture create da quel lotto, oppure gli incassi se era un libro giornale. Può farlo chi l'ha fatta o un amministratore generale. I nuovi clienti creati vengono conservati, perché fanno parte del tuo portafoglio.
Sapere di poter tornare indietro cambia il modo di lavorare. Importi un mese, lo controlli e prosegui con il resto senza paura che un errore resti per sempre.
Dopo: fare domande al libro giornale
Con il giornale dentro, ADRI risponde a domande di contabilità con le tue stesse cifre e i tuoi stessi permessi: quanto hai speso in un conto questo trimestre, le registrazioni contabili della 430 di marzo, somme e saldi, il saldo di ogni cliente o fornitore. Solo legge: non crea né modifica registrazioni contabili.
E un avvertimento onesto. Le fatture importate non hanno registrazioni contabili in BionicAdri, perché sono state contabilizzate nel tuo programma precedente. Il giornale e la stima dell'IVA non quadrano per quelle fatture, e non è un errore. ADRI ti dice quante sono in ogni periodo. Questo non sostituisce la tua contabilità ufficiale: è un modo per avere lo storico a portata di mano, senza perderlo.
Anche i clienti si importano con anteprima
La lista dei clienti si importa allo stesso modo. Carichi l'Excel o il CSV, vedi quanti vengono creati, quanti aggiornati e gli errori riga per riga, e confermi. Se un cliente esiste già, si cerca per l'identificatore di BionicAdri, per il numero di cliente esterno, per il NIF e per l'email, in quest'ordine. Reimportare lo stesso file non duplica. Ogni cliente può conservare il numero che aveva nel programma precedente, per ritrovarlo con la solita ricerca.
Cosa ottieni
- Niente viene salvato senza che tu lo veda prima. Anteprima con errori e avvisi.
- Il totale quadra o non entra. Contro il libro del tuo programma.
- Ciò che è importato non agisce da solo. Senza invii, incassi o promemoria.
- Ciò che è dubbio lo decidi tu. ADRI chiede, non sceglie.
- Tutto si può annullare. A lotti.
Se vuoi vedere come funziona con un file della tua azienda, hai la pagina su come cambiare programma di gestione. Per quello che viene dopo, guarda fatturazione con VeriFactu e preventivi e contratti. E se ti preoccupa chi può toccare cosa una volta dentro, leggi come proteggiamo timbrature, firme e buste paga.
Prossimo passo
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